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Des rapports interactifs pour tous les utilisateurs

Ergonomiques, les suites décisionnelles pour PME permettent aux utilisateurs finaux de créer leurs propres rapports et de requêter les données métier de l'entreprise. Une approche par étape s'avère cependant indispensable.

Stéphane Bordage

01 Informatique

le 13/12/2007 à 00h00

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Selon le cabinet Gartner, le marché mondial des du décisionnel va croître de 9,5 % par an jusqu'en 2010. Cet intérêt de la part des entreprises s'explique par “ l'émergence d'une offre adaptée aux PME ”, dit Bruno Ferrage, consultant chez BGFi Consulting. Les PME professionnalisent donc peu à peu la création et la diffusion de rapports interactifs. “ Réalisés en totalité avec Excel, nos outils de reporting atteignaient leurs limites ”, dit Didier Cabart, responsable du contrôle financier international chez Damart.

Pour Taxicolis, l'important était de “ diffuser des indicateurs d'activité à toute l'entreprise avec un délai maximum de J+1 ”, dit Emmanuel Santerne, son DSI. Cette capacité récente des outils décisionnels à faciliter l'accès aux données métier au plus grand nombre est une des principales raisons de leur succès. En parallèle, ils facilitent aussi l'interrogation dynamique des bases métier par des utilisateurs avancés. “ La technologie est assez intuitive pour qu'ils manipulent les objets métier sans avoir besoin de taper une ligne de code ”, dit Thomas Guyou, responsable du contrôle de gestion de Flexico.

L'utilisation : consulter et créer des rapports

Les entreprises doivent en effet répondre à deux types de besoins : 60 à 90 % des salariés se contentent de consulter des rapports, tandis qu'une minorité d'utilisateurs avancés doit effectuer des analyses poussées. C'est le cas du centre hospitalier Oscar Lambret. 50 utilisateurs s'appuient sur des outils décisionnels (Business Objects Edge) pour accéder quotidiennement à des données métier : nombre de patients, nombre d'actes, typologies, etc. Bien que la plupart se contentent de consulter des statistiques et des rapports mensuels préétablis, “ une dizaine créent leurs propres rapports dynamiques et interrogent directement les données métier ”, précise Didier Cauchois, responsable informatique. A terme, plus de 150 utilisateurs (sur 750 salariés) pourront manipuler les objets métiers.

La proportion varie selon les entreprises. Chez Taxicolis, près d'un salarié sur trois (70 utilisateurs) accède déjà à des données métier via des tableaux de bord basés sur le logiciel Qlikview, de Qliktech. S'ils ne peuvent manipuler librement les données, “ le détail des indicateurs peut être importé sous Excel pour une analyse complémentaire ”, dit Emmanuel Santerne. Une situation proche de celle de Damart : en attendant l'arrivée d'outils plus évolués, “ les utilisateurs consultent les données et font des analyses simples dans le module web Contributor de Cognos Planning ”, dit Didier Cabart.

Enfin, face à des publics très différents, Flexico a segmenté l'accès à ses outils décisionnels selon trois niveaux d'utilisateurs. Les premiers se contentent de recevoir des états périodiques au format PDF (ventes, commandes, etc.). Le second groupe accède à des rapports qui comportent des filtres personnalisables et différents formats de sortie : PDF, Excel, HTML, etc. Enfin, quelques utilisateurs avancés accèdent aux outils d'analyse et de requête.

Les gains : des utilisateurs autonomes

Pour les utilisateurs, le gain le plus important est de “ pouvoir s'appuyer sur une base de données métier complète et fiable, dit Didier Cabart chez Damart. C'est un préalable pour qu'ils réalisent, ensuite, des requêtes avancées et pertinentes ”. Les utilisateurs apprécient aussi l'autonomie apportée. “ L'informatique est passée d'un rôle de créateur de requêtes à celui de conseiller technique ”, note Didier Cauchois, du centre Oscar Lambret. “ Comme nos utilisateurs se sentent plus libres, ils pilotent leur activité de manière proactive ”, ajoute Thomas Guyou, chez Flexico. Cette autonomie, surtout, fait gagner du temps. Chez Damart, les utilisateurs ont gagné 2 jours (J+3 à J+1) pour la consolidation du suivi d'activité hebdomadaire. Un bénéfice important aussi pour le centre Oscar Lambret, dont l'activité critique exige de la réactivité.

Enfin, cette démarche apporte une meilleure organisation du travail et une meilleure exploitation des ressources. “ La vision synthétique, puis détaillée, des opérations réalisées avec nos partenaires améliore nos relations commerciales et permet de mener des actions correctives plus vite ”, conclut Thomas Guyou chez Flexico.

La mise en œuvre : attention aux analyses erronées

La mise en œuvre de ces outils nécessite de définir une couche de métadonnées qui abstrait le schéma technique des données pour les présenter sous la forme de données métier. “ L'implication des utilisateurs dans la définition des univers et des dimensions métier qui les composent est indispensable pour réussir cette étape. Car ils s'appuieront dessus plus tard lors de leurs requêtes ”, dit Didier Cauchois. Même démarche pour la couche de restitution. Les salariés sont les mieux placés pour arbitrer entre rapports statiques et dynamiques, et définir les indicateurs des tableaux de bord.

Taxicolis et le Centre Oscar Lambret ont ainsi défini les règles de gestion et les dimensions métier avec leurs utilisateurs. “ L'installation et le paramétrage ont été géré en interne par le chef de projet décisionnel, qui a défini l'univers et les objets métiers avec les responsables métier ”, dit Didier Cauchois. Le service informatique a ensuite réalisé les tableaux de bord, et un prestataire externe a développé les interfaces.

Reste que “ mettre des outils décisionnels entre les mains des utilisateurs finaux est une source de risques ”, dit Thomas Guyou chez Flexico. Il convient d'être vigilant sur les filtres et tris, sous peine d'obtenir une analyse erronée. Pour éviter ce type de situation, la plupart des entreprises procèdent à un déploiement en deux étapes. Elles proposent d'abord des rapports dynamiques, puis ouvrent peu à peu les outils décisionnels aux plus demandeurs. Elles assurent aussi une formation d'une à deux journées.

Au final, la mise en œuvre complète nécessite de 4 à 18 mois de charge selon le projet, répartie entre le prestataire et les équipes internes. Le coût de licence pouvant représenter jusqu'à 50 % du budget, le centre Oscar Lambret a choisi Business Objects Edge, facturé au nombre d'utilisateurs concurrents, et non à celui d'utilisateurs nommés. Les entreprises réduisent aussi les coûts de licence via des logiciels libres. Taxicolis et le Centre Oscar Lambret utilisent ainsi la base de données MySQL.

Les écueils : un projet complexe à réaliser

Malgré l'assistance apportée par des spécialistes, la mise en œuvre reste complexe sur le plan technique comme sur le plan métier. “ La structure des données dans l'entrepôt de données est primordiale ”, dit Thomas Guyou chez Flexico. La création de rapports complexes peut aussi être plus difficile que prévu “ du fait de nombreux croisements de données financières et métier, par exemple, et des calculs en lignes et en colonnes ”, dit Didier Cabart chez Damart. Enfin, la migration de rapports existants n'est pas toujours aisée. “ La transposition au format BO Web Intelligence de certains rapports et fonctions développés en BO Client-Serveur n'est pas toujours possible ”, indique Didier Cauchois. Le centre de lutte contre le cancer a aussi du acquérir le logiciel 360 View d'Amphaz pour simplifier la gestion des droits utilisateurs trop complexe avec Business Objects Edge.

Les 4 entreprises étudiées

Activité : distributeurs européens de vêtements et accessoires pour seniors.
Siège : Roubaix (59).
Effectif : 3 200 personnes.
CA 2006 : 539 M d'euros.

Problème à résoudre : enrichir les rapports financiers avec des indicateurs métiers et opérationnels.

Solutions déployées : datamart “ Finance ” dédié et déploiement de la séries 8 de Cognos. Le projet concerne 25 utilisateurs. Le budget global est confidentiel.

Activité : commissionnaire de transports.
Siège : Ronchin (59).
Effectif : 220 salariés.
CA 2006 : 60 M d'euros.

Problème à résoudre : diffuser des indicateurs de performance à l'ensemble des salariés.

Solutions déployées : entrepôt de données MySQL exploité par Qlikview de Qliktech. Le projet concerne 70 utilisateurs pour un budget global de 100 000 euros.

Activité : hôpital, centre de lutte contre le cancer.
Siège : Lille (59).
Effectif : 750 salariés.
Budget 2007 : non communiqué.

Problème à résoudre : diffuser des tableaux de bord d'activité et permettre à une dizaine d'utilisateurs avancés de manipuler directement les données.

Solutions déployées : entrepôt de données MySQL et restitution via Business Objects Edge. Le projet concerne 50 utilisateurs (150 à terme) pour un budget global de 50 000 euros.

Activité : fabrication et commercialisation d'emballages plastiques refermables.
Siège : Henonville (70).
Effectif : 700 salariés.
CA 2006 : 90 M d'euros.

Problème à résoudre : obtenir une vision synthétique des relations avec les partenaires.

Solutions déployées : entrepôt de données SQL Serveur et suite Cognos 8 pour la restitution. Le projet concerne 50 utilisateurs. Le budget est confidentiel.

Piloter l'activité métier nécessite une architecture lourde

De plus en plus d'outils, ceux de BO et de Qliktech notamment, peuvent être déployés sur des infrastructures open source : Apache, MySQL, Tomcat, JBoss, etc. Cette approche réduit les coûts de licence et met l'accent sur les dimensions métier du projet. A l'image d'Ice Breaker BI, d'Ingres, et de Live Dashboard Express, de Prelitys, les premières appliances décisionnelles open source apparaissent.

Les entreprises mettent d'abord au point leur entrepôt de données, qu'elles exposent via des rapports statiques. L'ouverture des outils de requête aux utilisateurs finaux intervient dans un second temps, quand les dimensions du modèle de données sont validées sur le terrain et que les utilisateurs maîtrise la logique décisionnelle.

Les outils de restitution ont fait de réels progrès en termes d'ergonomie. La manipulation des tableaux de bord et des rapports ne nécessite aucune formation des utilisateurs finaux. La création d'un rapport simple ne demande, par exemple, aucune ligne de code. En revanche, l'interrogation de l'entrepôt de données implique une courte formation préalable, pour sensibiliser les utilisateurs finaux aux concepts multidimensionnels.

Comme les outils sont de plus en plus simples à mettre en œuvre d'un point de vue technique, les entreprises ont tendance à ne pas investir assez de temps dans la modélisation des données (faits, dimensions, etc.). Ce qui peut avoir des conséquences importantes pour l'utilisateur final en termes de performances et de possibilités de croisement, d'où un risque d'erreur.

Didier Cabart (Damart) : “ une formation nécessaire pour les analyses poussées ”

Pour l'instant, les utilisateurs disposent de 110 rapports statiques. Ils réalisent un premier niveau d'analyse en ligne grâce au module web Contributor de Cognos Planning, et exportent les données vers Excel. A terme, ils effectueront des requêtes et des analyses en croisant toutes les données métier et financières de notre datamart Finance. Nous ne déployons les modules d'analyse que dans un deuxième temps, l'exploitation poussée de toutes ces données par des utilisateurs finaux nécessitant une formation. Au-delà des outils, la connaissance du modèle de données et de ses dimensions (sociétés, canal, marque, etc.) est indispensable, car certains croisements n'ont aucun sens.

Emmanuel Santerne (Taxicolis) : “ 90 % de consultations sans requête ”

S'ils se généralisent, les outils décisionnels restent chers. Nous suivons donc de près l'évolution des outils open source. En adaptant notre outil aux usages réels – 90 % des accès se limite à de la consultation – nous avons tenu notre budget tout en offrant un accès au plus grand nombre. Comme ils ne peuvent réaliser eux-mêmes des requêtes et analyses ad'hoc, nous proposons aux utilisateurs un accès simple et intuitif à nos indicateurs métier via des tableaux de bord dynamiques. Chaque indicateur propose un accès systématique à l'élément de détail. Et toutes les données sont exportables sous Excel pour réaliser des analyses complémentaires. Seul le contrôle de gestion utilise l'ancien outil pour réaliser des analyses ad'hoc.

Didier Cauchois (Centre Oscar Lambret) : “ créer des rapports nécessite une formation ”

Notre projet s'est déroulé en trois étapes, de 2005 à 2007. Après avoir déployé Business Objects client-serveur, nous avons créé nos propres univers et rapports statiques. En 2007 nous avons ouvert les outils décisionnels aux utilisateurs experts. Cette approche par étape a permis de former les utilisateurs référents tout en tenant nos coûts. Le chef de projet interne a défini l'univers et les objets avec les responsables métier. Résultat, les utilisateurs se sont impliqués. Ils ont déjà créé une centaine de rapports. Il leur faut entre 15 minutes pour un rapport simple et une demie-journée pour des requêtes complexes. Nous avons aussi investi dans 10 nouvelles licences concurrentes du module web pour les rendre accessibles au plus grand nombre.

Thomas Guyou (Flexico) : “ la structure des données doit coller au métier ”

La structure des données dans l'entrepôt est primordiale. Elle impacte directement le quotidien des utilisateurs. Les critères de regroupements doivent être bien affectés et formalisés, par exemple : groupe de produit à l'article, année à la transaction, etc. Comme l'entrepôt de données permet des liens entre toutes les bases de données, faire apparaître la structure hiérarchique des informations est un incontournable. Car si cette structure est mal conçue, les utilisateurs risquent d'obtenir des regroupements indus, et donc une analyse faussée. Le temps d'extraction risque aussi d'être trop long, puisque une structure approximative oblige l'outil à regarder toutes les lignes de l'entrepôt de données pour voir si les critères définis correspondent.

L'avis du consultant : Bruno Ferrage, consultant chez BGFi Consulting

(Référence BI PME : Flexico, Gault et Fremond, ABX Logitics…)

“ Le marché est en pleine croissance ”

“ Les grands éditeurs de PGI rachètent des éditeurs décisionnels pour couvrir les besoins de pilotage d'entreprise en termes de planification financière, de consolidation et de reporting. En fondant le décisionnel dans les applications, ils le rendent accessible à un nombre plus important d'utilisateurs. ”

“ Il y a un début de vulgarisation des outils décisionnels ”

“ Ceux-ci sont de plus en plus intuitifs et accessibles pour les utilisateurs finaux. Pour des analyses simples, et si le modèle métier est bien construit, ces outils répondent rapidement à leurs attentes. Mais si le besoin est plus complexe, la construction du modèle métier et, dans un second temps, du rapport requierent une véritable expertise. ”