Faire du directeur des achats un allié

Nicolas Arpagian

01 Informatique

le 17/10/2007 à 07h00

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“ Direction souvent incriminée. ” Dans bien des organisations, les équipes achats pourraient reprendre à leur compte cette signification détournée, que certains managers attribuent ironiquement au sigle DSI. Elles traînent derrière elles une image de gêneurs, toujours prompts, par leurs procédures strictes et autres catalogues de produits ou services référencés, à étouffer toute velléité d'innovation. Un raccourci forcément injuste. “ Nous faisons intervenir la direction des achats quand il s'agit de grands volumes ou d'acquisitions récurrentes, précise Philippe Dalle Nogare, DSI de Bouygues Construction. Lorsque cela concerne une opération pilote, un montant faible ou des domaines considérés comme non stratégiques, la DSI traite directement avec le fournisseur. ”

En l'espèce, les achats sont perçus tel un prestataire de services, devant apporter une valeur ajoutée. “ Les acheteurs professionnels sont un vrai plus quand on se trouve dans un marché ouvert, face à de multiples prestataires, poursuit Philippe Dalle Nogare. Par contre, nous sommes souvent plus performants pour négocier quand il n'y en a qu'un seul. ”

La DSI a souvent le dernier mot

La tendance est assurément à la réduction des coûts et à la rationalisation du nombre de prestataires. Ainsi à Groupama, pour l'assistance technique, ceux-ci sont-ils passés au cours des cinq dernières années d'une centaine d'entreprises à une trentaine. Chez Capgemini, on impose un catalogue maison. Toutes les commandes – tant pour les besoins internes que pour les clients – passent par un outil interne d'e-procurement. Ce qui signale automatiquement les commandes effectuées hors de ce porte-feuille établi par les achats. “ Mon rôle n'est pas d'évaluer les qualités techniques d'un logiciel, prévient Alain Teig, responsable des achats informatique et télécoms de Capgemini France. Mais je veille à ce que nos procédures de contrôle autorisent un délai d'intervention rapide, généralement un avis à J + 1, tout en optimisant au mieux les conditions d'achat. ” Désireux de ne pas trop élargir son éventail de fournisseurs, Capgemini veut que l'on vérifie – avant d'en ajouter à la liste – que ceux déjà référencés ne fournissent pas déjà les mêmes prestations.

Côté organisation, la question se pose d'intégrer ou non l'activité achats au sein de la DSI. Chez Groupama, les achats informatiques étaient jusque-là dévolus au GIE interne (en clair la DSI maison). Mais, la compagnie d'assurances s'est dotée depuis cette année d'une direction des achats et moyens groupe confiée à Jacques Guyot. Fait notable, ce dernier fut pendant sept ans le DSI de l'entreprise. “ Il nous fallait concentrer les bonnes pratiques en matière d'achats, témoigne-t-il. En informatique, cela représente environ 200 millions d'euros par an. ” Une commission achats a donc été instaurée, réunissant acheteurs et informaticiens par domaines d'activité : études, maintenance, parc bureautique, etc. Lors de réunions mensuelles, ces binômes préparent les plans de travail relatifs aux fournisseurs, aux appels d'offres, et au suivi des opérations.

Certaines entités ont, en termes d'organisation, au contraire opté pour une intégration maximum. Au sein du Groupement Les Mousquetaires, le responsable des achats informatique et télécoms est placé sous l'autorité hiérarchique du DSI. “ Nous devons assumer la totalité de nos choix, sans pouvoir rejeter la responsabilité sur un tiers ”, insiste Georges Epinette, DSI des Mousquetaires et auteur, chez Dunod, du livre Valeur et performance du système d'information. “ Cela suppose, en revanche, que nous connaissions précisément l'offre disponible sur le marché. ” Cela, en naviguant entre la sécurité qu'offre le recours à des grandes enseignes et l'innovation, le plus souvent issue des PME. Même si celles-ci représentent par nature un risque économique plus important. C'est dans la recherche et l'identification de ces petites structures créatives que réside la légitimité de la DSI par rapport à une politique d'achat strictement financière. “ En dernier ressort, c'est toujours la DSI qui, face aux achats, a la décision finale entre deux offres, confie Philippe Dalle Nogare, DSI de Bouygues Construction. Même si nous retenons la solution la plus onéreuse. ” Sachant que cette direction informatique fonctionne sous la forme d'un GIE, avec sa comptabilité propre. Et qu'il lui faut, par la suite, refacturer ses coûts à ses clients internes. Cette approche a ainsi conduit le groupe à instaurer une veille des différents fournisseurs et de l'évolution de leurs offres afin d'identifier l'intervenant le plus pertinent. Cette tâche revient notamment aux chefs de projet, chargés de repérer les solutions innovantes.

Idem pour Les Mousquetaires, où la DSI s'est dotée d'un dispositif de surveillance du marché des fournisseurs. Afin de minimiser les risques liés à la jeunesse ou à la petite taille de certains prestataires, ceux-ci doivent prendre des engagements formels de pérennité ou de consolidation de leurs équipes. “ Nous émettons un avis sur ces entreprises, et il est en général suivi ”, confirme Alain Teig. Dans cette négociation interne, plus la DSI a une vision claire et argumentée de ses besoins, plus elle est à même de défendre ses choix en matière de fournisseurs. Soit une dimension stratégique, qui, là encore, sert le métier de DSI. “ Les PME sont toujours réceptives à l'idée de travailler avec un grand groupe, car cela constitue une référence… et génère du chiffre d'affaires, reconnaît Philippe Dalle Nogare. Elles sont davantage à l'écoute de nos attentes. Les grands opérateurs, eux, ont souvent tendance à vouloir plaquer des solutions toutes faites. ”

Et de citer le cas d'Exalead, qui a spécialement enrichi les fonctions de son moteur de recherche pour le groupe Bouygues, alors que Google n'a pas pris la peine de répondre à la demande de présentation de son offre. Soit un souci de personnalisation difficilement quantifiable dans le tableur Excel d'une direction achats.