L'audit : une étape indispensable pour rationaliser

Vincent Berdot

01 Informatique

le 18/07/2007 à 11h46

envoyer
par mail

imprimer
l'article

Qui imprime quoi, sur quelle machine, comment, à quelle fréquence, et, surtout, pour quel coût global ? Pour répondre à ces questions, une méthode : l'audit. Il s'opère en deux phases d'analyse, l'une logicielle, l'autre humaine. La première vise à obtenir une photographie instantanée du parc via des outils d'analyse des flux installés sur les serveurs d'impression. Edités par des spécialistes (Doxense, Bluemega, Equitrac, ASG, Macro 4), ils sont revendus par la plupart des constructeurs.

Des outils d'analyse plus accessibles

“ Ces logiciels collectent des données sur le nombre de machines, les modèles, les numéros de série, les pages imprimées, les modes d'impression couleur/brouillon, ou les alertes contenues dans les machines ”, explique Hubert Potier, PDG de Bluemega. Parmi les critères de différenciation, on retiendra la capacité à décrypter, au-delà des seuls flux d'impression, les bases de données MIB (Management Information Base) privées contenant des informations sur les composants des machines. On citera aussi la faculté de dénombrer les pages éditées par les copieurs, et non pas uniquement celles issues des imprimantes.

D'ordinaire, ces audits logiciels sont mis en œuvre par les grands comptes. Mais ils pourraient rapidement émerger dans les PME. Surtout depuis que ces utilitaires ont pris l'apparence de clés USB. Depuis un PC sur le réseau, celles-ci récoltent en quelques secondes les principales données cartographiant le parc d'impression et ses volumes. Avec toutefois moins de précisions que les offres décrites précédemment. Revendues en France par Bluemega, ces clés seront bientôt distribuées par les constructeurs et leurs partenaires.

En combinant des photographies du parc à intervalles réguliers, réalisées à l'aide de ces clés USB, on évalue les volumes et leur évolution. On en déduit ensuite un coût global du parc en se basant sur le prix standard des modèles et des consommables associées. Mais ce modèle a ses limites : il relève de l'approximation et, repose sur une approche uniquement quantitative. Il exclut ainsi de son périmètre le ressenti des utilisateurs.

Les grands comptes soumettent donc aussi leur parc à des analyses humaines, qui demandent plusieurs mois. C'est la seconde phase de l'audit. “ Les consultants épluchent les factures liées aux consommables, analysent les contrats de services passés avec les constructeurs, ou conduisent des entretiens avec les utilisateurs pour connaître leur façon d'imprimer ”, explique Yves Dubus, PDG de Nextwork, société de conseil en impression.

Une meilleure centralisation des impressions

Au final, les audits quantitatifs et qualitatifs préconisent une meilleure centralisation des éditions. Celle-ci est la grande nouveauté des dernières années. Elle doit beaucoup au succès des systèmes multifonctions (en anglais Multifunction Peripheral ou MFP), historiquement poussés par les constructeurs de copieurs. En agrégeant l'impression, la copie, le scanner, voire le fax, ces machines remettent en question l'impression hautement distribuée, que prônent les fabricants d'imprimantes. Mais ces derniers s'y sont peu à peu convertis. A l'image de HP, qui, en deux ans, s'est déjà octroyé 10 % des parts de marché des MFP d'une trentaine de pages par minute.

Dans ces conditions, les audits définissent la forme que doit prendre cette concentration des impressions. Sachant que la future architecture doit, d'une part, réduire au maximum la sous-exploitation des machines et, d'autre part, éviter de pénaliser les utilisateurs par de trop grands déplacements. A noter que la phase de déploiement qui suit l'audit est de plus en plus souvent assortie d'une prestation de services dépassant le seul cadre de la maintenance.

Un audit immédiat grâce à une clé USB

agrandir la photo

Un PC sur le réseau et un outil d'analyse des flux dans une clé USB. Voilà les seuls éléments nécessaires à la réalisation d'un audit express sur un parc d'impression. Distribuée en France par Bluemega, la clé répertorie les machines et relève les compteurs des pages imprimées.