Appels d'offres électroniques : une circulation à sens unique

Les flux annexes à un appel d'offres

Toutes les pièces annexes d'un appel d'offres, comme les bordereaux de prix, doivent être envoyées à la préfecture pour une étape dite de contrôle de légalité. Quelques offres ou acteurs, comme e-bourgogne, ont démarré la dématérialisation de cette phase.
Les délibérations de la municipalité font aussi l'objet de procédures spécifiques et suivent le même circuit. Dans le cadre d'appels d'offres, elles valident la passation des marchés.
La dématérialisation des flux comptables vers le Trésor public est démarré à travers les implémentations du projet Actes.
Tous les documents numériques générés vont dans des ' coffres-forts ' électroniques qui respectent les prérequis légaux liés à l'archivage légal.

Les contraintes de la signature électronique

Toute entreprise respectant une procédure définie par le Minefi peut délivrer des certificats numériques. Ces entreprises, en tant qu'Autorités de certification, sont garantes de la validité des certificats. Elles peuvent déléguer les contrôles d'identité des personnes morales ou physiques à d'autres sociétés appelées Autorités d'enregistrement.
Pour signer les réponses numériques aux appels d'offres, les entreprises doivent acheter un certificat. Attention, pour l'utiliser sur d'autres sites publics comme TéléTVA, le choix d'un fournisseur référencé par le Minefi est indispensable.
Obtenir un certificat de niveau 3 nécessite de se présenter de visu auprès d'une autorité d'enregistrement (ChamberSign, Certigreffe, etc.). Ce certificat est livré sur une clé USB ou sur une carte à puce. Dans ce cas, il est nécessaire d'acheter le lecteur correspondant.
Lorsqu'une réponse à un appel d'offres arrive par voie électronique, il incombe au responsable du marché de vérifier la validité du certificat ayant servi à signer. Cette vérification impose de consulter les listes de révocation mises à jour par les fournisseurs.

Louis-François Fléri (chef de projet du portail e-bourgogne)

' Une intégration progressive dans le SI '

Retenue parmi plusieurs solutions (au terme d'une ' procédure de dialogue compétitif '), l'application d'appels d'offres développée par Atexo a beaucoup évolué au bout d'une année. Elle s'est enrichie à la fois de passerelles vers des progiciels installés dans les collectivités et de fonctionnalités pour les entreprises. Ces dernières peuvent s'inscrire pour recevoir par e-mail des appels d'offres en fonction de leur domaine d'activité mais également en fonction de la distance géographique entre l'émetteur de l'appel d'offres et leur localisation. ' Il est plus rentable pour les petites entreprises de BTP de répondre à des consultations proches de leur lieu d'implantation ', déclare Louis-François Fléri.
Pour ce faire, le portail n'a pas été interfacé avec un SIG, mais utilisent avec des données issues de l'IGN et de l'Insee. Des connecteurs ont été développés pour les collectivités utilisant déjà des logiciels de gestion de marchés publics comme Marco ou Sysmarché. Les salles de marché ont été également enrichies de fonctions de travail de groupe. ' Ce qui permet d'organiser plus facilement les commissions d'appels d'offres ', illustre Louis-François Fléri. Le développement d'une interface pour accéder à une bibliothèque d'appels d'offres est déjà en place. Cela, ' pour faciliter la tâche d'un responsable de marché cherchant un modèle de dossier de marché sur la voirie, par exemple ', conclut Louis-François Fléri.

Bernard Longhi (Observatoire de la dématérialisation des marchés publics)

' De nouveaux standards pour les flux entre collectivités et entreprises '

Responsable de l'Observatoire national de dématérialisation des marchés publics, Bernard Longhi ?"uvre également au sein de l'EDI France, une association qui promeut les échanges dématérialisés interentreprises et avec les administrations. ' Ce qui nous amène à définir des déclinaisons locales de standards XML internationaux comme ebXML. Ces standards normalisent, entre autres, les bordereaux de prix attachés aux appels d'offres ', illustre Bernard Longhi.
Ce qui permettra de les intégrer directement dans les logiciels métier des entreprises. ' Des éditeurs comme Sage travaillent déjà à l'intégration de cette norme dans leurs progiciels de devis, ajoute-t-il. Côté collectivités, la même norme permettrait d'automatiser la collecte et l'analyse des soumissions. ' Avec, à la clé, des réductions conséquentes pour les délais de traitement et de paiement. En dehors de cette volonté de standardisation, l'Observatoire va labelliser cette année les progiciels d'appels d'offres en fonction de critères, notamment ceux liés à la sécurité. ' À terme, il devrait rester une dizaine déditeurs sur les 70 actuels ', prévoit Bernard Longhi.