Anios fiabilise sa communication scientifique
Pour des raisons réglementaires et commerciales, le laboratoire réalise des dossiers détaillés pour chacun de ses produits. Un long travail a été fait pour industrialiser leur production avec Livelink ECM d'Open Text.
01net.
le 15/05/08 à 00h00
Mettre sur le marché de nouveaux produits de désinfection passe par une batterie de tests et la mise en conformité avec de nombreuses normes et directives européennes. Les Laboratoires Anios sont donc obligés de produire, pour chacun de leurs produits, un dossier scientifique qui compile des dizaines de documents et peut atteindre plusieurs centaines de pages. ' En raison de l'hétérogénéité des sources et de la contribution de plusieurs services, la création de tels dossiers devenait difficilement gérable ', confie Jean-Pierre Favreau, le DSI. L'entreprise a donc recherché une plate-forme de gestion documentaire capable d'industrialiser l'ensemble de la chaîne de production.
Les besoins : des dossiers mieux réalisés et présentés
L'initiative est venue du directeur scientifique et marketing chargé de coordonner la production des dossiers. ' Avant, il attendait pour validation les documents de quatre services travaillant en parallèle. Cela posait des problèmes d'organisation et d'emploi du temps ', explique Jean-Pierre Favreau. Adopter une plate-forme de gestion documentaire devait permettre d'optimiser les points de synchronisation et de passer à un flux continu de validation. Par ailleurs, les dossiers finalisés étaient archivés dans un coffre. ' Il fallait donc les photocopier pour les consulter et ils devenaient rapidement obsolètes ', précise le DSI. Pour lui, le projet s'inscrivait aussi dans un plan global de qualité : ' Ces dossiers sont surtout utilisés lorsque nous répondons à des appels d'offres, et pour communiquer avec nos clients. Porteurs de notre image, il fallait que leur contenu soit fiable et leur présentation irréprochable. '
La mise en ?"uvre : développer un moteur d'assemblage
' Lorsque j'ai été engagé fin 2005, une première tentative d'implémentation de Livelink d'Open Text venait de se solder par un échec ', raconte Jean-Pierre Favreau. Il remarque que, à l'époque, ni l'architecture ni la conduite de projet n'étaient conformes aux préconisations de l'éditeur. Les licences ayant été payées, il est décidé de relancer le projet en s'adjoignant les services d'un expert technique d'Open Text et en confiant l'assistance à maîtrise d'ouvrage à un consultant de l'intégrateur Transmind.
La phase de préparation s'effectue entre mars et septembre 2006. L'audit technique et fonctionnel réalisé par Transmind a permis de préciser le périmètre de la plate-forme. Son socle est le module de gestion électronique de documents (GED) Livelink ECM Document Management & Collaboration, complété par des modules de numérisation (Ascent Capture de Kofax), de signature électronique (Livelink eSign) et de messagerie (Livelink eLink). Un autre composant d'OpenText, qui avait cruellement fait défaut lors de la première implémentation, est le module de transformation XML Adlib-Express. ' Livelink ne possède pas de moteur d'assemblage natif. L'éditeur a dû réaliser des développements spécifiques pour qu'Adlib-Express remplisse cette fonction ', détaille Jean-Pierre Favreau. Le module convertit les documents unitaires en PDF puis permet de les assembler en respectant leur nomenclature, un ordre d'agencement prédéfini et en automatisant le sommaire et la pagination. ' Nous pouvons ainsi travailler avec la même minutie qu'un éditeur scientifique ', ajoute-t-il.
Enfin, l'équipe projet s'est fixée un challenge :' Vingt dossiers scientifiques devaient être validés le 15 septembre, au terme de cette phase de mise en ?"uvre ', relève le DSI.
Les écueils : une appropriation difficile
Si le projet a rempli ses principaux objectifs, il achoppe encore sur deux points. Le système de métadonnées servant à la classification et à l'indexation des documents unitaires est d'abord trop complexe. Au total, 23 critères ont été retenus pour définir les propriétés des documents. ' Même si certains champs sont prédéfinis, cela décourage les utilisateurs ', reconnaît Jean-Pierre Favreau, qui dévoile qu'une simplification est à l'étude. ' Plus les critères sont précis en amont, plus la plate-forme est efficace en aval ', nuance Jean-Marc Touzard, le consultant de Transmind, qui relève aussi un blocage psychologique : ' Remplir un long formulaire pour renseigner une base de données n'est pas choquant, mais ça passe moins bien lorsqu'il s'agit d'un simple document. '
Second point critique : les contraintes du moteur d'assemblage. ' Il est trop spécifique pour être réutilisable pour d'autres types de dossiers et nous sommes dépendants d'Open Text pour le faire évoluer ', déplore le DSI. Là encore, des adaptations sont prévues pour le rendre plus universel, et transférer les compétences de paramétrage en interne.
Les évolutions : un meilleur partage de l'information
Maintenant que l'automatisation de la production des dossiers scientifiques est maîtrisée, le laboratoire veut franchir une nouvelle étape : rendre l'information contenue dans le référentiel de Livelink plus accessible. L'intégration à l'intranet a été faite en 2007 ; elle se poursuit cette année avec la préparation d'un extranet. Cette intégration de type portail repose sur l'installation de deux nouveaux modules : Communautés de pratiques, qui apporte un espace de contribution par communautés avec des outils de type FAQ, blogs et wiki, et Classification, qui fournit un mode de navigation à plusieurs dimensions (catégories, régions...) dans le référentiel produit. Quant à l'extranet, il donnera un accès sécurisé aux clients et partenaires de l'entreprise. Il vise en particulier à soutenir le développement de l'activité à l'international.
L'entreprise étudiée
Activité : conception, production et commercialisation de produits et de procédés antimicrobiens.
Siège : Lille (59).
Effectif : 340 personnes.
CA 2007 : 139 M d'euros.
Automatiser la préparation et la production des dossiers scientifiques présentant chaque produit du laboratoire.
Plate-forme documentaire Livelink ECM Document Management & Collaboration d'Open Text. Du même éditeur : Adlib-Express (transformation et assemblage), eSign (signature électronique), eLink (échanges par messagerie), Communautés de pratiques et Classification (portail). De Kofax : Ascent Capture (numérisation).
La nomenclature très précise des documents a rebuté des utilisateurs.
Seul Open Text est en mesure d'adapter le moteur d'assemblage afin qu'il soit réutilisable sur d'autres types de dossiers.
150 000 euros (dossier scientifique).
Le calendrier du projet
2004-2005 : la première implémentation se solde par un échec.
Mars 2006 : audit technique et fonctionnel réalisé par l'intégrateur Transmind.
De mars à sept. 2006 : mise en production.
2007 : intégration de la plate-forme à l'intranet.
Début 2008 : préparation de l'extranet.
À venir : adaptation du moteur d'assemblage pour l'utiliser sur d'autres types de dossiers.
Jean-Pierre Favreau (Laboratoires Anios) : ' un outil de GED n'a rien de trivial '
' Il nous a fallu de longs mois pour parvenir à automatiser la production de nos dossiers. Les outils de gestion documentaire du marché sont conçus pour gérer des workflows plus ou moins complexes ainsi que les processus de signature pour les validations. Mais aucun ne permet réellement d'assembler des documents suivant une nomenclature complexe. Leur utilisation n'est pas non plus à la portée de tout le monde. J'ai affecté quelqu'un de mon équipe à temps plein sur le projet. Il a suivi une formation d'une semaine chez Open Text pour l'administration de la plate-forme ainsi que quelques journées sur les aspects workflows et formulaires. Et, pourtant, nous sommes encore loin d'avoir exploité toute la richesse fonctionnelle de la plate-forme, et de maîtriser le paramétrage de son moteur. '
Un lourd travail préparatoire de qualification
Les documents sont publiés dans le référentiel Livelink après avoir été transformés en PDF, validés et signés. Les métadonnées ajoutées dès la phase initiale définissent un plan de classement. Cela simplifie ensuite la recherche des éléments qui composeront le dossier scientifique. Larchitecture est à trois niveaux avec un frontal web IIS, le moteur de transformation Adlib-Express et une base SQL.
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