Chez Tellus, un PGI comme prérequis à la relance d'activité
Alors que leur maison mère dépose le bilan, les salariés d'une briqueterie décident de reprendre leur société en main. Ce nouveau départ oblige à prévoir d'urgence l'implémentation d'un PGI. Le choix se porte sur Divalto.
01net.
le 27/03/08 à 00h00
Evidemment, la briqueterie Tellus-Ceram est un établissement de petite taille dont l'expérience n'est pas transposable telle quelle à d'autres sociétés qui compteraient davantage de salariés. Mais quand on sait la prudence, voir la défiance, que les mots PGI (ou ERP) peuvent inspirer à des responsables informatiques de PME, il est assez remarquable de voir que ce spécialiste des briques réfractaires (résistant à de très hautes températures) a réussi un projet d'implémentation de progiciel dans des conditions difficiles et des délais contraignants.
Le contexte : une maison mère en dépôt de bilan
En novembre 2005, IFB Group, l'entité à laquelle appartient la briqueterie, dépose le bilan. Sans qu'aucun repreneur ne se manifeste. ' Nous trouvions dommage de laisser mourir notre entreprise, une usine bientôt centenaire, qui comptait encore plusieurs centaines d'ouvriers il y a vingt ans. D'autant que nous savions que la société disposait d'un portefeuille client bien réel ', se remémore Benjamin Arboux, responsable informatique de la briqueterie, aujourd'hui nommée Tellus-Ceram. C'est pourquoi une petite vingtaine d'employés envisage de reprendre eux-mêmes l'usine : d'abord avec l'idée de monter une coopérative ouvrière. Puis en créant, en 2007, une SARL grâce aux 150 000 euros de fonds propres apportés par les salariés. Mais pour que la société Tellus-Ceram puisse continuer indépendamment d'IFB Group, il faut encore que le tribunal de commerce valide la reprise d'activités par les salariés. ' Or nous savions que si le tribunal acceptait notre projet, pour qu'il soit viable, il nous faudrait de nouveaux outils informatiques autonomes ', note Benjamin Arboux. Ce qui n'était pas le cas : le suivi de la gestion commerciale, de la comptabilité, des règlements et des immobilisations se faisait jusqu'à présent en accédant via une connexion privée (VPN) au progiciel Ligne 100, de Sage, avec sa base de données Integrale, tous deux installés sur le site d'IFB à Châteauroux, loin de la briqueterie implantée, elle, dans le Lot-et-Garonne.
La solution : la SSII prescrit l'outil
Tellus-Ceram cherche donc à installer son propre PGI. ' Nous voulions un progiciel qui fasse tout, car auparavant nous développions des applications en intranet pour étoffer l'applicatif et nous voulions éviter cela. Je ne pense pas qu'une suite de comptabilité seule, type Ciel, aurait convenu à nos besoins ', explique Benjamin Arboux. L'offre de Sage, la ligne 100 déjà utilisée par la maison mère, est jugée peu ergonomique. Le responsable informatique se voit proposer Dynamics Nav, le progiciel de gestion intégré pour petites entreprises de Microsoft. Mais c'est finalement Divalto, édité par la société éponyme, qui est retenu, ' notamment grâce au bon relationnel établi avec Adelgi, la société d'intégration qui nous avait contactés pour nous aider à porter le projet ', justifie Benjamin Arboux.
La mise en ?"uvre : une difficile reprise des données
Une fois ce choix arrêté, Tellus-Ceram commence l'intégration du progiciel. Avec, comme objectif, de ne pas arrêter le système d'information au cas ou le tribunal valider ait le projet. Cette sentence est censée tomber à la mi-juillet 2007. Alors, dès le printemps, le responsable informatique passe une petite semaine à définir les paramétrages nécessaires, en concertation avec les consultants d'Adelgi. Grâce à ce travail préparatoire, ' nous avons gagné une semaine sur le déploiement du PGI ', chiffre Benjamin Arboux. Cette étape n'a pris que six jours. Parallèlement, le responsable informatique tente de récupérer les données contenues dans la base de données d'Integrale/Sage 000, notamment celles concernant les clients. La démarche est finalement abandonnée, car les données sont obsolètes et ne sont que partiellement mises à jour. ' En revanche, nous avions quelques fiches client à jour dans un système que j'avais développé à part, à partir d'une base SQL en PHP ', précise Benjamin Arboux. Ces données sont intégrées à la base de Divalto, ainsi que d'autres, pour finalement aboutir à l'établissement de 500 fiches client et 200 autres concernant les produits les plus standards. Les formations sont assurées. Mi-juin, tout est prêt. ' Nous avons tout mis en attente jusqu'à la décision du tribunal. Allait-il nous confier ou non les rênes de la société '. Elle tombe le 25 juillet : la briqueterie revient aux mains des salariés, devenus actionnaires dès le 1er août. Dès le premier jour, Divalto est utilisé en production. Au début uniquement par Benjamin Arboux Aujourd'hui, cinq salariés utilisent les modules achat vente et le module comptabilité règlement.
Les gains : plus d'ergonomie et de robustesse
Puisque le PGI est exploité en local, les salariés de Tellus y accèdent plus rapidement que lorsqu'il fallait passer par le réseau privé VPN. Et ils évitent les déconnexions intempestives. ' Une à deux fois par jour, le réseau tombait pendant environ un quart d'heure, jusqu'à ce que le VPN remonte ', décrit le responsable informatique. ' Nous avons gagné également en ergonomie, car notre nouvelle solution s'utilise de manière plus intuitive ', poursuit Benjamin Arboux. ' Et l'on gagnera énormément lorsque nous aurons finalisé la mise en place du module production ', précise le responsable informatique en évoquant le prochain chantier. Parmi les autres pistes envisagées pour l'avenir, l'instauration de connexion sécurisées à distance pour les commerciaux, via HTTPS. Ou encore, peut-être, l'activation du module de gestion de la relation clients inclus dans Divalto.
Le calendrier du projet
Nov. 2005 : IFB Group dépose le bilan.
2006 : des salariés de la briqueterie de Monsempron-Libos envisagent la reprise de la société.
Été 2006 : Adelgi prend contact et propose Divalto.
2007 : création d'une SARL pour reprendre l'activité.
De mai à juin 2007 : préparation du paramétrage. Premières formations.
Juillet 2007 : reprise d'activité validée, installation de Divalto.
À venir : fin de la mise en place du module de production ; un module GRC est envisagé.
L'Entreprise étudiée
Activité : fabrication de produits réfractaires (briques résistant à haute température).
Siège : Monsempron-Libos (47).
Effectif : 25 salariés.
CA 2007 : environ 3 M d'euros.
Dans un contexte de reprise d'activité par les salariés, il s'agissait d'avoir une informatique de gestion immédiatement opérationnelle au moment de la décision de justice validant ou non le projet de reprise.
Le progiciel de gestion intégré Divalto de l'éditeur éponyme, implémenté avec l'aide de la société d'intégration Adelgi. Modules utilisés : achat-vente, comptabilité-règlements, production.
Il a été trop compliqué de récupérer les données contenues dans l'ancien système de gestion. Paramétrage peu aisé.
Pour 5 licences en accès simultané : 10 000 euros pour trois ans, incluant les licences et la maintenance. Environ 5 000 euros pour l'intégration et autant pour la formation.
Benjamin Arboux (Tellus-Ceram) : ' améliorer le processus de production '
' En ce qui concerne la gestion de la production, nous voulions remplacer différentes applications (base de données et suite bureautique Lotus) de suivi de production et de qualité : lots, quantités produites-rebuts... En utilisant le module production de Divalto, nous comptons gérer les ordres de fabrication, les nomenclatures et les gammes ou encore le calcul automatique des besoins de matières premières. Avec en tête des facteurs d'améliorations : éviter les problèmes d'approvisionnement en matières premières, simplifier la planification de la production ou le calcul de nos prix de vente. Enfin, concernant les aspects financiers ou stratégiques, tout est beaucoup plus simple qu'auparavant. Maintenant que nous avons repris la société, il n'y a plus à passer par le siège pour valider un souhait. '
Un PGI dont le périmètre évoluera
L'architecture trois tiers est on ne peut plus classique. Tellus-Ceram envisage de faire évoluer son application, dabord en finissant la mise en place du module de production. Et éventuellement, par la suite, en déployant un module de gestion de la relation client et une connexion à distance sécurisée par HTTPS.
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