Déménager son parc : une affaire de spécialistes
Le déménagement informatique est une opération à haut risque, où l'improvisation n'a pas sa place. Son succès réside essentiellement dans sa phase de préparation, qui peut prendre plusieurs mois.
01net.
le 12/03/07 à 00h00
Déménager un parc informatique ou une salle machines ne s'improvise pas. Si, il y a quelques années, l'opération relevait encore de la seule logistique et se résumait au déplacement physique des matériels, aujourd'hui, la problématique est différente. Avec la complexité croissante des technologies et la mise en réseau de tous les équipements, le transfert d'un système d'information doit être vécu comme un véritable projet d'entreprise. En raison de leur coût, des données qu'ils contiennent, de leur fragilité, de leur connectique, ou tout simplement de leur poids s'il s'agit de mainframes, les équipements informatiques ne peuvent pas être déménagés comme du simple mobilier ou des plantes vertes. Les enjeux sont aussi très différents, puisqu'un transfert raté peut signifier l'arrêt total de l'entreprise pendant de longues heures et des pertes financières considérables.
Les ressources : des compétences spécifiques
Le caractère inhabituel d'un déménagement informatique requiert des spécialistes. ' Il faut de l'excellence dans l'organisation. C'est l'opération d'un jour ', prévient Olivier Huet, directeur adjoint à la DSI de KPMG Entreprises. Pour choisir le prestataire qui allait déménager sa salle informatique d'une centaine de serveurs (Dell, HP, IBM...), ce cabinet d'expertise comptable, conseil et audit, a donc lancé une consultation et exigé des références. ' Nous voulions connaître en détail la méthodologie de chaque intervenant pour chaque phase de l'opération, préparation, arrêt, transfert, remise en service, recette, etc. Il fallait que le prestataire soit en mesure de couvrir l'ensemble des matériels, en disposant de techniciens certifiés sur tous les équipements. Nous voulions aussi mesurer le degré de maîtrise des sous-traitants ?" souvent présents dans ce type d'opération ?", le diable est dans les détails, et il ne faut pas hésiter à aller très loin dans la consultation ', ajoute Olivier Huet, qui, au final, a opté pour IBM Global Services. Pour limiter les risques, mais aussi réduire les coûts, la plupart des DSI dissocient le déménagement d'un centre de données de celui des postes de travail du personnel. ' Pour le transport des PC, j'ai choisi un déménageur traditionnel, car toutes les données importantes sont stockées sur notre site central. Le surcoût d'un prestataire spécialisé ne se justifiait donc pas. Le transfert de notre salle informatique [une quarantaine de serveurs HP Compaq Tru64, sous Linux et Windows, Ndlr] devait, en revanche, être assuré par des techniciens capables de " déracker " correctement les machines, de bloquer les têtes de robot ou encore d'enlever proprement les câbles des planchers ', indique Christophe Bodet, RSI de l'institut de recherche agronomique Biogemma, qui a quitté Évry pour Clermont-Ferrand en novembre dernier. Pour choisir son prestataire, Biogemma a joué la sécurité. ' Mon parc étant constitué à 80 % de matériels HP, je me suis tourné vers ce constructeur afin de bénéficier d'une assistance associée en cas de pépin au redémarrage des serveurs ', ajoute Christophe Bodet. Si les matériels à déplacer sont vraiment hétéroclites, le plus prudent est encore de choisir un prestataire certifié par un maximum de constructeurs. ' Il faut aussi s'assurer qu'il dispose de véhicules capitonnés, équipés de suspensions spéciales, ainsi que du matériel dédié comme des caissons " flight cases " pour le transport des serveurs ', ajoute Marc Codron, responsable du déménagement du siège parisien d'Altadis.
La préparation : l'importance du détail
Selon son ampleur et les contraintes de disponibilité du système d'information, un transfert informatique peut nécessiter plusieurs mois de préparation. ' On ne dispose jamais d'assez de temps. Mais six mois est un bon délai pour faire l'inventaire précis de son parc, recenser toutes les connexions entre les machines et surtout préparer la nouvelle salle informatique, qui doit être sécurisée, climatisée, équipée de nouveaux onduleurs et de toutes les prises réseau et électriques ', détaille Christophe Bodet. Pour faire l'interface avec les différents prestataires, mieux vaut désigner un chef de projet en interne qui veillera au respect des plannings et à la sécurité des opérations. ' Nous avons commencé très tôt à réfléchir à la meilleure façon d'arrêter les serveurs. Il était primordial d'anticiper les pannes possibles, car certaines machines n'avaient jamais été éteintes et nous n'étions pas sûrs qu'elles allaient redémarrer ', note Blaise Thauvin, directeur technique d'Amen. Lorsque l'on doit déménager un parc de plusieurs centaines de postes, il est également essentiel de s'assurer que tous les intervenants (déménageurs, électriciens, techniciens informatiques, etc.) disposeront de plans d'implantation rigoureusement identiques. ' Il n'est pas question de jouer à la bataille navale pour trouver les bonnes sorties des prises du réseau ', prévient Marc Codron. Pour cela, il faut étiqueter chaque poste et le situer physiquement sur le plan d'implantation. Pour les imprimantes, il faut aussi identifier qui imprime sur quoi, pour tout reconnecter à l'identique. ' Deux semaines avant le transfert, nous avons gelé les évolutions de notre parc afin de respecter l'inventaire ', ajoute Blaise Thauvin. Nous avons également averti très en avance nos clients qu'il y aurait une coupure sur le réseau. ' Ce travail de communication est essentiel et ne doit surtout pas être négligé. ' Il faut aussi établir des plans de secours pour être prêt à réagir en cas d'incident, ajoute Olivier Huet. Chez KPMG Entreprises, chaque équipement classé selon sa criticité, devait avoir une solution de remplacement identifiée et l'organisation de l'assitance aux utilisateurs devait pouvoir fonctionner en mode dégradé afin d'informer les clients en cas de défaillance majeure du système informatique ', précise-t-il. Sur le site d'arrivée, tous les accès doivent également être vérifiés. ' Mieux vaut s'assurer que des baies de 2 mètres de haut et pesant plus de 150 kg pourront rentrer facilement dans la salle machines ', explique Christophe Bodet. ' Il faut aussi prévoir une astreinte très forte pour les ascenseurs et les monte-charge, en veillant à avoir un stock de pièces de rechange en cas de panne ', ajoute Olivier Huet. ' Il ne faut faire confiance à personne et visiter absolument le site d'arrivée avant le transfert pour être certain que tout est prêt ', résume Marc Codron.
La mise en ?"uvre : une véritable course contre la montre
Trouver le bon jour pour déménager est souvent un véritable casse-tête. Comme il faut limiter au maximum l'arrêt des machines, les transferts ont souvent lieu de nuit ou le week-end. Lorsque cela est possible, il est toutefois préférable de déménager en semaine afin de réduire les coûts d'astreinte des différents intervenants. Lorsque la distance entre les deux sites est importante, mieux vaut également éviter les bouchons des grands départs et penser à protéger ses équipements des chocs thermiques. ' Dans une salle machines, la température oscille autour de 19 ?'. En cas de canicule ou de grand froid, le transfert pourrait être fatal à certains serveurs. Pour ne courir aucun risque, exigez du transporteur qu'il utilise des camions climatisés ou des " flight cases " équipés de systèmes de régulation de la température ', recommande Christophe Bodet. Pour ne pas arrêter totalement l'activité de ses serveurs, KPMG Entreprises a préféré étaler le transfert de sa salle machines sur deux jours, et a prévu, à l'avance, des pénalités en cas de retard. Une trentaine de personnes étaient mobilisées pour le transfert des serveurs : des techniciens spécialisés dans chaque matériel, les équipes de production, les équipes réseau, certains chefs de projets applicatifs, mais aussi des électriciens, des climaticiens, ...
' Le jour J, on se retrouve dans une véritable ruche. Il y a très peu de place pour l'improvisation ', prévient Olivier Huet. Pour les environnements critiques, qui nécessitent une disponibilité continue, le système d'information peut même être basculé sur un site de secours pendant toute la durée des opérations. Le transfert effectué, les matériels informatiques sont reconnectés, paramétrés et testés.
Les écueils : prévoir l'imprévisible
Malgré une préparation minutieuse, chaque déménagement réserve des surprises. ' Un orage avait mis hors circuit la climatisation de la salle machines la veille du déménagement. Il a fallu patienter une semaine pour pouvoir démarrer nos serveurs de calcul massifs ', se souvient Christophe Baudet. Pire encore, à cause du retard accumulé dans la construction de ses nouveaux locaux, le transfert de tout le parc du siège parisien d'Altadis a été bloqué plus de trois jours. ' L'immeuble ressemblait à une véritable fourmilière, avec des ouvriers à chaque étage. Dans ces conditions, les risques de vols sont importants et la vigilance s'impose ', précise Marc Codron. Le redémarrage de l'exploitation peut aussi être source de stress. ' Les serveurs n'aiment pas être déplacés et certains peuvent lâcher peu de temps après un transfert ', indique Christophe Baudet. L'important est donc de prévoir un plan de secours pour chaque difficulté afin de pouvoir redémarrer à temps. Pour toutes les entreprises interrogées, le respect des délais était impératif. ' Nous avons pris soin de renforcer notre hot line et nous avons surveillé les mails de nos clients après le redémarrage pour nous assurer que tout fonctionnait de nouveau parfaitement ', explique Blaise Thauvin.
Les gains : une optimisation des ressources
Un déménagement est souvent l'occasion de faire un grand ménage dans son parc et d'optimiser ses ressources. Les matériels obsolètes sont mis au rebut, les postes de travail sont nettoyés, les logiciels sont remis à jour...
' Sur 200 imprimantes de proximité, nous n'avons gardé que les 80 plus récentes que nous avons réaffectées de manière plus rationnelle. Nous avons aussi remplacé tous les écrans cathodiques par des LCD 17 pouces, ce qui a permis de gagner de la place ', détaille Marc Codron. Beaucoup d'entreprises en profitent également pour consolider leur SI en rachetant des serveurs plus puissants ou en améliorant leur sécurité. ' Nous avons augmenté la capacité d'accueil de notre informatique centralisée et le niveau de redondance de notre salle en nous équipant de systèmes de climatisation, de détection d'eau, de système anti-incendie de pointe, etc. ', confie Olivier Huet. Les nouveaux locaux sont aussi remis à neuf, avec des travaux de mise aux normes, l'installation d'un nouveau réseau en fibre optique et, de plus en plus souvent, un basculement de la ToIP.
Si vous êtes pressé
Rarement abordé dans les problématiques de sécurité, le transfert informatique est pourtant l'une des opérations qui induit le plus de risques. Au simple transport des matériels, s'ajoutent désormais beaucoup d'autres prestations : audit, inventaire, sauvegarde, nettoyage, modifications techniques... mais aussi redéfinition d'architecture réseau, construction ou remise aux normes de salles informatiques. Le caractère inhabituel des transferts rend l'exercice encore plus complexe et périlleux et nécessite de faire appel à de véritables spécialistes. La préparation est essentielle. Elle peut prendre plusieurs mois. Rien ne doit être laissé au hasard. Un transfert raté peut signifier l'arrêt total de l'entreprise pendant de longues heures. Parfois même pendant plusieurs jours !
Le transfert de matériels informatiques exige une préparation, parfois de plusieurs mois, qui mobilise de nombreux intervenants (déménageurs, spécialistes réseaux et télécoms, climatologues...). La prestation se paye cher, surtout si elle inclut une obligation de continuité de services. Peu d'entreprises acceptent de révéler le montant de l'enveloppe, qui peut parfois atteindre des millions d'euros ! Autant dire qu'il vaut mieux avoir une bonne raison de bouger.
Un transfert informatique ne s'improvise pas. Selon son ampleur et les contraintes de disponibilité du système d'information, il peut nécessiter plusieurs mois de préparation. Inventaire minutieux, choix des prestataires, parfaite coordination des différents partenaires, rétroplanning, plan de secours sont indispensables. Si rien n'est laissé au hasard avant le jour J, l'opération s'en trouve grandement facilitée. L'important est d'avoir tout prévu... à l'avance.
Un déménagement informatique est une bonne occasion de se débarrasser des matériels obsolètes. Certaines entreprises en profitent également pour consolider leur centre de données en s'équipant de serveurs plus puissants et procèdent à des rotations d'équipements de poste de travail entre différents services. Les nouveaux locaux sont généralement remis à neuf, avec des travaux de mise aux normes, en matière de sécurité, et l'installation d'un réseau en fibre optique.
La complexité d'un transfert informatique nécessite de faire appel à des spécialistes. S'il existe sur le marché beaucoup d'intervenants, très peu sont réellement capables de prendre en charge des projets importants ou particulièrement complexes. En dehors des services dédiés de grands prestataires comme IBM ou HP, pouvant assurer une prestation complète, de l'aménagement de locaux au déménagement sécurisé, les prestataires spécialisés se comptent sur les doigts d'une main.
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Retour d'expérience : Bien préparer le terrain
' Un temps de transfert divisé par 4 '
En décembre dernier, Amen doit déménager un de ses centre de données de Courbevoie (92) à Saint-Denis (93). La date tombe mal pour l'hébergeur, car c'est le mois le plus chargé en termes d'e-commerce. ' Nous devions déplacer plus de 600 équipements, dont 450 serveurs Sun Cobalt spécialisés dans l'hébergement et 200 serveurs Linux et Windows. Cette opération devait être la plus rapide et la plus transparente possible pour nos clients. Nous avons donc préparé au maximum le terrain. Le site d'arrivée n'étant pas très éloigné, nous y avons installé des baies neuves sur lesquelles nous avons monté toutes les glissières avant le transfert des machines. Nous avons changé tous les câbles, ce qui nous a permis de précâbler toutes les baies. Nous avons aussi fourni à Ingenova, chargé du déménagement, un inventaire précis de notre parc avec, pour chaque baie, un fichier Excel dans lequel étaient listés tous les serveurs à connecter. Enfin, nous avons déménagé à l'avance une quarantaine de serveurs de supervision, que nous avons utilisés durant le transfert pour contrôler le redémarrage de chaque machine. Grâce à cela, le déménagement planifié sur 48 heures n'a duré qu'une grosse journée et nos clients n'ont été, en moyenne, arrêtés que six heures. Il faut dire que lorsque l'on tient à bout de bras un serveur qui héberge les mails de 15 000 personnes, il y a urgence. '
Amen
Retour d'expérience : Une obligation de résultat
' Pouvoir anticiper les problèmes '
En novembre 2006, les 600 salariés du siège parisien d'Altadis devaient emménager dans un immeuble flambant neuf de la Porte de Châtillon à Paris. Le déménagement, programmé quatre mois plus tôt, avait été bien préparé. ' Nous avions dressé un inventaire complet de notre parc, étiqueté les équipements et établi un plan d'implantation. Le jour J, tous les intervenants étaient mobilisés. L'opération aurait dû se passer sans heurt. Mais, à l'arrivée des premiers camions, certains corps de métier (peintres, électriciens...) étaient toujours sur le site. Cela rendait impossible la connexion des PC à certains étages ! Nous avons dû décaler le transfert de l'informatique, puis mobiliser les équipes d'Otsi de nuit, le samedi et le dimanche. Si nous n'avions pas exigé du prestataire un engagement de résultat en amont, nous n'aurions jamais pu terminer à temps. Il est essentiel de toujours prévoir l'imprévisible et de suivre de très près les jours précédant le déménagement pour pouvoir anticiper les problèmes. Un bon conseil, ne jamais croire sur parole un chef de chantier lorsqu'il vous dit que les travaux sont terminés. '
Altadis
Avis d'intégrateur : ' Le droit à l'erreur n'existe pas '
Quelles sont les spécificités d'un déménagement informatique ?
Le transport du matériel n'est que la partie visible de l'iceberg. Le plus complexe dans ce type de projet est de pouvoir garantir au client un redémarrage de ses systèmes. Pour cela, il faut au préalable cartographier précisément l'existant en dressant un inventaire complet du parc et de tous les liens télécoms à mettre en place. Il faut ensuite identifier les priorités et les risques selon les équipements, prévoir des plans de secours et organiser méthodiquement le processus de transfert jusqu'au site d'arrivée. Contrairement à d'autres projets, le droit à l'erreur n'existe pas.
Quelles sont les principales difficultés ?
Il faut penser à tout : par exemple, un camion qui tombe en panne, un serveur qui ne redémarre pas, une porte qui est trop étroite... La difficulté tient à la multiplicité des détails qui feront de l'opération un échec ou un succès. Il ne faut pas oublier non plus que ce projet nécessite plusieurs mois de préparation, et qu'en interne, il va falloir dégager du temps pour s'en occuper.
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