Un déploiement international en moins de trois semaines
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“ J'ai vécu deux installations d'Oracle Financials. ” Vincent Boujnah, directeur administratif et financier (DAF) de Toluna (PME spécialisée dans le sondage en ligne), connaît la puissance des grands progiciels, mais il sait aussi les efforts qu'ils réclament pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Alors, quand sa société décide, en début 2005, de rapatrier la comptabilité jusque-là sous-traitée dans un cabinet, ses dirigeants présélectionnent des progiciels moins imposants : ceux de Sage, de CCMX (aujourd'hui Cegid), et d'Exact, un éditeur néerlandais peu connu en France. C'est ce dernier qui l'emporte. Notamment en raison de sa couverture internationale. Un critère primordial pour Toluna qui, en dépit de sa jeunesse, est présent dans quatre pays : France, Angleterre, Allemagne, et Etats-Unis.
L'installation et le paramétrage du progiciel se déroulent en trois semaines, en mars 2005. Moins de dix jours suffisent aux consultants pour la France, et quelques-uns dans les entités étrangères pour adapter l'outil aux contraintes réglementaires locales. En avril, commence la fastidieuse opération de récupération des données. “ Nous avons repris les balances au 31 décembre, et ressaisi les trois premiers mois d'activité ”, indique le DAF. Ensuite, pendant un mois, la société s'astreint à une double saisie dans l'ancien et le nouveau système pour identifier les points d'achoppement. Des écarts sont constatés dans le calcul de la valeur nette de certaines immobilisations ou dans l'établissement des montants de TVA sur encaissement. Mais, désormais, tout est réglé. “ Aujourd'hui, nous sommes calés sur la logique d'Exact ”, précise Vincent Boujnah.
La consolidation se fait en dehors du progiciel
Aujourd'hui, le progiciel couvre la comptabilité, la gestion des ventes, et les bons de commande. Le DAF apprécie par-dessus tout la flexibilité de l'outil. “ Renommer un compte ne prend que quelques secondes. ” L'exploitation des données, source de frustration fréquente des entreprises, ne pose guère plus de problèmes. “ Une requête, et j'exporte les données dans Excel pour les manipuler. ” En revanche, si Exact propose une vue unifiée des données des différents pays, il ne s'agit pas d'une consolidation : celle-ci nécessite un traitement en dehors du progiciel. Actuellement, les filiales saisissent leurs données directement dans le back office, hébergé en France via un réseau privé virtuel. Mais il est question d'installer une instance d'Exact en Angleterre, où la société est cotée. Enfin, Toluna envisage de déployer le module E-Synergy, du même éditeur, pour intégrer dans son progiciel la gestion commerciale, la gestion de projet, et la consolidation financière.
o.roberget@01informatique.presse.fr
Le cas étudié
Activité : sondage en ligne (panel de 1,3 million d'internautes).
Siège : Paris.
Implantation : Londres, Francfort, et New York
Chiffre d'affaires 2006 : 12,5 M d'euros.
Effectif : 85 personnes.
S'équiper d'un progiciel de gestion dans un contexte de forte croissance internationale.
Exact Globe Enterprise (comptabilité, gestion des ventes, et bons de commande) en version Windows, avec base de données SQL Server. Intégration prochaine de modules dédiés à la gestion commerciale, à la gestion de projet, et à la consolidation financière.
Coût du projet : 25 000 euros (logiciel, services, et matériel).
La lourdeur de reprise des données de l'ancien progiciel.
L'adaptation à la logique du progiciel pour des opérations spécifiques (immobilisations et gestion de la TVA).
Le manque de légitimité d'Exact dans la sphère des commissaires aux comptes.
