Les notaires ouvrent un service de coffre-fort numérique

Bertrand Braux

01net.

le 03/04/2008 à 17h45

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Paperasses volumineuses, archaïsme des procédures, archives poussiéreuses, etc., la profession de notaire souffre souvent de beaucoup de préjugés qu'il convient pourtant de balayer. Puisque celle-ci, sous l'égide de la chambre interdépartementale des notaires de Paris, vient de mettre au point un des dispositifs nationaux de conservation des documents numériques les plus sophistiqués en France.

Baptisé Service notarial de dépôt électronique, celui permet à n'importe quelle personne physique ou morale de confier à son notaire (où qu'il soit en France, s'il s'est inscrit au service) n'importe quelle donnée numérique (texte, musique, vidéo, fichier de CAO, etc.) conservée sur un support électronique (CD-Rom, DVD, clé USB, disque dur, etc.). La conservation de ces documents dématérialisés est ensuite assurée pendant plusieurs années au sein d'un coffre-fort numérique, situé dans un datacenter opéré par Paris Notaires Service, une association dépendant de la chambre des notaires de Paris.

A tout moment et sur simple demande du déposant, le notaire pourra délivrer une copie conforme des données ou les restituer définitivement à l'identique. A chaque opération (dépôt, restitution, copie, etc.) est associé un acte authentique notarié, qui est l'un des actes juridiques les plus puissants en droit français et qui servira de preuve incontestable en cas de conflit sur l'authenticité du document déposé. Le prix de ce service dépend du volume des données conservées et de la durée de leur garde.

A titre d'exemple, pour 200 Mo pendant 10 ans il faudra compter 1377 € pour la conservation des données, somme à laquelle s'ajoute un forfait de 70 euros de rémunération du notaire, ainsi qu'une prestation de chargement dépendante de la taille des données (entre 100 et 300 euros selon la tarification du notaire).

De nombreuses utilisations possibles

“ Ce service peut stocker tous types d'informations : des créations littéraires ou artistiques, des œuvres audiovisuelles, des cahiers de laboratoire, des comptes rendus d'activité de filiales, des informations comptables, des secrets de fabrication, des logiciels et même l'emploi du temps sous forme numérique de certains dirigeants de grands groupes ”, développe Alain Robert, directeur des Affaires juridiques et économiques de la chambre des notaires de Paris.

Avec ce nouveau service, il sera par exemple possible de donner une date certaine à une œuvre intellectuelle afin de prouver son antériorité, sans pour autant en divulguer le contenu, de tracer les différentes étapes d'un processus technique, juridique ou artistique, voire de confier des informations pour qu'elles soient remises ultérieurement à une personne déterminée dans le cadre d'un contrat important.

Une procédure en plusieurs étapes

La procédure pour confier un document au dépôt électronique est complexe et s'exécute en de nombreuses étapes que nous allons tenter de décrire de manière simplifiée : il faut d'abord impérativement qu'une personne physique se rende chez un notaire, avec une clé USB en poche par exemple. Cette personne devra montrer patte blanche en fournissant un certain nombre de documents comme ses papiers d'identité, les statuts de la société, son numéro de KBIS ainsi que tout document permettant de justifier de ses pouvoirs concernant l'utilisation du service.

Vient ensuite une phase de saisie permettant de décrire le document, à laquelle succède une phase de chargement du document depuis le support physique (clé USB, CD-Rom, etc.) vers le disque dur local du PC du notaire. Ce dernier doit ensuite activer sa propre clé USB, qui embarque une signature permettant de l'authentifier lui ainsi que ses associés.

A l'issue de ces premières étapes, un calcul d'empreinte numérique est effectué. Cette dernière identifie de manière unique le document et s'il arrive que l'on change la moindre virgule au document, elle sera modifiée.

Le document chiffré avec ses informations d'enveloppe est ensuite transmis au coffre via l'intranet notarial, qui en retour fournit un accusé de réception de mise au coffre. “ A chaque étape – chargement, transmission, restitution, copie –, il y a un calcul d'empreinte qui permet de s'assurer que le document n'a pas changé ”, explique Jacques Binard, directeur des systèmes d'information de la chambre de notaires de Paris.