Recrutement : un progiciel pour ne pas se tromper
Il existe des outils capables de couvrir l'intégralité du processus de recrutement. De plus en plus, ils facilitent aussi la gestion des ressources humaines.
01net.
le 24/03/06 à 00h00
Réussir un recrutement est toujours un pari. Pour optimiser la gestion des flux de CV et mettre la main sur les bons candidats, des grands comptes se dotent d'outils spécialisés ?" le plus souvent commercialisées en mode ASP
?", qu'ils interfacent avec leurs progiciels de gestion. Aujourd'hui, autour de 10 % des groupes du CAC 40 seraient équipés de progiciels d'e-recrutement. Au-delà de la gestion des candidats, ces outils s'attaquent à des processus RH
?" mobilité interne, évaluation des compétences, voire politique de rémunération. Pour l'heure, les entreprises les voient surtout comme une aide précieuse pour simplifier le travail des recruteurs et gagner du temps à chaque étape du
processus d'embauche.
Rédiger les offres et les publier
Plutôt que de rédiger eux-mêmes les offres d'emploi, les recruteurs et ?" de plus en plus souvent ?" les managers peuvent les choisir dans une bibliothèque d'annonces préparées par le service RH. Pour recruter un chef de
rayon à Marseille et à Lyon, il n'est pas nécessaire de formuler deux offres différentes : le descriptif de la mission et le profil sont quasiment identiques. Au besoin, le recruteur ou le manager peut toujours concevoir ses propres annonces ou
introduire quelques précisions dans les modèles proposés, et les faire valider par les RH grâce à un système de workflow.
Une fois définies, les offres sont publiées sur l'espace RH de l'entreprise et, éventuellement, envoyées vers les intranets, les sites d'emploi, les agences d'intérim, les écoles et les universités, ou les cabinets de recrutement. A
titre d'exemple, certaines sociétés décident de publier les annonces d'abord en interne, par le biais de leur intranet, puis, au bout de quinze jours, sur l'espace RH de leur site.
Présélectionner et gérer les candidatures
Le candidat remplit sur le site un formulaire lui posant plusieurs questions. A chaque réponse est attribué un nombre de points selon son adéquation à la fonction recherchée. Un moteur de recherche établit la corrélation entre les
attentes de l'entreprise et les profils des candidats. En un coup d'?"il, les recruteurs, submergés de candidatures, visualisent alors la liste des personnes qui répondent le mieux aux critères requis. Les autres candidatures ne sont pas
éliminées, mais elles ne figurent pas en tête de liste. Les recruteurs sont aussi alertés en temps réel dès qu'un candidat obtient une très bonne note. A charge pour eux de les appeler immédiatement ! Carrers in Europe, un cabinet spécialisé
dans le recrutement international de jeunes cadres, utilise depuis deux ans la solution de l'éditeur i-Grasp. Il gère chaque année 20 000 candidatures. Il est souvent conduit à organiser des grandes campagnes de recrutement, dans des délais
serrés. ' Le système nous fait gagner du temps lors de la présélection des dossiers, témoigne Stéphane Wajskop, administrateur délégué du cabinet. Dispersés dans toute l'Europe, les recruteurs, accèdent
grâce à un mot de passe aux candidatures retenues, qui sont centralisées dans une même base. ' Les recruteurs visualisent sur un même écran les candidatures internes et externes, et comparent plus facilement les dossiers
entre eux. Pour rechercher un profil spécifique ?" par exemple, un bac +5 ?", ils ont deux options : faire défiler chaque dossier, ou entrer un ou plusieurs critères dans le moteur de recherche qui s'occupe de faire le tri.
Autre avantage du système : le suivi, en temps réel, de l'état d'avancement de la campagne de recrutement. Les RH attendent trop souvent d'avoir un retour des managers pour savoir où ils en sont dans le processus d'embauche. Là,
les points de blocage sont identifiés, et le manager qui tarde à convoquer un candidat peut être relancé.
Répondre dans les temps aux candidats
Les progiciels d'e-recrutement facilitent aussi la communication avec les candidats. Par exemple, ceux-ci peuvent être prévenus par messagerie s'ils ont mal rempli leur dossier en ligne. Les entreprises ainsi équipées n'ont plus
d'excuses pour ne pas répondre rapidement, aux candidats. Il existe, en effet, des modèles de courrier définis en fonction des différents types de refus : après analyse de CV, après entretien, etc. L'entreprise a toujours le loisir de
personnaliser ces messages.
Si un profil intéresse le recruteur, il peut le convoquer par courriel, SMS, téléphone, ou en lui répondant sur l'espace candidats du site d'entreprise. Et lui communiquer à cette occasion nombre d'informations pour bien préparer
l'entretien : déroulé du processus de recrutement, plan d'accès, etc. Les personnes impliquées dans le processus (RH, managers et candidats) partagent un agenda en ligne pour convenir d'une date d'entretien.
Bâtir un tableau de bord du recrutement
Avant l'arrivée des progiciels, obtenir des données sur le recrutement s'avérait très difficile. Là, les entreprises ont automatiquement connaissance du nombre de CV reçus, du temps moyen de pourvoi d'un poste, du nombre de candidats
ayant postulé à chaque type de poste ou pour chaque entité de l'entreprise (filiale ou département), du rendement de chaque canal (sites d'emploi, par exemple), etc. Autant de données qui renseignent sur l'efficacité d'une campagne et permettent de
la rectifier, voire de réorienter sa stratégie. Des éditeurs s'allient à des acteurs du décisionnel, comme Business Objects, pour proposer de véritables tableaux de bord, qui vont plus loin dans l'analyse que les rapports proposés en standard.
Certaines sociétés croisent, par exemple, les données sur le recrutement avec les compétences des candidats. Et identifient ainsi les méthodes les plus performantes pour pourvoir tel ou tel type de poste.
Gérer la mobilité interne
Depuis deux ans, de plus en plus d'entreprises utilisent les progiciels d'e-recrutement pour gérer la mobilité interne. C'est le cas d'Areva, utilisateur de la solution de Taleo. Le spécialiste de l'énergie, né en 2001 de la fusion de
cinq sociétés, a décidé de mettre en place une bourse à l'emploi unique pour l'ensemble du groupe. Ainsi, tout salarié accède aux offres des différentes filiales, d'abord réservées aux collaborateurs d'Areva pendant un mois avant d'être accessibles
aux candidats extérieurs. Tous les recruteurs du groupe disposent désormais d'un vivier de candidatures commun.
Les entreprises se servent aussi de ces progiciels pour optimiser la gestion des entretiens annuels. Il ne s'agit pas de supprimer la rencontre entre le manager et le collaborateur, mais de rendre le processus plus rigoureux et plus
fluide. Les managers remplissent en ligne les différentes rubriques (points forts, à améliorer, etc.). Le rapport est automatiquement envoyé au service des ressources humaines, qui peut relancer le processus s'il est bloqué. En prime, le contenu de
ces entretiens est archivé et consultable par les deux parties. Certains éditeurs, tels Taleo et Jobpartners, s'attaquent en outre à la gestion des compétences ou des carrières. Les collaborateurs listent leurs compétences. Et lorsqu'un manager
souhaite repérer dans son entreprise les personnes ayant un savoir-faire en ingénierie et donc susceptibles de partir travailler dans une nouvelle usine qui s'ouvre en Italie, par exemple, il utilise le moteur de recherche et obtient très vite une
liste des candidats potentiels. Il lui suffit ensuite de leur envoyer la proposition de poste.
Comment ça marche
1. Les bases de données
La candidathèque regroupe les CV provenant des différents canaux de recrutement : site RH de l'entreprise ; intranet ; sites d'emploi, de cabinet de recrutement, d'écoles, etc. Les besoins en poste exprimés par
l'entreprise sont aussi stockés dans une base, distincte ou non.
2. Les fonctions de base
Le scoring est un système de notation des candidatures. Celles qui répondent le mieux aux critères définis par le recruteur sont bien notées et apparaissent en tête de liste. Toutes les candidatures sont ainsi classées, ce qui
facilite le travail de sélection du recruteur.
Le matching recherche automatiquement des candidatures à partir des critères d'une offre. Il permet de consulter la liste des CV qui lui correspondent. De plus, dès qu'une offre est déposée, il est possible de connaître
immédiatement le nombre de CV répondant aux critères du poste et de les consulter sans repasser par la recherche de profils.
3. Les fonctions supplémentaires
Les logiciels d'e-recrutement les plus évolués disposent d'un agenda partagé pour faciliter la prise de rendez-vous entre les RH, les managers et éventuellement les candidats. Certains sont équipés d'un système d'alerte qui prévient
les candidats par courrier électronique ou SMS.
Les atouts du progiciel
Traiter de gros volumes de candidatures.
Diffuser automatiquement ses offres sur plusieurs sites.
Trier et classer automatiquement les candidatures.
Maintenir le contact en ligne avec les candidats.
Obtenir des statistiques pointues sur le recrutement.
Et demain ?
Les spécialistes de l'e-recrutement étendent le spectre fonctionnel de leurs progiciels. Ils s'attaquent à trois nouveaux domaines.
1. L'évolution de la rémunération
Chaque année, un manager doit réviser les rémunérations de ses collaborateurs en tenant compte des parts fixe et variable, mais aussi des avantages en nature. Il s'appuie, pour cela, sur les règles édictées par le service RH. Au
deuxième trimestre prochain, l'éditeur Jobpartners commercialisera un module pour accompagner ce processus, baptisé Active Rewarder. Le module est paramétré en fonction de la politique RH de l'entreprise.
2. L'intégration des recrues
Le recrutement d'un collaborateur est toujours synonyme de paperasserie. Il s'accompagne de nombreuses formalités ?" inscription à la cantine ou à la mutuelle, collecte de données personnelles, etc. Taleo lancera en mai
prochain une solution destinée à faciliter la gestion de ces tâches administratives.
3. La vérification des références
Certaines activités, comme le transport aérien, requièrent un haut niveau de sécurité. Les recruteurs doivent, au-delà des compétences, se renseigner sur les candidats. L'éditeur i-Grasp propose un module pour vérifier la véracité
des informations fournies (diplômes, expérience, etc.) et regrouper toutes les données (casier judiciaire, etc.).
Avis d'expert : Pierre Polycarpe, consultant indépendant en SIRH, il est spécialisé dans le conseil en gestion des talents
' Le marché des outils de recrutement est en pleine évolution '
' En témoignent les nombreux rachats d'éditeurs qui ont eu lieu en 2005. Par exemple, i-Grasp par Stepstone. On observe aussi l'arrivée en France de nouveaux types d'acteurs, tel Jobmeeters, un site de cooptation. Autre
tendance, certaines sociétés ont dégagé des profits et sont entrées en Bourse, comme l'éditeur Taleo. '
' Il n'y a jamais eu autant d'appels d'offres '
' Les premiers remontent aux années 1999-2000. Aujourd'hui, les entreprises s'équipent ou sont en phase de renouvellement. Toutes les banques ?" Société Générale, BNP-Paribas, etc. ?" se dotent de solutions
d'e-recrutement pour rester compétitives. Reste que ces solutions semblent toutes offrir les mêmes fonctions, '
Avis d'expert : Nathalie Atlan Landaburu, consultante indépendante en stratégie RH
' Les entreprises ne doivent pas hésiter à contacter les clients des éditeurs '
' C'est un bon moyen pour recueillir des informations sur les progiciels. Mais les les bons réflexes ne sont pas encore acquis. On a même vu des projets d'e-recrutement confiés à un stagiaire ne restant que six mois dans
l'entreprise. Son rôle doit se limiter à la compilation des données et à la rédaction du cahier des charges. '
' Le projet doit être piloté par une personne connaissant l'entreprise '
' Et qui maîtrise les processus de recrutement. Elle jouera plus facilement un rôle moteur en interne et auprès de la direction. Par ailleurs, tous les futurs utilisateurs ?" recruteurs et assistantes ?"
doivent être impliqués. Il faut, dès le début du projet, leur expliquer les avantages d'un progiciel de-recrutement. '
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