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L'ECM, ou gestion de contenu
A la gestion des documents, l'ECM (Entreprise Management Content) ajoute les technologies de l'archivage, du portail collaboratif, de la gestion de contenu Web et du workflow.
L'urgence crève les yeux. Avec l'avènement des technologies internet, le nombre de documents produits augmente de façon exponentielle et les moyens de les fabriquer se diversifient. La société de l'information prend
chaque jour un peu plus forme... Après la messagerie électronique, aujourd'hui outil de travail banalisé, les employés disposent de tout un arsenal de nouvelles technologies leur permettant de créer des documents : messagerie
instantanée, blogs...
Savoir-faire formalisé, réactivité et économie dans la gestion des différents documents, accès facilité à l'information et échanges fluidifiés avec les prestataires, les fournisseurs, les clients... Les entreprises
comprennent le profit qu'elles peuvent tirer de l'exploitation de cette information protéiforme, mais numérisée.
Côté Administration, le DMP, ou dossier médical personnalisé, illustre ces ambitions. Elément clé d'un ambitieux programme de santé publique, le DMP a pour mission de centraliser l'historique médical (consultations,
radiographies, hospitalisation, prescriptions, etc.) de chaque Français dans un unique fichier informatique. Les objectifs poursuivis : améliorer le suivi du patient et réduire les coûts.
Si la gestion électronique de document (GED) est un concept éprouvé, il ne concerne que la gestion du contenant. Il s'agit désormais de mettre en place une exploitation rationnelle du contenu. Les éditeurs multiplient les offres.
Autrefois chasse gardée de quelques spécialistes, la gestion de contenu suscite toutes les convoitises. Ainsi, Oracle vient d'enrichir sa suite Oracle Collaboration Suite 10g d'un module de gestion des documents.
Les DSI sont désormais confrontés à un problème de choix, car la gestion du contenu figure aujourd'hui parmi les priorités des directions générales et représente un axe d'amélioration de l'entreprise. A eux de faire
le tri dans le foisonnement de l'offre et de soutenir des projets dont la mise en ?"uvre remettra forcément en cause des habitudes ancrées dans l'organisation.
Le contexte
Inflation de documents
A l'ère du traitement de l'information, les entreprises ne peuvent plus se cantonner à la gestion des données, elles doivent se lancer dans la gestion rationalisée du contenu, c'est-à-dire de données non
structurées, telles celles renfermées par un courriel ou des fichiers de PréAO Powerpoint, par exemple. Après avoir adopté les PGI, qui structurent les données transactionnelles, les outils de GRC, qui structurent les échanges avec les clients, il
faut être en mesure d'exploiter efficacement l'ensemble des contenus que l'on produit ou que l'on reçoit.
Et du contenu, les entreprises en fabriquent de plus en plus ?" qui plus est, sous forme numérique la plupart du temps ?" mais leur création s'effectue d'une manière imparfaitement contrôlée. Il est raisonnable
d'admettre que le volume de documents produits par employé double tous les deux ans. Avec Internet, cette croissance ne peut que s'accentuer. Messagerie, surf, blogs, webconférence... Les technologies de l'information
donnent tout pouvoir pour créer et échanger des documents.
A la différence des données structurées alimentant les PGI, ces derniers n'obéissent pas à des règles de conception, de diffusion ou d'exploitation édictées par l'entreprise. Par exemple, les différentes versions
d'un même contrat peuvent coexister, avec le risque que le destinataire final ne reçoive pas la bonne.
Il est temps de remettre un peu d'ordre dans tout cela. En outre, l'intensification des contraintes réglementaires impose des garanties quant à la qualité des informations mises en forme. Pour les sociétés cotées
notamment, cela implique une réduction des délais de réalisation des documents de référence, mais aussi la prise en compte de plus en plus d'éléments hors bilan. Les entreprises doivent donc intégrer à leur système d'information de
nouvelles briques capables de centraliser les contenus et les attributs qui caractérisent ces éléments afin d'élaborer une véritable politique de gestion de contenu.
Et il ne s'agit pas là d'ajouter d'un silo à leur architecture informatique, mais bien de la mise en ?"uvre d'une solution transversale et intégrée à leur système d'information.
Les enjeux
Sécuriser et contrôler l'information
L'inflation documentaire est la conséquence d'une diffusion étendue de l'accès à l'information. Les ordinateurs ne sont plus réservés aux cadres, les connexions à internet se généralisent et les employés,
mieux au fait des nouvelles technologies, consomment et produisent de plus en plus d'informations. Pour les dirigeants, l'enjeu est de taille, il faut rationaliser. En clair, contrôler. Afin d'exploiter les gisements de valeur
constitués par l'information et la connaissance.
L'innovation et le savoir-faire représentent désormais deux des facteurs essentiels de la compétitivité. Les préserver et les exploiter le plus efficacement possible est un impératif. Et pour cela, il convient de faire converger,
dans un cadre unifié, ce qui est éparpillé dans tous les services.
Les projets auront pour principaux objectifs de sécuriser l'information et de s'assurer de son intégrité, de protéger le patrimoine informationnel de l'entreprise, d'éviter la perte de contrôle et les fuites,
accidentelles ou non. Autre objectif, tout aussi important, faciliter l'accès à l'information et en améliorer l'exploitation. Quel que soit le type de document. Ainsi les compagnies d'assurances s'intéressent de
près au rapprochement entre photos et déclarations de sinistres.
Dernier enjeu, et non des moindres, les économies sur le traitement des documents. En dépit de la baisse continue du prix du matériel de stockage, la croissance des volumes à archiver est telle qu'il représente toujours un poste
non négligeable. De plus, depuis quatre ans, les documents électroniques possèdent la même valeur légale que la version papier. La chasse aux doublons et autres documents inutiles, telles les versions obsolètes, pourrait offrir un important
potentiel d'économie.
Mais les gains véritablement significatifs sont à chercher dans le traitement automatisé de certains documents. Ainsi, la dématérialisation des factures figure parmi les préoccupations majeures des entreprises. Et inspire
aussi l'Administration, qui multiplie les procédures de déclaration électroniques : TVA, impôt sur le revenu... Les avantages : une baisse du coût de traitement et le renforcement du contrôle. Un doublé gagnant.
Les écueils
Ne percevoir que le côté technique
La mise en place d'un système de gestion de contenu impose une remise à plat de tous les circuits de production et d'utilisation de l'information. Cela peut représenter une contrainte organisationnelle lourde.
Projet transversal, il implique l'ensemble de l'entreprise. Sur le plan technique, la plupart des briques existent depuis un bon moment. Le DSI a pour responsabilité de choisir la bonne technologie parmi une offre pléthorique et
d'animer le projet.
Mais la plus grande difficulté est d'ordre culturel. Modéliser la chaîne de traitement de l'information pour paramétrer les briques workflow et référentiel peut révéler des dysfonctionnements. Et
une fois installé, le système de gestion de contenu peut remettre en cause nombre de méthodes de travail.
Les employés se sont approprié des outils comme la messagerie instantanée ou le blog sans souci du formalisme nécessaire à une politique cohérente de gestion de contenu. Un casse-tête pour la DSI, tenue de prendre en compte tous ces
outils et les contenus qu'ils engendrent sans imposer un cadre trop contraignant.
L'innovation, la créativité et la réactivité pourraient en pâtir, aussi efficace, bien paramétrée et évolutive que soit la plate-forme de gestion de contenu. Avec la multiplication des usages incontrôlés, tel celui de Skype pour
la téléphonie IP, ou les sessions de webcaméras sur messagerie, par exemple, la tâche ne sera pas simple...
Le marché
Selon le cabinet d'analyses Ovum, le marché mondial de la gestion de contenu devrait connaître une croissance annuelle moyenne de 3,6 % au cours des cinq prochaines années. Les principaux leviers de croissance seraient la
réduction des coûts de stockage, les initiatives publiques dans ce domaine, le besoin croissant de gouvernance d'entreprise, une volonté de contrôle de l'information structurée et non structurée, et l'influence des
équipementiers spécialistes du stockage.
L'Amérique du Nord et l'Europe représentent les deux plus importants marchés, mais la zone Asie-Pacifique représentera la zone de plus forte croissance en 2008.
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Les acteurs
Selon le cabinet Pierre Audoin Consultants, le marché de la gestion de contenu pèserait 588 millions d'euros en 2005, soit une croissance de 7,2 %, qui se poursuivrait pour atteindre 10 % en 2006
et 2007. La gestion de contenu regroupe les technologies de la gestion électronique de documents, de l'archivage, du portail collaboratif, de la gestion de contenu web et du workflow.
Les acteurs majeurs de ce marché sont les SSII. Seuls deux éditeurs figurent parmi les dix principaux prestataires. A noter la onzième position de Microsoft (13,5 M€), la quinzième de Filenet (8 M€), et la
vingt-troisième de Xerox (5 M€).
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Lexique
Cycle de vie du document
L'existence d'un document, quelle que soit sa nature, suit un cycle : production, validation, exploitation, archivage, destruction. Certaines phases sont bien définies, d'autres moins.
Ainsi, la production du document prend autant de formes qu'il existe d'outils de création numérique (traitement de texte, téléphonie IP, messagerie instantanée ou électronique, blog, caméscope). Quant à son
exploitation, de la lecture à la diffusion ou à sa réutilisation...
Dématérialisation
Le concept du zéro papier est un brin écorné : la consommation de papier a explosé ces quinze dernières années. Alors que la numérisation tendait à transformer un document papier en fichier électronique, la dématérialisation
propose un processus plus radical, visant à ignorer l'étape papier. Qu'il s'agisse de dématérialiser les factures ou de déclaration de TVA, les gains de productivité sont alléchants.
Référentiel
L'autre brique fondamentale d'un système de gestion de contenu. Véritable centre documentaire, il permet de regrouper tous les attributs d'un document (auteur, destinataires, date de production, validité, publié ou
non, etc.) dans le cadre fixé du processus de gestion de l'information. La volonté de prise en compte de tous les types de documents, internes et externes à l'entreprise (courriel, son, vidéo, etc.) rend complexe sa définition.
Workflow (flux de travaux)
L'un des deux éléments primordiaux d'un système de gestion de contenu. Il sert à formaliser l'ensemble des processus et des informations nécessaires à une tâche, en l'occurrence la production, la validation,
la gestion des différentes versions et la diffusion des contenus sous forme de documents.
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