Modéliser les processus métier et cartographier

Christophe Quester

01 DSI

le 18/06/2007 à 07h00

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Urbaniser, c’est prévoir

Pour un développement durable du SI

Un dialogue renforcé avec les métiers

Querelles décoles autour du plan de travail

Modéliser les processus métier et cartographier

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“ Aucun projet informatique n’est validé, aucune décision ne peut être prise sans avoir satisfait à des contrôles techniques et de cohérence ”, expose Jean-Christophe Lalanne, adjoint du directeur général des systèmes d’information du groupe Air France-KLM. Et, complète-t-il, pour lancer des projets, il faut en passer par “ un ensemble de règles de gouvernance s’appuyant sur des principes techniques fonctionnels et stratégiques ”.

Outre une volonté partagée de la DSI et des directions métier, la mise en place d’une stratégie d’urbanisation requiert un cadre méthodologique et quelques outils. Ces derniers doivent aider à une meilleure connaissance du système d’information en place, et à mesurer l’écart avec les besoins des métiers, dont les processus auront été, au préalable, modélisés.

La cartographie des applications constitue un premier outil, que l’on décline au niveau fonctionnel, en incluant les référentiels de données. Si toutes les entreprises possèdent un état de leurs applications, l’urbanisation nécessite l’industrialisation du procédé et la tenue à jour en continu d’une cartographie.

Le cadre méthodologique définira les principes régissant l’évolution du système d’information dans ses composantes applicatives, fonctionnelles et techniques. Le tout se matérialisera dans la conduite d’études d’urbanisation, prérequis indispensable à toute décision relative à un projet informatique.

“ La cartographie applicative forme la composante de base de notre démarche d’urbanisation, lance Janick Taillandier, DSI de la RATP. Pour la mettre en place, nous nous sommes appuyés sur la connaissance de la maîtrise d’ouvrage pour les grands systèmes d’information. Nous disposions déjà d’une cartographie, mais pas vraiment outillée. ” La cellule d’urbanisation de la RATP a animé et mis en œuvre le processus. “ L’outil fonctionne depuis un an ”, précise Janick Taillandier.

Un dispositif lourd à installer

A l’Assistance Publique–Hôpitaux de Marseille (AP-HM), Frédéric Laurent, architecte système d’information et responsable de l’intégration, a connu une démarche quelque peu différente. Dans le cadre de son nouveau projet d’établissement, l’organisme de santé a conclu que d’importants changements s’imposaient pour que le système d’information atteigne le niveau de performances souhaité.

Et a jugé son urbanisation indispensable. La première étape a consisté à modéliser tous les processus ayant trait au patient (soins, prises de rendez-vous…) pour aboutir à l’achat d’une solution de dossier médical informatique (DMI). Une fois achevée, la modélisation des processus a été suivie d’une cartographie des applications.

“ Cette étape est assez longue, souligne Frédéric Laurent. Il nous a fallu entre six mois et un an pour la modélisation des processus de soins, en incluant la cartographie applicative, pour une centaine d’applications. ” Frédéric Laurent avoue la lourdeur et la difficulté rencontrées lors de l’installation du dispositif, notamment pour alimenter en permanence la cartographie.

“ Cela demande des efforts, mais la contrepartie en vaut la chandelle : avoir une cartographie à jour est essentiel. ” Une expérience bénéfique pour la suite, car la modélisation des processus et la cartographie des applications vont peu à peu s’étendre à l’ensemble du périmètre fonctionnel : finance, administration, logistique…

Concevoir un cadre méthodologique

Chez RTE, filiale d’EDF depuis 2006, c’est un peu le cheminement inverse que l’on a observé. “ Nous nous sommes détachés de la vision strictement cartographie applicative qui prévalait chez EDF, explique Arnaud Hertz, directeur de la division d’urbanisme et des solutions informatiques. Nous travaillons sur une cartographie fonctionnelle, et, plus en amont, sur les processus. ”

La réflexion a débuté en 2001, et la méthode a été mise en place progressivement, à compter de 2003. “ Nous avons réfléchi sur les différents programmes de RTE et la façon dont étaient constitués les systèmes d’information qui les sous-tendent, se souvient Marc Berrier, directeur adjoint du département d’urbanisme et des solutions informatiques. Petit à petit, nous avons constitué notre référentiel d’urbanisme, c’est-à-dire les cartographies, la doctrine et la démarche. ”

La doctrine repose sur quatre règles. Les deux premières ont trait à la définition des référentiels de données nécessités par les métiers et des entrepôts de données à vocation décisionnelle. La troisième impose la mutualisation des outils à l’intérieur de chaque programme, dans un souci de rationalisation du système d’information.

La dernière, enfin, concerne les référentiels techniques, avec une volonté de mise en avant des composants techniques. “ Ces quatre règles constituent un document de doctrine, explique Marc Berrier. Une doctrine accompagnée d’une réflexion en plusieurs étapes, dont l’identification des processus, des blocs d’applications, des référentiels de données, des éléments techniques. ”

De six à neuf mois pour une étude

Une fois la méthode et ses composantes établies, elle doit se concrétiser sous la forme d’une étude. “ Il est assez structurant de coucher sur le papier un nouveau service, un nouveau besoin, surtout dans un contexte de système d’information en constante évolution ”, confie Jérôme Bourreau, DSI de Voyages-SNCF.com.

“ Une étude d’urbanisation, c’est d’abord du papier, puis cela devient des projets de construction, comme pour une ville ”, décrit Christophe Longépé, directeur de l’urbanisme et des référentiels des systèmes d’information de la Société générale. Une étude s’appuie sur les cartographies pour dresser un bilan de l’existant, définir une cible et la façon de faire converger l’existant vers cette cible. Elle comprend également le cadre de référence dans lequel s’évalue le projet à l’étude.

“ A chaque fois qu’un nouveau projet est lancé, la question à se poser est : en quoi nous permet-il d’atteindre la cible définie ? ”, conclut Christophe Longépé. Selon Marc Berrier, l’étude doit aider le décideur à insérer tout nouveau composant applicatif dans le système d’information en place, en toute connaissance de cause.

Définir des étapes pour dialoguer

Pour mener une étude d’urbanisation, six à neuf mois semble un délai raisonnable. Dans le cas d’un processus transversal à l’entreprise, qui impliquera différents métiers et, donc, plus de personnes, il faut compter jusqu’à un an. Comme toute étude, elle s’effectue en mode projet, avec des comités directeurs, de pilotage et de suivi opérationnel.

Ce dernier se composera de profils complémentaires en terme d’alignement stratégique, de métiers et d’infrastruc­tures. Christophe Longépé préconise de consacrer du temps, en amont de chaque étude, à un document décrivant les détails des livrables et les processus de leur livraison. “ Il importe d’établir des étapes pour la cible. Trois est un bon chiffre. A l’issue de la première étape, les parties prenantes disposent de livrables leur permettant de dialoguer et de régler quelques éventuels différends. C’est du temps bien investi. ”

Prendre son temps, savoir prendre du recul, un complément indispensable pour mener à bien une politique d’urbanisation. Selon les professionnels, le principal ennemi des urbanistes demeure l’urgence.