Des garde-fous pour l'impression

Vincent Berdot

01 Informatique

le 18/07/2007 à 11h46

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L'audit et la rationalisation du parc contribuent pour beaucoup à la réduction des coûts. Mais celle-ci serait incomplète sans une politique de contrôle des impressions. Contrôle pour restreindre l'usage de la couleur, limiter la densité d'encre utilisée, lutter contre l'oubli des documents imprimés sur les machines, répartir les flux en fonction des disponibilités des imprimantes, ou encore imposer le recto/verso. Des outils de contrôle de flux assurent ce rôle de garde-fou. Ils prolongent souvent les logiciels d'audit de parc, avec lesquels ils forment une même gamme de produits : Watchdoc (de Doxense), Colombus (de Macro 4), Equitrac (de l'éditeur éponyme)…

“ Installés sur le serveur d'impression, ils filtrent dynamiquement les flux, et les routent vers les bonnes imprimantes ”, indique Vincent Lemaire, directeur de Doxense. Ce routage répond à des règles spécifiées par l'entreprise. Elles prennent en compte plusieurs paramètres, tels le profil de l'utilisateur (selon la fonction hiérarchique par exemple), le type de document (e-mail, tableau, texte, facture…), son format (A3, A4), sa taille, ou encore son contenu (monochrome, couleur). De cette analyse, ressortent des restrictions. Pour certaines configurations, les modes brouillon ou recto/verso seront, par exemple, imposés, et la couleur interdite.

Tenir compte des files d'attente

Autre critère de routage : le trafic. “ La redirection des flux sur les machines est, par ailleurs, guidée par l'état des files d'attente, explique Guy Haddad, responsable marketing de Macro 4. Elle tient compte, bien sûr, des contraintes de déplacement des utilisateurs. Certains spools deviennent même prioritaires selon le degré hiérarchique de la personne qui les aura déclenchés. ” Du côté du poste de travail, l'utilisateur ne voit qu'un périphérique virtuel. Une fois son document édité, le logiciel de contrôle des flux lui notifie le lieu où il doit le récupérer.

Le concept de l'imprimante virtuelle ne s'applique pas qu'aux seuls contrôles des flux. Il est aussi mis en œuvre pour l'impression externalisée, une autre source d'économie. Dans cette approche, relativement récente, le flux de l'utilisateur est automatiquement routé vers un prestataire externe. Lequel imprime, met sous pli, et poste les documents. On l'aura compris, ceci ne concerne que des documents destinés à sortir de l'entreprise. “ Notre service génère 50 % d'économie si nous incluons toutes les ressources nécessaires à l'impression et la mise sous pli ”, avance Jean-Michel Berard, PDG d'Esker. L'éditeur lyonnais imprime pour ses clients 1 million de pages par mois, dont la moitié en couleur, toutes sur une Igen3, imprimante de production de Xerox. Maileva, filiale de la Poste, et, plus récemment, DHL se positionnent sur le même créneau.

Ne plus oublier son document imprimé

Troisième option après le routage intelligent des flux et l'externalisation de l'impression : la chasse au gâchis. Combien de documents sont abandonnés sur les imprimantes ? Au moins 20 %, avancent les constructeurs. D'où l'idée récente de conditionner l'impression par une démarche active des utilisateurs. Sur le plan technique, cela se traduit par l'installation de lecteurs de cartes à puce sur les imprimantes. Ils forcent les utilisateurs à s'authentifier pour récupérer leurs travaux.

Bluemega revend ainsi les produits Safecom et Followme. Lexmark, quant à lui, intègre la solution de Pharos dans ses multifonctions. L'autre intérêt de ces offres : elles favorisent l'impression “ portable ”, puisque l'insertion de la carte détermine l'imprimante. Mieux encore : ces offres incorporent une fonction de “ charge back ”, qui refacture les coûts aux différents départements de l'entreprise.

Un moteur de règles filtre les impressions

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L'utilisateur déclenche une impression sur une machine virtuelle. Son flux est transmis à un moteur de règles installé sur le serveur d'impression. Selon le profil de l'utilisateur, le type de document et le trafic, l'impression est filtrée puis routée vers une imprimante. L'utilisateur en est informé.