La téléprésence dépoussière la vidéoconférence
Aussi coûteuse qu'utile, l'arme ultime du travail collaboratif renouvelle l'usage de la vidéo en entreprise en offrant une nouvelle expérience.
01net.
le 14/02/08 à 00h00
Hongkong, 16 heures. Un stylo tombe des mains d'un interlocuteur. Au moment même où il touche la table de réunion, tous les participants à la conférence tournent leur regard vers l'origine de ce bruit caractéristique. Une réaction instinctive bien normale. Sauf que la moitié des participants se trouve à Paris... La démonstration pourrait se passer d'autre commentaire : le réalisme de la téléprésence modifie fondamentalement l'expérience de la réunion virtuelle.
Depuis des années, les entreprises se sont équipées de systèmes de vidéoconférence afin de pouvoir se réunir sans avoir à se déplacer. Si le concept était intéressant, un certain nombre de barrières ont eu raison de cette technologie. Il manquait, pêle-mêle, une bande passante suffisante, des matériels faciles à utiliser ou encore une expérience attrayante pour les utilisateurs. Les télévisions équipées de caméras dormaient souvent dans un coin des salles de réunions, sous la poussière. Aujourd'hui, quatre fournisseurs ont revu complètement la manière d'aborder la téléconférence. D'un côté, les deux acteurs historiques de la vidéoconférence, Tandberg et Polycom. De l'autre, des spécialistes de l'informatique et du réseau, HP et Cisco. La différence avec un système traditionnel réside principalement dans l'environnement physique de la réunion. A peu d'exception près, la téléprésence requiert une salle qui lui est réservée d'au moins 30 m2, avec un décor imposé par le fournisseur. Objectif : donner l'impression à tous les participants d'être dans la même pièce. De plus, le système est muni de caméras (haute définition pour certaines), ainsi que d'un équipement audio professionnel incluant des micros multidirectionnels. Enfin, selon les modèles, les réunions se font sur de grands écrans plasma ou avec des rétroprojecteurs. Ainsi, les personnes sont toutes à taille réelle.
Un équipement sophistiqué donc très coûteux
L'expérience est bluffante : au bout de cinq minutes, l'utilisateur oublie qu'il ne se trouve pas en présence physique de ses interlocuteurs. Le dispositif est complété d'un système de partage électronique de fichiers. Cisco et Tandberg ont opté pour un écran supplémentaire placé au-dessus ou au-dessous des écrans principaux. Polycom, lui, équipe certaines de ses tables d'écrans rétractables sur lesquels seront affichées les présentations. Dernier raffinement, pour certaines offres, une caméra fixée au plafond saura zoomer sur un document papier ou un objet (une pièce détachée par exemple) apporté par l'un des participants. Ces salles devraient se substituer aux voyages à répétition de certains cadres de l'entreprise. Celle-ci fera l'économie des frais de voyage et verra aussi la productivité de ses collaborateurs augmenter. Actuellement, une réunion de deux heures à Madrid nécessite une journée complète, sans compter la fatigue occasionnée !
Mais on peut également évoquer les réunions qui ne se feraient jamais sans ce type d'équipement. C'est le cas lorsque l'entreprise rechigne à voir deux ingénieurs se déplacer, pour des questions de design de produits par exemple : la réunion a alors lieu au téléphone, sans possibilité de se rencontrer autour du produit. Enfin, l'entreprise peut se targuer de participer au développement durable en limitant les émissions de CO2. Si les arguments en faveur de l'adoption d'un système de téléprésence sont multiples, il faut cependant bien choisir son système car une salle équipée coûte entre 250 000 et 500 000 dollars. Or, il en faut au moins deux ! De plus, l'entreprise doit mobiliser des locaux qui seront entièrement réservés à ce type de réunion. La question du dimensionnement du réseau n'est pas non plus négligeable. Par exemple, selon les différentes offres, il faudra faire en sorte que chaque site équipé soit connecté avec un minimum de bande passante de 7,5 Mbit/s ! Les systèmes les plus gourmands réclameront quant à eux des liens atteignant 20 Mbit/s !
Une bande passante qui est, de plus, exclusivement réservée à l'usage de la téléprésence.
Des systèmes propriétaires
Les offres des quatre fournisseurs, qui incluent toutes la possibilité de crypter les échanges en AES 256 bits, ne sont pas interopérables. En revanche, elles le sont avec les systèmes traditionnels installés dans les entreprises, si ces derniers répondent aux standards, notamment à la norme H.323 (association de plusieurs protocoles comprenant la signalisation, la négociation de codecs et la transmission des informations). Cisco est le dernier en date à avoir annoncé cette compatibilité. Il est pourtant hors de question, aujourd'hui, de faire parler entre eux les systèmes ' de luxe ' des constructeurs. C'est encore très compliqué. Trois d'entre eux ont lancé leur offre dans une résolution très correcte (720p) et moins gourmande tandis que Cisco a opté d'emblée pour la haute définition (1 080p).
Rien que ce différentiel de résolution semble difficile à résoudre, puisqu'il nécessite du transcodage et qu'aujourd'hui aucun pont ne gère la définition proposée par Cisco, hors un pont propriétaire. Car les constructeurs ont développé des codecs propriétaires... Mais lorsque les clients exigeront de pouvoir parler à leurs partenaires équipés de solutions différentes, gageons que les constructeurs sauront trouver la solution. Dans ce cas, il faudra résoudre la différence de qualité de service entre les différents opérateurs. Si deux entreprises à relier sont clientes d'Orange, par exemple, le problème ne se posera pas forcément. Alors que si l'une est chez Verizon et l'autre chez Bouygues Telecom, les opérateurs devront mettre en place une politique commune de qualité de service. En effet, le système ne supporte pas la perte de paquets. L'expérience le montre : lors d'une conférence chez Cisco, dans une salle en production, un dysfonctionnement a occasionné un décalage entre le son et la voix pendant une dizaine de minutes. Une sensation ' insupportable ' jusqu'à ce que le système soit finalement redémarré.
L'entreprise qui s'équipe choisit entre deux modèles de vente. Elle peut acheter ses salles auprès d'un intégrateur et gérer elle-même la partie réseau. Ou s'adresser aux fournisseurs pour l'ensemble de l'équipement. Par exemple, il est hors de question pour HP, qui s'est doté d'un réseau mondial en fibre baptisé HVEN (Halo Video Exchange Network), de vendre une salle Halo sans la partie réseau. De son côté, Polycom a noué un partenariat avec Easynet pour la fourniture d'une solution clé en main.
Pour l'heure, la France n'apparaît pas comme un pays précurseur pour cette technologie. C'est un marché naissant, avec seulement quelques centaines de salles déployées dans le monde. Mais les constructeurs l'affirment, leurs carnets de commande se remplissent rapidement.
Les chiffres
300 000 $. C'est le prix moyen d'une salle de téléprésence. Ce montant ne comprend pas les coûts de réseau.
15 Mbit/s. C'est le débit moyen nécessaire pour avoir une bonne qualité de réunion. Il varie en fonction du nombre de codecs (c'est- à-dire du nombre de caméras), ainsi que de la résolution choisie.
30 %. C'est la réduction de coût attendue par Vodafone sur les voyages de ses cadres pour les trois prochaines années, après avoir installé une cinquantaine de salles dans plusieurs filiales. L'opérateur prévoit de rembourser son investissement en un an.
28. C'est le nombre maximum de personnes que l'on peut réunir, par salle, avec l'équipement le plus complet du constructeur Polycom.
Un équipement haut de gamme
Les salles (ici Polycom) intègrent en général trois caméras de face, et une au plafond pour le partage de documents. La projection peut être effectuée avec un rétro-projecteur ou sur des écrans plasma placés côte à côte. Le son est diffusé via des systèmes hi-fi, la parole captée par des micros placés au plafond.
2 questions à... : Sophie Duclos, DSI d'Accenture France et Benelux
Pourquoi avez-vous décidé choisir la téléprésence ?
' Pour limiter nos déplacements aériens et donc, de facto, réduire nos coûts de transport et notre impact sur l'environnement. Mais aussi pour améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de nos collaborateurs. L'année dernière, Accenture a fait son bilan carbone et il en résultait que plus de 80 % de nos émissions de CO2 sont occasionnées par nos déplacements professionnels, essentiellement ceux en avion. Pour réduire ce bilan, nous avons cherché une solution de téléprésence. '
Quels sont les avantages de cette solution ?
' Elle est simple d'utilisation : nous réservons le système et la salle via la messagerie professionnelle. Ce système donne réellement l'impression, grâce aux qualités visuelle et sonore qu'il offre, de se sentir dans la même pièce que vos interlocuteurs. Cela favorise nettement la convivialité dans les échanges et stimule les interactions, avec un gain de temps réel et une meilleure productivité. Nous n'avons pas de problèmes de fiabilité, car le système utilise notre réseau interne. '
L'avis de l'intégrateur : Aude Launay, responsable de l'offre Converged Communications de Dimension Data
' La video conférence limite les voyages d'affaires '
' Les projets émanent de la direction générale. Celle-ci, ensuite, fait appel à la DSI pour le choix et la mise en ?"uvre de la solution. Le premier argument est la réduction des frais de voyages, mais son aspect écologique est très vite évoqué également. '
' L'investissement est lourd, mais rentable '
' Les cycles de décision sont longs car, en regard des sommes à engager, la DSI se montre prudente sur ses choix. Même si on peut démontrer le retour sur investissement, il nen reste pas moins que ce sont des coûts très importants, notamment pour la mise à niveau du réseau. '
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