Le Sedif passe à l'heure de la télétransmission

Alain Lavenir et Laurent Sounack

01 Informatique

le 04/06/2008 à 07h00

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Le Syndicat des eaux d'Ile-de-France (Sedif) produit et distribue l'eau potable pour 144 communes de la région parisienne. Il alimente 4 millions de Franciliens. En tant qu'établissement public, ses actes (délibérations du comité et du bureau, arrêtés…) sont soumis au contrôle de légalité, soit environ 500 documents à transmettre à la préfecture chaque année. “ Auparavant tout se faisait par papier avec envoi par coursier, une procédure relativement lourde et onéreuse ”, rappelle Sophie Francheteau, directeur général adjoint des services du Sedif. D'où la volonté de l'organisme de dématérialiser cette procédure en passant à la télétransmission dans le cadre du programme Actes (Aide au contrôle de légalité dématérialisé).

Le contexte : aller plus loin dans la dématérialisation

En 2005, le Sedif s'était déjà engagé dans une première phase de dématérialisation pour la gestion des marchés publics. “ Il y a eu alors une volonté de notre président et de la direction générale des services d'aller plus loin dans cette voie. Ceci dans un contexte de modernisation administrative, mais aussi avec un enjeu environnemental de moindre utilisation du papier ”, souligne Sophie Francheteau. Ainsi, dans une seconde phase, il était prévu d'intégrer la problématique du contrôle de légalité et de la télétransmission. L'éditeur Atexo, dont la plate-forme avait été retenue pour la dématérialisation des marchés publics, était bien placé pour répondre à cette demande. Il compte en effet parmi les 13 sociétés homologuées par le ministère de l'Intérieur pour les services de télétransmission.

Toutefois, concrétiser ce nouveau volet du projet nécessitait de préparer le terrain. La télétransmission était une première tant pour le Sedif que pour la préfecture de Paris. “ La priorité a été de fixer la nomenclature. La préfecture nous a proposé un modèle et nous avons minutieusement vérifié avec elle dans quelles classifications entraient tous nos actes ”, explique Sophie Francheteau. Par ailleurs, comme l'exige la réglementation, il a été établi une convention signée entre les deux parties qui a été officialisée au début du mois de février 2008.

La mise en œuvre : une solution générique facile à installer

Si de grosses collectivités s'équipent de leur propre plate-forme de télétransmission, le Sedif a préféré s'appuyer sur celle d'Atexo. Deux possibilités s'offraient pour envoyer les actes vers les serveurs du prestataire : intégrer des interfaces d'envoi directement dans les applications métier (gestion des délibérations, des arrêtés, etc.) ou installer une application de télétransmission générique. “ La seconde option répondait à nos besoins et était la plus simple à mettre en œuvre ”, précise Sophie Francheteau.

Baptisée Local Trust Actes, l'application est un des composants de Local Trust PAE, la plate-forme open source d'Atexo pour l'administration électronique. Elle vient en complément du module de dématérialisation pour les marchés publics déjà utilisé par le Sedif. Si son installation s'est effectuée facilement et rapidement (environ dix jours homme), son paramétrage a été nettement plus complexe.

L'utilisation : assurer la traçabilité des échanges

Les utilisateurs de la solution d'Atexo demeurent ceux qui étaient responsables de l'envoi au contrôle de légalité avant la phase de dématérialisation. “ La transmission des délibérations est réalisée par deux collaborateurs en charge de la préparation des séances. Deux autres travaillent au service RH et communiquent les arrêtés relatifs aux nominations, recrutements et avancements de grade ”, explique Sophie Francheteau. Chacun dispose d'un certificat numérique nominatif stocké sur une clé USB pour s'authentifier dans Local TrustActes. L'envoi des documents se fait par un simple attachement de fichiers joints, au format PDF mais aussi en PNG ou JPEG pour les fichiers graphiques.

Dès qu'un dépôt de données est effectué sur un des serveurs d'Atexo, celui-ci communique avec le serveur Actes du ministère de l'Intérieur, lequel émet un accusé de réception. Pour apporter encore plus de sécurité, Atexo remet tous les six mois un jeu de données physique au Sedif.

Les écueils : le paramétrage et la gestion des certificats

Comme souvent, la phase de tests a réservé quelques surprises. Plusieurs interruptions de service ont conduit à geler le projet pendant quinze jours. Un premier retard est apparu au Sedif, lié à l'installation des certificats par l'organisme. Par ailleurs, la mise en place du bon paramétrage a retardé le fonctionnement de l'interface développée par Atexo. Enfin, le paramétrage du serveur Actes du ministère de l'Intérieur a dû être modifié plusieurs fois pour que la réponse soit pleinement opérationnelle. Dans les trois cas, les problèmes ont été rapidement identifiés et résolus. Par précaution, des séries d'envois répétés ont notamment permis de s'assurer de la parfaite intégrité des données émises.

Opérationnel depuis le 26 mars, le Sedif est dorénavant en mesure d'envoyer directement les actes officiels en conformité avec les exigences légales. Déjà plus d'une quarantaine d'actes qu'il a émis ont été transmis à la préfecture de Paris. Après le programme Actes, ce syndicat des eaux s'attaque déjà à un nouveau projet : le programme Helios. Ce dernier prévoit notamment la transmission des titres de recettes et mandats de paiement par voie dématérialisée. “ La trésorerie à laquelle est rattaché le Sedif procède actuellement aux derniers calages nécessaires pour un démarrage prévu dans les prochains mois ”, précise Sophie Francheteau.

Une infrastructure hébergée par l'éditeur

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En plus d'être éditeur de la plate-forme de dématérialisation, Atexo remplit la fonction de tiers de télétransmission. Les actes adressés au contrôle de légalité sont stockés sur les serveurs d'Atexo. Ces derniers communiquent avec le serveur Actes du ministère de l'Intérieur pour l'obtention des accusés de réception.