Une boîte pour retrouver ses documents sans les classer

Alexis Grondin

01net.

le 15/09/2008 à 17h25

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Impossible de mettre la main sur le devis. Pourtant il était là, posé depuis la semaine dernière sur le coin du bureau… Quand on n'a pas toujours le temps ni le personnel nécessaire pour un classement systématique des données papier, un petit incident de ce style est susceptible d'arriver.

La boîte du savoir

Xamance, société fondée en 2004 par deux ingénieurs spécialisés dans les systèmes d'information, a trouvé la parade à ces soucis de rangement : le classement chaotique. Où comment classer… sans classer. Explication.

“ Depuis l'invention de l'imprimerie par Gütenberg, on classe l'information sur le même principe, thématiquement dans des classeurs enfermés dans des armoires. Lors de l'invention de l'informatique, on n'a pas été original et on a repris ce système avec des fichiers dans des dossiers. Or, avec les moteurs de recherche, par exemple, on a un modèle d'accès direct à l'information par mot-clé. Et comme le zéro papier en entreprise n'est pas pour demain, on a essayé d'y appliquer le principe du moteur de recherche. C'est comme ça qu'est née la Xambox ”, explique Thomas Henry, cofondateur et président de Xamance (“ xam ” signifiant connaissance, savoir en wolof). Une indexation des documents est donc réalisée afin de les retrouver immédiatement, que ce soit en version papier ou électronique.

La Xambox ressemble, extérieurement, à un petit fax. Le fonctionnement est simple : on place ses documents (devis, facture, note de frais, contrat…), du format d'une carte de visite jusqu'au format A4, sur la machine. On appuie ensuite sur un bouton qui lance le processus en trois phases : le document est numérisé, puis un logiciel de reconnaissance optique de caractères entre en scène permettant d'enregistrer la totalité du texte du document. Enfin, les données sont envoyées au PC, qui indexe le contenu.

Ainsi, il est possible de retrouver la version numérique (format PDF) sur une base de données en tapant quelques mots-clés (nom du client, de l'entreprise facturante par exemple). La sauvegarde des données peut s'effectuer en local ou en réseau.

Bac C, quatrième document après l'intercalaire n 5

De plus à la sortie de la Xambox, les feuilles traitées arrivent dans un bac, leur position étant enregistrée par le logiciel. Retrouver le document physique devient donc possible avec l'indication que donne l'interface logicielle.

Ainsi, si on rentre sur l'interface les mots “ facture PortableInfo ”, on obtient sur l'écran la réplique numérique de la facture de la société PortablInfo, l'intégralité du texte, ainsi que la position du papier dans le bac : troisième document après l'intercalaire 9 dans le bac C.

Une vidéo présente le fonctionnement de l'appareil sur la page d'accueil de Xamance.

Un appareil à 1 790 euros

Sont fournis avec l'équipement deux CD permettant l'installation de la partie logicielle du produit sur le PC de l'utilisateur (l'interface ainsi que le logiciel d'OCR et Adobe Acrobat) et les drivers de l'appareil qui se connecte par un port USB. Pour l'instant seuls Windows XP et Linux sont compatibles, mais prochainement Vista et l'OS d'Apple seront supportés par la nouvelle mouture de la Xambox.

Celle-ci intégrera une nouvelle interface et permettra dans sa version premium (coûtant 2 490 euros) de gérer plusieurs bacs. Tous les médecins d'un cabinet pourront, par exemple, gérer chaotiquement leurs documents sur une seule machine.

Cette innovation a remporté l'an dernier le prix de l'application la plus utile au huitième congrès de la recherche d'informations assistée par ordinateur (RIAO) à Pittsburgh. Le prix de la Xambox est de 1 690 euros HT et montera à 1 790 euros avec la nouvelle version de la machine, présentée cette mi-septembre aux Etats-Unis.