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Un gestionnaire de réunions pour Outlook et Google Calendar
TimeBridge permet de programmer des réunions entre collaborateurs utilisant Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple iCal.
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          Un bref aperçu des réunions L’inscription au service donne accès à un espace personnel permettant de voir en un clin d’œil l’ensemble des réunions déjà programmées et quelques informations personnelles. A ce niveau, on regrette un peu que celui-ci ne reprenne pas une vue rapide de son calendrier. La présentation est épurée de toute fioriture : un grand bouton intitulé Create a New Meeting permet de lancer la création d’une nouvelle réunion. Cet espace donne également accès à quelques tutoriels vidéo, pour pouvoir se servir de l’outil.
Répondre à un besoin simple : la programmation des réunions Timebridge.com propose un service Web simple et efficace permettant de programmer des réunions avec des collaborateurs en interne ou en externe. L’atout principal du site réside dans son indépendance vis-à-vis des différents agendas. Pour l’instant, il se synchronise avec Google Calendar, avec Microsoft Outlook (2003 et 2007) et avec Apple iCal. Mais il est prévu pour fonctionner, à l’avenir, avec d’autres agendas comme Yahoo! Calendar, Lotus, etc.
Surtout, un collaborateur n’utilisant aucun de ces agendas pourra tout de même être alerté des programmations de réunions à l’aide de son adresse e-mail. Ainsi, TimeBridge permet en quelques clics de lancer une réunion par e-mail, tout en proposant d’emblée cinq créneaux horaires. Il offre également la possibilité de partager les créneaux disponibles avec les autres membres inscrits sur le service. Petit tour d’horizon de ses fonctions. S’inscrire Pour bénéficier de ce service, une inscription gratuite est requise. Rien de rédhibitoire, on se contentera de vous demander un nom, un prénom, un mot de passe et une adresse e-mail, ainsi que deux informations très utiles pour la suite : le fuseau horaire du collaborateur et le service d’agenda le plus utilisé (Google Calendar, Outlook, etc). Un e-mail de confirmation est ensuite envoyé sur la boîte aux lettres électronique.
Récupération de l’agenda Après cette première phase d’inscription, TimeBridge récupère automatiquement l’agenda du collaborateur. S’il utilise Google Calendar, le salarié devra fournir son login et son mot de passe. S’il utilise Outlook, il devra télécharger et installer sur son poste un petit connecteur logiciel qui permettra d’exporter automatiquement les données de son calendrier Outlook vers TimeBridge. Ce connecteur apportera également quelques boutons supplémentaires dans Outlook (plug-in)qui permettront d’accéder directement aux fonctions de TimeBridge (lancer une réunion, par exemple) sans avoir à ouvrir l’interface Web.
Partager ses disponibilités TimeBridge vous donne la possibilité d’enregistrer vos différents contacts, qu’il suffira d’identifier par une adresse e-mail. Il est également capable de récupérer automatiquement les contacts en provenance de Gmail ou d’Outlook, même si parfois cette fonction connaît quelques bugs. Une fois votre base de contacts constituée, vous allez pouvoir partager avec vos collaborateurs une sorte de résumé de votre agenda présentant votre disponibilité.
Vos contacts pourront accéder à une page Internet leur présentant un agenda sommaire - où les créneaux horaires pendant lesquels vous avez déjà quelque chose de prévu - seront marqués comme Busy (occupé, en anglais). Votre agenda ne leur sera ainsi que partiellement dévoilé. Cette page pourra être transmise à l’aide d’une URL, que l’on pourra insérer dans sa signature électronique par exemple. La création d’une réunion La création d’une réunion s’effectue en quelques clics en remplissant plusieurs champs :
- la liste des participants (section Send Invite To) définie à partir de leur adresse électronique, l’e-mail de chaque nouveau participant est d’ailleurs automatiquement mémorisé dans cet onglet, - l’objet de la réunion (section Meeting Topic), - un message aux participants (section Message). Cinq créneaux horaires automatiquement proposés L’organisateur a ensuite la possibilité de proposer jusqu’à cinq créneaux horaires potentiels pour la réunion en question, et ce en fonction de son agenda. Cela lui permettra d’éviter, d’entrée de jeu, les créneaux où il est déjà occupé. Ce service prend tout son intérêt lorsque tous les collaborateurs invités à la réunion sont inscrits à TimeBridge. Dans ce cas, l’organisateur de la réunion pourra voir d’emblée la disponibilité des uns et des autres, afin de fixer au mieux une heure. Ce service Web présente un fort niveau de viralité, puisque les utilisateurs encourageront leurs proches à s’inscrire s’ils veulent tirer pleinement parti du service.
Trois niveaux de réponses possibles Chaque participant convié à la réunion reçoit ensuite un e-mail qui l’invite à se rendre sur une page Web, sur laquelle il pourra valider les différents créneaux horaires en fonction de son agenda. Pour chacun d’entre eux, il pourra indiquer sa préférence : Best, si c’est l’horaire qu’il préfère, Yes, s’il est disponible sans plus, et No, s’il n’est pas disponible. Il n’aura ensuite qu’à cliquer sur Send, pour envoyer sa réponse.
Synchronisation automatique avec l'agenda Si un créneau horaire est disponible pour tous les participants, la réunion est automatiquement confirmée. Chaque participant recevant un e-mail de confirmation. Ceux qui sont inscrits à TimeBridge, et qui utilisent un agenda Outlook ou Google, verront la réunion automatiquement inscrite dans leur tablette. Ceux qui ne sont pas inscrits au service, mais qui utilisent Outlook, Google ou iCal, pourront tout de même importer l’évènement dans leur agenda électronique, en quelques clics.
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