La gestion de documents devient un jeu d'enfant

Le partage de documents est un grand classique du Web 2.0. Que ce soit le partage de photos avec Flickr, celui de vidéos avec Youtube, etc. Pas de raison que cela n'inspire pas les éditeurs d'outils de gestion documentaire. Koral s'est donc attelé à la tâche. Et cela donne un service sur internet pour ' stocker, partager, rechercher et synchroniser '. Un service que les participants à la conférence Office 2.0 estimaient être totalement complémentaire du produit de System One. Une fois inscrit, le chef de projet ou le documentaliste envoie une invitation par e-mail pour donner accès - en lecture et/ou écriture - à un espace de travail particulier. Il ne reste plus qu'à le peupler de documents. Au moment de son chargement, il est demandé de décrire le document (titre et phrase), puis de le caractériser avec des tags (ou des mots-clés). Comme il est coutume depuis la généralisation des moteurs de recherche comme Google Desktop, on se passe de spécifier une appartenance à un service ou à un dossier. Une fois le document en ligne, il est possible d'ajouter des commentaires, de voter sur la qualité du contenu. Les membres d'un groupe de travail sont autorisés à s'abonner au document qu'ils visualisent, mais aussi à tous les fichiers susceptibles de concerner l'un des mots-clés attachés au document. En cas de modification du contenu ou de l'arrivée d'un document répondant aux critères, le salarié est averti par courriel. Un système de visualisation des documents évite de télécharger inutilement une pièce sur son poste de travail.