Organiser une réunion efficace

Johanna Sadoudi

Responsable méthodes et outils pédagogiques chez IFP Training (organisme de formation, formations mixtes ?" distance + face-à-face). Meeting Center de Genesys déployé en FAH.

' Étant donné la qualité très variable des liaisons Internet dans nos pays hôtes, nous n'utilisons pas encore la voix sur IP. En France, par exemple, la vidéo est de bonne qualité alors qu'en Angola, nous n'avons parfois même pas accès au téléphone... Comme nous visons un public large et très hétérogène, il était également important que l'outil ne nécessite pas d'installation sur les postes utilisateurs et qu'il fonctionne avec des liaisons RTC à 56 kbit/s.
Ce sont ces contraintes qui nous ont poussés à retenir Genesys Meeting Center. Cet outil peut en effet dissocier le flux voix des autres aspects de la présentation. Mais l'organisateur peut cependant gérer la prise de la parole de chaque participant connecté en RTC. Il permet aussi de visualiser et de contrôler qui entre, sort, et intervient lors de la réunion. '

A vérifier
Possibilité de mettre en place une réunion en quelques minutes, même si les participants n'appartiennent pas à l'entreprise et utilisent des matériels différents : téléphone uniquement, type de navigateur, etc.
Possibilité de réunir dans une même réunion des connexions audio IP et RTC.
Faut-il installer un logiciel ? Fonctionne-t-il avec tous les systèmes non Windows ?

Patrice Salem

Responsable support marketing chez Legris (réunion de travail en ligne, 20 participants). Meeting Center de WebEx.

' Après avoir utilisé Microsoft Live Meeting pendant trois ans, nous avons retenu Meeting Center de WebEx il y a un an. L'apport technique et la politique tarifaire de WebEx correspondaient mieux à nos besoins. Nous avons opté pour un système de licences nominatives ?" 55 euros par utilisateur et par mois, nombre illimité de conférences.
C'est une tarification plus avantageuse que celle à la minute par utilisateur. Grâce aux économies réalisées sur les voyages, nous pouvons allouer plus de budget à des fonctions-clés ?" communication et marketing, par exemple. '

A vérifier
Fréquence des réunions et durée, nombre de participants.
Coût du service d'audioconférence, abonnement, frais d'entrée.
Niveau de prestation de services inclus (QoS, assistance, mise à jour logicielle...).

Arnaud Chrétien

Développeur senior pour la Société Générale Asset Management (collaboration quotidienne et permanente, 4 participants). e/pop de WiredRed déployé en interne.

' e/pop a été déployé en interne sur un serveur non dédié sur lequel quatre clients lourds sont connectés en permanence pour les quatre membres de notre équipe dispersés géographiquement. Les échanges s'effectuent uniquement sur notre intranet.
Ainsi, nous n'avons pas à nous soucier des problèmes de sécurité et nous pouvons utiliser la vidéo en permanence. Nous échangeons aussi des fichiers, prenons la main sur un PC distant, annotons en commun des documents, etc. À la clé, gain de productivité et renforcement de l'esprit d'équipe... '

A vérifier
Matériels et réseau requis.
Adéquation entre coût des licences et de la maintenance avec le volume d'utilisation. Mises à jour logicielles.
Gestion des pics d'utilisation.

Jean-Louis Allard

Directeur de l'eXia/Cesi (organisme de formation, formations en ligne). Breeze Meeting d'Adobe déployé en interne.

' Le fonctionnement de Breeze est très simple. Le professeur se connecte sur l'interface d'administration de Breeze Meeting où il ouvre une conférence : horaires, ajout des participants, etc. Le logiciel adresse à ces derniers une invitation par e-mail leur demandant de se connecter au serveur Breeze depuis leur navigateur (avec identifiant et mot de passe personnels).
A l'heure dite, le conférencier lance la session depuis son PC équipé d'une webcam. Les étudiants voient alors apparaître un écran divisé en trois parties : une vidéo en direct (son et image) du conférencier, son exposé qui défile sur la plus grande partie de l'écran, et enfin un chat qui permet aux élèves de poser leurs questions. '

A vérifier
Possibilité de ' passer la main ' aux participants.
Fluidité des échanges ?" voix, vidéo, prise en main à distance.
Possibilité de partager un document à la volée.

A retenir

Choisir une connexion de qualité, si possible symétrique (SDSL) ainsi que des périphériques haut de gamme pour garantir la qualité des communications.

Effectuer un test grandeur nature avant de choisir un outil plutôt qu'un autre car certains se déploient plus facilement que d'autres.

Viser la simplicité car les clients les plus simples ne requièrent aucune formation et se déploient rapidement.

Sélectionner l'outil approprié entre la conférence magistrale, la réunion à trois ou quatre, et le lancement d'un nouveau produit, les outils et le niveau de liberté octroyés aux participants ne sont pas les mêmes.

Opter pour un mode de tarification adapté entre la facturation à la minute par utilisateur, la location mensuelle sans limite de temps et du nombre de participants, l'achat d'un serveur.

Glossaire

Coupe-feu
Logiciel protégeant le réseau de l'entreprise des attaques extérieures. En général, la plupart des ports de communication sont fermés. Ils obligent donc les éditeurs à encapsuler leur trafic dans un flux HTTP (port 80).