L'e-mail mobile s'entiche du mode Push
Les nombreuses solutions d'e-mail en mode Push se distinguent par leur architecture, les serveurs de messagerie exploités et les types de terminaux desservis. Certaines sont disponibles en mode hébergé.
01net.
le 18/09/06 à 00h00
L'e-mail mobile en mode Push, d'abord popularisé par le BlackBerry de RIM, est maintenant disponible à travers une grande variété de solutions. Elles permettent au système de messagerie d'entreprise de
' pousser ' les messages dès leur arrivée plutôt que de laisser le terminal mobile lancer périodiquement une consultation ?" que l'opération se fasse à l'initiative de l'utilisateur ou qu'elle
soit automatisée au niveau du terminal. On est ainsi assuré que la mobilité n'affecte pas la réactivité de l'utilisateur.
Les besoins : répondre à la nécessité de réagir en temps réel
Il va de soi que les solutions d'e-mail mobile en mode Push apportent un véritable avantage métier aux utilisateurs se déplaçant fréquemment, tels les commerciaux. Elles constituent aussi un outil de grande valeur pour tous ceux qui
doivent faire preuve d'une grande disponibilité vis-à-vis de leurs interlocuteurs même s'ils sont sédentaires. ' Notre métier est caractérisé par la disponibilité et la réactivité que l'on doit au
client ', explique ainsi maître Paul Ricard du cabinet J. P Karsenty & Associés, qui a souhaité équiper ses cinq avocats associés. C'est également pour que ses banquiers, souvent à l'extérieur, puissent accéder en temps
réel aux messages d'une clientèle exigeante que la Compagnie 1818, banque privée du Groupe Caisse d'Épargne, a lancé un projet d'e-mail mobile en mode Push. Il fallait également veiller à ne pas créer de doublons dans les agendas, mis à jour par les
commerciaux eux-mêmes et par leur assistante. Jusque-là, les banquiers ne disposaient que d'un téléphone mobile ou d'un PDA à synchroniser sur leur poste de travail. Les commerciaux et pharmaciens des Laboratoires Serb, qui se déplacent aussi
beaucoup, pouvaient, eux, se connecter à leur PC via un serveur de terminaux Windows et télécharger une copie de leurs e-mails depuis leur téléphone GPRS. ' Mais plusieurs utilisateurs ne pouvaient se connecter simultanément.
C'était une solution artisanale ', explique Jérémie Urbain, directeur général. De plus, chacun gérait individuellement son emploi du temps et ne pouvait partager son carnet d'adresses, ce qui rendait difficile le suivi des
rendez-vous et la planification de réunions internes. D'où le recours à des fonctions d'e-mail mobile, d'agenda et de carnet d'adresses partagés. Chez Cadextan, société de services informatiques spécialisée dans le milieu de la finance, il était
d'autant plus important de donner aux consultants les moyens de réagir rapidement à tout e-mail émanant de leurs clients que ces derniers privilégient ce mode de communication.
Le choix : facilité d'utilisation et sécurité des données
Un critère de choix récurrent en matière d'e-mail mobile tient au niveau de sécurité et de confidentialité assuré, et par là, à l'architecture de la solution. ' L'e-mail mobile implique un accès à distance, donc
une source potentielle d'intrusion. Cela entraîne inévitablement un débat à propos de la sécurité du système d'information, laquelle constitue l'une des premières préoccupations dans le milieu de la finance ', explique
Jean-Philippe Delmas, directeur informatique de Cadextan. Pour cette raison, la société a écarté la solution BlackBerry de RIM. ' Sa sécurisation s'appuie sur un RPV composé de deux segments. Il part du serveur BlackBerry
Enterprise Server placé dans l'entreprise et passe par un point de relais externe qui dessert les terminaux mobiles. L'opérateur aura beau affirmer qu'il est hors de question qu'il consulte les informations, cela peut toujours arriver de manière
incidente lors d'opérations de maintenance. Sans vouloir lancer un débat à ce sujet, nous avons jugé dangereux l'existence même d'un point de transit où les données résident temporairement ', détaille Jean-Philippe Delmas.
L'absence de serveur relais a également motivé le choix de Cadextan (lire encadré) et de la Compagnie 1818, qui a opté pour la solution intégrée à Microsoft Exchange 2003 associée à des terminaux Windows Mobile 5.
' Nous avons examiné la solution BlackBerry qui a déjà été déployée dans certains établissements de notre groupe. Nous l'avons comparée à la solution de Microsoft, que les équipes informatiques de la Caisse d'Épargne nationale
étudiaient par ailleurs ', indique Philippe Savignol, DSI de la Compagnie 1818. Outre les critères de sécurité, la Compagnie 1818 pouvait compter sur une mise en ?"uvre rapide, puisque le serveur Exchange 2003 avait été
déployé lors de la création de la société en juin 2005. De plus, elle a apprécié le fait que cette solution ne se limite pas à des terminaux de poche et permette l'utilisation de PC portables par simple ajout d'une carte Edge, possibilité également
offerte par la solution de Mobile Process qui a séduit Cadextan.
Pour les Laboratoires Serb, le type de terminal mobile associé à la solution d'e-mail en mode Push a été décisif. Après avoir manipulé des terminaux Qtek à écran tactile et le BlackBerry, la société a jugé ce dernier mieux adapté à
ses besoins. ' Le Qtek semblait davantage destiné à des initiés et à des applications métier. Nous avions besoin d'un appareil simple qui réponde aux attentes de profils utilisateurs très divers. Le BlackBerry peut se
manipuler avec quelques touches pour les fonctions basiques et ne nécessite pas de réelle formation ', explique Jérémie Urbain. Chez Cadextan, qui a opté pour des terminaux Qtek avec Windows Mobile 2003, une explication d'une
demi-heure a suffi pour que les utilisateurs soient opérationnels. Après avoir utilisé les modèles 9090 et S100, la société prévoit de renouveler le parc avec le S200, équipé de Windows Mobile 5.0. ' Cette nouvelle version de
l'OS élimine le risque de perte de données en cas de panne de batterie, ce qui impliquait de réinstaller le RPV et de resynchroniser l'ensemble des informations. Ainsi, nous n'aurons plus besoin de faire un suivi régulier de gestion d'autonomie des
terminaux ', explique Jean-Philippe Delmas. Pour sa part, il va acquérir le modèle 9100, équipé de l'UMTS et dont le clavier coulissant est mieux adapté à ses besoins de prise de contrôle à distance. C'est précisément ce
modèle que la Compagnie 1818 a choisi, appréciant ce terminal complet qui s'intègre à la gamme Microsoft Office. ' L'utilisation du terminal ne nous a pas paru instinctive ', relève maître Paul Ricard
du cabinet J. P Karsenty & Associés qui a aussi retenu ce modèle pour ses juristes. ' Mais pour nous, l'outil principal de réception d'e-mails reste le PC au cabinet ', ajoute-t-il.
Des considérations financières liées au type de licence peuvent également peser dans la balance. On peut, par exemple, reprocher à la solution BlackBerry de RIM d'engendrer une redevance mensuelle. Ainsi, la Compagnie 1818 apprécie
que la solution intégrée à Microsoft Exchange 2003 n'implique pas de tels coûts récurrents. Un autre élément lié aux licences a conforté Cadextan dans son choix de Mobile Process : ' Une même licence couvre l'ordinateur
portable et le smart-phone d'un utilisateur donné, partant du principe qu'il n'utilisera pas les deux simultanément ', explique Jean-Philippe Delmas. Les directeurs de la société utilisent d'ailleurs les deux types de
terminaux, tandis que les commerciaux sont uniquement équipés d'un PDA communicant.
La mise en ?"uvre : un déploiement rapide
Cadextan a découvert la solution de Mobile Process lors du Salon de la Mobilité et l'a testée gratuitement pendant un mois. Elle l'a ensuite déployée pour les membres de son comité directeur et trois commerciaux, puis étendue à une
quinzaine d'utilisateurs. ' Contrairement à celles conçues pour Windows Mobile, cette solution ne nécessite aucun développement, note Jean-Philippe Delmas. Il s'agit d'un simple service sur un serveur
Windows 2003, qui prend très peu de place en mémoire. ' La Compagnie 1818 a aussi démarré, fin 2005, par une phase pilote avec une dizaine de commerciaux, puis étendu début 2006 le déploiement à une cinquantaine de personnes.
La mise en place a été effectuée en quelques jours, d'autant que Microsoft Exchange 2003 était déjà en place. ' Les trois personnes du service informatique chargées de la bureautique ont été formées au paramétrage des
smartphones. Nous avons au départ bénéficié de l'aide de Microsoft, avant un rapide transfert de compétences ', explique Philippe Savignol. Sans compétences informatiques internes, le cabinet J. P Karsenty & Associés a
opté pour une solution Microsoft Exchange 2003 externalisée et mutualisée, que Colibri Solutions lui facture mensuellement par utilisateur ?" le cabinet a d'ailleurs confié au prestataire l'infogérance de toute son informatique. Les
Laboratoires Serb avaient d'abord prévu un déploiement en interne. C'était avant de connaître l'existence de solutions hébergées. ' Outre le fait de bénéficier d'une meilleure assistance, la facturation mensuelle à
l'utilisateur est bien plus flexible ', indique Jérémie Urbain, qui examine les offres de Jet Multimédia et d'Orbytes. Pour cette PME d'une quinzaine de salariés, chaque licence compte. ' Par exemple,
nous éviterons d'acquérir une licence pour des utilisateurs qui n'en auraient besoin que périodiquement ', explique-t-il.
Les écueils : un bon paramétrage est nécessaire
Un élément à ne pas négliger concerne le paramétrage des terminaux mobiles, à effectuer avant de les confier aux utilisateurs : il s'agit de préciser des critères tels que l'historique souhaité ou les règles de rapatriement
automatique de pièces jointes. Un paramétrage mal adapté est susceptible d'engendrer des surprises au niveau de la facture télécoms, lorsque celle-ci se base sur le volume de données transmis. La Compagnie 1818 en a fait l'expérience. Le problème
n'a été que de courte durée, puisque le paramétrage des terminaux incriminés a rapidement été modifié. ' Nous avons choisi de laisser un historique d'un mois, et de ne pas transférer les pièces jointes de taille supérieure à
25 Ko, sachant que l'on peut indiquer d'un simple clic qu'un fichier doit être rapatrié lors du prochain transfert ', indique Philippe Savignol.
Les évolutions : davantage d'applications
Les solutions d'e-mail mobile en mode Push sont très convoitées. À la Compagnie 1818, de fortes demandes émanent de ceux qui n'en sont pas encore munis. Cadextan compte équiper les responsables de ses équipes de consultants, puis les
dirigeants et commerciaux d'une société rachetée récemment. ' Il n'y aura aucun souci de montée en puissance. Nous prévoyons un effectif de 600 personnes dans trois ans, et rien ne nous empêcherait de desservir tous les
collaborateurs à partir d'un seul serveur. Nous ne les équiperons pas tous, bien sûr ', note Jean-Philippe Delmas. Il arrive aussi que l'e-mail en mode Push ouvre la voie à davantage de fonctions mobiles. Les Laboratoires
Serb vont, par exemple, ajouter l'accès à des données non confidentielles hébergées sur les PC de bureau des utilisateurs.
Si vous êtes pressé
Les entreprises séduites par l'e-mail en mode Push ont l'embarras du choix tant les solutions sont nombreuses. Les petites structures se détermineront souvent sur la base seule du terminal mobile. Les plus importantes, en
particulier dans le milieu de la finance, accorderont plus d'attention à l'architecture de la solution et aux critères de sécurité. La mise en ?"uvre est peu susceptible de réserver des surprises. Elle peut prendre la forme d'une externalisation,
solution particulièrement attrayante quand les ressources informatiques internes sont rares. Les utilisateurs sont vite séduits, et les premiers déploiements sont généralement suivis de phases d'extension.
Communication sécurisée
Outre le déclenchement d'envoi de messages au terminal mobile dès leur réception par le serveur de messagerie d'entreprise, l'un des rôles essentiels d'une solution d'e-mail en mode Push est d'assurer le chiffrement des données et de
créer un réseau privé virtuel (RPV) pour la transmission sécurisée des données. Cette fonction est mise en ?"uvre par un logiciel spécialisé (éventuellement hébergé par une machine dédiée) ou intégré au serveur de messagerie (comme c'est le cas
avec Exchange 2003).
Existence d'un serveur relais
Certaines solutions, à l'instar de celles de RIM et de Visto, s'appuient sur un serveur relais, intermédiaire entre l'opérateur et le SI de l'entreprise. Une architecture peu satisfaisante au niveau sécurité car source potentielle de
failles jugent certaines entreprises. D'autres solutions se passent d'un tel relais, l'entreprise est en relation directe avec le terminal mobile.
Diversité des terminaux
Certaines solutions desservent quasiment tout type de terminal. Cela permet de ne pas cantonner l'e-mail mobile aux appareils de poche, dont les aptitudes restent limitées comparées à celles des PC portables. La plupart des solutions
conservent les pièces jointes en format natif, ce qui permet de les modifier si le terminal le permet (elles peuvent aussi être reformatées pour l'affichage sur le terminal ?" c'est le cas pour le BlackBerry de RIM).
La facture télécoms peut exploser
Si l'on ne prête pas attention au paramétrage de transmission des e-mails, on peut avoir des surprises au niveau de la facture lorsque cette dernière est basée sur le volume de données transmises. Cela est d'ailleurs tout aussi
valable pour les solutions d'e-mail mobile traditionnelles où c'est le terminal qui envoie automatiquement les requêtes de rapatriement.
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Retour d'expérience : Interdire les connexions entrantes
' Les PME au budget serré peuvent se passer d'une architecture complexe '
La société Cadextan a été séduite par l'offre de Mobile Process car elle se trouve à la croisée de deux mondes tout en s'affranchissant de leurs désavantages respectifs. D'un côté, les solutions de type BlackBerry exploitent un
serveur relais placé chez l'opérateur, ce qui constitue une faille de sécurité potentielle. ' Mieux vaut une connexion directe entre l'entreprise et les terminaux mobiles à travers une solution indépendante de
l'opérateur ', explique Jean-Philippe Delmas. De l'autre côté, un RPV classique assurant une connexion directe mais obligeant à autoriser les connexions entrantes au niveau du coupe-feu, ' ce qui remet
en cause notre conception de la sécurité ', souligne Jean-Philippe Delmas. Mobile Process exploite le principe du call back, comme la solution BlackBerry, mais cette fois par une connexion directe. ' La
possibilité d'utiliser un coupe-feu restrictif rend également cette solution économique, les PME au budget serré peuvent se passer d'une architecture de sécurité complexe et utiliser une infrastructure très légère ', souligne
Jean-Philippe Delmas. La solution de Process Mobile revient à environ 35 euros par utilisateur et par mois, en sus du coût du forfait SFR, ' soit moins de la moitié du coût d'un serveur BlackBerry Enterprise Server, hors
forfaits et achat de matériels ', précise Jean-Philippe Delmas. Du côté des matériels, il faut compter 200 euros environ par smartphone dans le cadre d'une flotte d'entreprise, et environ 300 euros par carte VCMM (Vodaphone
Mobile Connect Card) pour PC portables.
Cadextan
Retour d'expérience : Penser au mode hébergé
' La facturation à l'utilisateur colle à nos besoins de flexibilité '
Aux laboratoires Serb, une PME dépourvue de service informatique, le côté pratique a primé parmi les critères de sélection d'une solution d'e-mail mobile. Le choix s'est porté sur le BlackBerry en raison de la simplicité
d'utilisation des terminaux, qui convenait parfaitement aux utilisateurs visés, une population hétérogène, pas forcément technophile. Après avoir, dans un premier temps, prévu de déployer un serveur Microsoft Exchange et un serveur BlackBerry
Enterprise Server en interne, Jérémie Urbain a découvert qu'il existait des solutions hébergées facturées mensuellement à l'utilisateur. Le concept l'a immédiatement séduit. ' Nous n'avons pas la place, dans nos locaux, pour
une salle informatique et toute l'infrastructure de sécurité qu'elle implique, avec coupe-feu, serveurs miroirs, etc. Je souhaite également limiter l'installation de matériels en interne car ils deviennent rapidement obsolètes et mobilisent des
ressources humaines non négligeables, que je ne peux raisonnablement pas mobiliser. Or, l'exploitation et la maintenance constituent précisément le plus gros des coûts liés à un serveur. De plus, nous sommes une entreprise en forte progression, et
nos besoins sont susceptibles d'évoluer rapidement ', détaille Jérémie Urbain.
Laboratoires Serb
Avis d'intégrateur : ' Cinq axes d'analyse pour choisir une solution '
Quels sont les critères de choix d'une solution d'e-mail mobile ?
Cinq points-clés. D'abord, l'entreprise doit considérer les populations visées et leurs équipements mobiles existants, qui sont susceptibles de restreindre les options s'il n'est pas prévu d'en changer. De plus, tout terminal ne
permet pas la consultation de tout type de pièce jointe, et si l'utilisation ne se limite pas à la lecture d'e-mails, sa puissance ou ses aptitudes de saisie peuvent entrer en jeu. Deuxième élément à examiner, les fonctions attendues, qui peuvent
aller de l'envoi de simples messages d'information ou d'alerte au transfert, jusqu'à l'utilisation de documents attachés, en passant par le remplacement d'appels vocaux. Donc, définir précisément ses besoins pour tirer un maximum d'avantages.
Troisièmement, évaluer l'impact sur le SI de l'entreprise en termes de faisabilité, de délai et de rentabilité. Celle-ci ?" quatrièmement ?" nécessite une analyse complète du coût total de possession. Enfin, on doit considérer
l'évolutivité technologique de la solution au regard du parc applicatif du SI et de ses perspectives d'évolution.
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