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Le CHRU de Tours automatise sa gestion des plannings
Le centre hospitalier se dote d'un logiciel pour gérer le temps de son personnel médical. Responsables et praticiens disposent désormais de tableaux prévisionnels.
Etablir des plannings de travail dans le monde hospitalier n'est pas une sinécure. ' Il faut suivre la réalisation des obligations de service du personnel médical dans un cadre imposant de contraintes
réglementaires en termes de sécurité ', expose Fabrice del Sol, le directeur des affaires médicales du CHRU (centre hospitalier régional universitaire) de Tours. La mise en place de l'aménagement et de la réduction du temps
de travail en 2003 vient encore complexifier la donne.
Le centre décide alors d'abandonner les tableaux Excel. En mai 2004, il se dote d'un outil informatique adapté aux attentes du personnel médical et, surtout, à la réglementation. La solution GT-Med, de l'éditeur GFI, est retenue.
' Elle permet de calculer le temps de travail en demi-journées. Les autres progiciels RH que nous avons évalués se contentaient de comptabiliser les heures ', précise Fabrice del Sol. Les praticiens,
tenus de travailler 10 demi-journées par semaine, ont besoin de visualiser leur planning selon un découpage journalier (matin, après-midi, nuit).
Le progiciel se révèle être une aide précieuse pour la direction. Grâce à des tableaux prévisionnels mensuels, celle-ci contrôle mieux les règles de présence des praticiens hospitaliers et les permanences qu'ils assurent, en
conformité avec les obligations de service et les contraintes réglementaires. A l'échelle d'un service, l'outil peut signaler les départements qui risquent de se trouver en sous-effectif. Il veille aussi à empêcher les dépassements d'horaire
?" les praticiens ne doivent pas travailler plus de 24 heures d'affilée pour des raisons de sécurité médicale. Auparavant, le contrôle était bien plus aléatoire.
Une meilleure visibilité pour les RH et les praticiens
Autre atout du progiciel : il s'interface avec le logiciel de paie et d'administration des personnes, Evoluance RH, une solution commercialisée par McKesson et conçue spécifiquement pour les hôpitaux publics. Le pont
effectif entre les deux logiciels sera établi à la fin de ce mois de février. Il permettra d'éviter toute ressaisie d'informations. De leur côté, les praticiens ont une meilleure visibilité sur leur emploi du temps. Ils peuvent suivre le décompte
des demi-journées qu'il leur reste à effectuer dans la semaine ou dans le mois.
Quelque 300 personnes sont désormais concernées par ce déploiement, achevé en décembre dernier. Au quotidien, le logiciel est principalement utilisé par deux membres de la direction des affaires médicales, et, dans chaque service
rattaché, par un ou deux collaborateurs ?" médecin ou secrétaire. D'autres services de l'hôpital pourraient bénéficier du logiciel dans les prochains mois.
Une optimisation visuelle du travail
Le logiciel de GFI facilite une visualisation par poste ou par personne. Cette visualisation par personne intègre toutes les informations de présence et d'absence (RTT, congés annuels, de formation...).
Centre hospitalier régional universitaire de Tours
Activité : établissement public de santé.
Localisation : Tours (37).
Effectif : 7 000 salariés.
Budget : plus de 320 M d'euros.
Capacité : 2 000 lits.
GT-Med, de GFI, pour la gestion de temps de travail.
Evoluance RH, pour la paie et l'administration des personnes.
Même si le logiciel ne requiert que deux jours de formation, son adoption par les praticiens peu accoutumés à l'informatique reste progressive.
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