Rationaliser ses moyens d'impression bureautique
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Connaissez-vous le nombre de périphériques d'impression dans votre entreprise ? A cette question, 20 % des personnes interrogées fournissent une estimation surélevée de plus de 10 % et autant d'entre eux sous-estiment ce nombre de plus de 10 %. Seuls 60 % des répondants se trompent de moins de 10 %. Et encore sont-ils le plus souvent incapables de livrer des données précises quant au volume de pages produites ou au coût global des consommables. Selon Gartner, une entreprise dépense annuellement entre 1 et 3 % de son chiffre d'affaires dans ses systèmes d'impression. Mais on peut approcher les 4 ou 5 % dans certains secteurs tels que la banque-finance ou même la défense.
A ce niveau-là, il peut être très intéressant pour une société d'analyser ses pratiques et de chercher à optimiser son parc. Car des gisements d'économie, il y en a : réduction de la facture papier, de l'utilisation d'encre-toner, de la consommation électrique, etc. Bien sûr, tout n'est pas facilement compressible, car une grande part des impressions est liée aux processus métier mis en place dans l'entreprise. Toutefois, si l'on considère les chiffres alarmants de 15 % d'impressions orphelines s'ajoutant aux 20 % de documents qui sont imprimés pour être simplement lus avant d'être jetés quelques secondes ou minutes après, on constate que la sensibilisation de l'utilisateur est un élément clé de réduction de ces dépenses.
Responsabiliser l'utilisateur
C'est beaucoup plus facile maintenant que les messages à tendance écologique sont de plus en plus entendus. “ Le respect de l'environnement est utilisé pour faire adhérer les employés, car l'argument économique a très peu de prise sur eux ”, explique Hubert Potier, PDG de Bluemega Technology. Pour autant, ce n'est pas qu'un artifice : de nombreux appels d'offre d'optimisation de parc d'impression intègrent la prise en compte de critères écologiques. Cela ne suffit pas. “ Il faut en plus compenser la disparition de l'imprimante personnelle – ou quasi personnelle – par des fonctions supplémentaires ”, continue Hubert Potier. Comme la possibilité de scanner des documents ou d'imprimer en recto verso sans intervention manuelle. Instituer des bonnes pratiques durables reste difficile. Car l'utilisateur d'une imprimante multifonction (MFP, pour Multifunction Printer ou Peripheral) partagée en réseau devra la plupart du temps aller fouiller dans la pile de documents imprimés pour retrouver les siens. Et imprimer un document un tant soit peu confidentiel relèvera de l'exploit. Sauf si un système d'identification (badge, code PIN, système biométrique…) a été installé sur le périphérique. Dans ce cas, les documents ne seront imprimés que sur la demande expresse de l'utilisateur, en sa présence. Et au passage, exit les impressions orphelines. Ce type de solution présente donc un retour sur investissement plutôt rapide.
Les constructeurs se sont vite aperçus que la résolution de ce problème de confidentialité n'était totale que si les travaux d'impression stockés sur le disque dur du MFP étaient eux-mêmes chiffrés et que le système bénéficiait des mêmes protections qu'un PC ou un serveur (effacement sécurisé du disque, de la mémoire et des journaux, prise en compte de flux chiffrés). Ces fonctions sont donc disponibles sur la plupart des machines destinées à être en réseau. A charge pour les entreprises de les activer ou non selon leurs besoins. La prise en compte des problèmes de sécurité est en tout cas de plus en plus importante. “ Ce point est mentionné dans un gros dossier sur deux, désormais. Il y a un an, c'était encore un sur quatre ”, précise Claude Espinas, directeur commercial des solutions d'impression chez HP France. A tel point que le marché des consommables spéciaux (encres anticopies, papier réfléchissant, etc.) se développe fortement.
La phase clé de l'audit
Dimensionnement, localisation, performances, niveaux de sécurité, consommation, nombre : comment se construire un parc “ équilibré ” ? En conduisant un audit du parc actuel, complété par une évaluation du ressenti et des besoins des utilisateurs. Le processus amont peut être en partie automatisé, car de nombreux outils de découverte existent. Généralement, ils disposent de fonctions surtout intéressantes dans la phase d'exécution de la politique d'impression. Du coup, ils apparaîtront très vite comme des usines à gaz lors de l'audit, moment où les entreprises ont besoin d'un outil simple.
L'intervention d'un spécialiste n'est donc pas superflue, d'autant plus qu'il sera amené à faire des préconisations d'architecture cible. Une première phase de découverte du parc peut être très rapide. Et l'entreprise dispose alors d'un bilan qui la positionne face aux canons de son secteur d'activité. Mais celui-ci n'est qu'approximatif et toute offre sérieuse d'audit doit être conduite sur une période s'étalant sur un à trois mois, le temps de collecter les informations nécessaires auprès des services concernés par les achats et des utilisateurs, ainsi que sur les machines (via le réseau, ou sur les PC auxquels sont rattachés les imprimantes personnelles, ou encore directement sur les copieurs pour ceux qui sont autonomes), en tenant compte d'une période d'exploitation réelle.
Les mesures évidentes : standardiser et mutualiser
De cet audit découleront des préconisations. Hors, spécificités liées au métier des entreprises – que les offreurs prennent de mieux en mieux en compte – et à l'implantation géographique précise de leurs salariés, les mêmes recommandations reviennent souvent. Il faut standardiser. Ce qui permettra de jouer sur les volumes lors des achats de consommables, de ne pas avoir à garder en stock de nombreux types de toners, de remplacer facilement une imprimante par une autre en cas de panne et de se soucier au minimum des drivers. La prime revient donc aux constructeurs ayant des gammes très étendues et très homogènes, ainsi que des outils d'administration qui faciliteront la gestion de l'ensemble du parc.
Il faut aussi mutualiser, centraliser. Mais pas à outrance. Sans quoi certaines machines deviennent d'énormes goulets d'étranglement et doivent faire l'objet de contrats de niveaux de service difficiles à tenir. Dans une grosse entreprise, Hubert Potier préconise un rapport de un à quatre entre le nombre de périphériques d'impression et le nombre d'employés utilisant des outils bureautiques. Ce taux varie, bien sûr, selon le métier de l'entreprise et la fonction de l'employé. Le fait de changer le parc d'impression, ou du moins une partie, a également l'avantage de faire rentrer dans l'entreprise des matériels bénéficiant des dernières technologies en matière d'économie d'énergie, comme la mise en veille automatique, ainsi qu'en matière d'administration. Avec des machines suffisamment récentes, “ 20 à 25 % des pannes peuvent être traitées à distance, via le réseau ”, affirme Claude Espinas. L'étape suivante consiste à instaurer des règles d'impression qui vont empêcher les utilisateurs d'abuser de certains dispositifs. Ces règles seront maintenues par des outils installés sur le réseau, qui contrôleront les accès et remonteront aussi des informations d'utilisation des périphériques, aussi bien à des fins de facturation que d'audit en continu.
Sous-traiter, pourquoi pas ?
Les entreprises peuvent aussi confier leur parc à un prestataire de services. Jusqu'alors réservée aux plus grandes d'entre elles, qui comptent leurs périphériques en dizaines de milliers, l'infogérance de parc d'impression fait désormais l'objet de contrats adaptés à des PME ayant des parcs de 250 machines. Les économies vantées par les prestataires (constructeurs, grandes SSII, sociétés de conseil en impression, etc.) tournent autour des 30 % ou 40 %. Ces taux ne sont en fait atteignables que si l'entreprise est prête à revoir en détail ses processus de gestion et à mettre en place des outils structurants, comme par exemple des solutions de gestion de contenu. Investir pour économiser… L'idée n'est pas nouvelle, mais l'équation devient vraiment complexe.
Les mauvais chiffres de l'impression
De 1 à 3 % du chiffre d'affaires annuel d'une entreprise est dépensé en impression. Certains fournisseurs n'hésitent pas à mentionner le ratio de 5 % notamment pour certains secteurs comme la banque-finance.
40 % des responsables ne savent pas estimer la taille de leur parc d'impression avec moins de 10 % d'erreur.
30 % de la bande passante du réseau est utilisée pour les impressions.
15 % des pages imprimées ne sont pas réclamées (impressions orphelines).
20 % des pages imprimées ont une durée de vie d'à peine quelques secondes, car jetées juste après la lecture.
15 à 50 % des appels au help desk concernent des problèmes d'impression de premier niveau (bourrage papier, etc.)
40 à 50 % de la facture énergétique des imprimantes pourraient être économisés en achetant du matériel récent.
L'offre Managed Printing Services des constructeurs
La notion de client n'est pas la même pour tous les fournisseurs, tant les taux de couverture des offres et leur modularité ne sont pas les mêmes. De même, les services proposés n'offrent pas tous la même complétude. En particulier, beaucoup se restreignent de facto aux produits de la marque et s'appuient sur des partenariats avec des SSII pour la gestion de parcs comprenant des matériels tiers.
L'avis du consultant : Hubert Potier, PDG de Bluemega Technology, société de conseil en impression
“ Il ne faut pas se tromper dans la démarche ”
“ Prendre un outil et faire un audit soi-même n'est pas très réaliste. Les solutions disponibles sur le marché ne sont pas pertinentes à ce niveau. Il est plus efficace de faire appel à des spécialistes de l'impression, qui conduiront un audit d'évaluation mixte : avec des outils de découverte très simples et surtout des baskets. ”
“ Un professionnel présente des avantages ”
“ Il a une meilleure légitimité de prescription et surtout d'intervention. Car il doit localiser les imprimantes, collecter les informations auprès du service achat (papier, consommables, contrats), interroger les utilisateurs sur leurs besoins et leurs habitudes. Enfin, il connaît les bonnes pratiques en la matière, indispensables pour faire des préconisations. Sans quoi le simple inventaire n'est pas très utile. ”
Le projet
En 2008, Eurocopter a signé avec HP un contrat de cinq ans portant sur l'infogérance de ses 2 000 dispositifs d'impression, produisant 75 millions de pages par an. Pour la filiale d'EADS, rationaliser ne signifie pas forcément réduire sa flotte de machines. L'essentiel, pour cette entreprise qui avait déjà commencé à centraliser ses impressions en partenariat avec un autre constructeur, est surtout de moderniser son parc. Pour l'homogénéiser, pour disposer de matériels plus récents donc moins consommateurs, plus fiables et plus facilement administrables. Dans l'optique d'une pérennité de sa croissance – et au final d'augmentation de son parc d'impression–, Eurocopter souhaite ainsi continuer à développer des bonnes pratiques, notamment en matière de respect de l'environnement.
Eurocopter
