L'OVE adapte une GED open source à ses besoins
Pour faire face à l'augmentation du nombre de ses établissements et à l'évolution de la législation, l'association OVE met en place un gestionnaire de contenu open source simple et abordable.
01net.
le 30/10/08 à 00h00
L'?"uvre des villages d'enfants (OVE) est un groupe associatif médico-social. Sa mission est d'aider des enfants et des adultes en situation de handicap. L'association, de loi 1901, est présente dans cinq départements de la région Rhône-Alpes. Elle est constituée de 45 établissements ou services, emploie 1 300 salariés et accompagne environ 3 000 personnes. Christian Viallon, DSI de l'OVE explique que ' l'informatisation des organismes du secteur sanitaire et social s'est faite tardivement '. Celle de l'OVE n'a pas fait exception à la règle. Ils se sont informatisés rapidement et sans moyen. Financée par l'assurance-maladie et sans ligne budgétaire pour le système d'information, l'association a fait, dès 1999 le choix de l'open source et des applications en mode web.
Les besoins : un travail collaboratif normalisé
Leur financement arrêté par l'état impose de respecter des délais et des modèles de documents précis. Le 31 octobre, les prévisions budgétaires de chaque département doivent, par exemple, être déposées à la direction de l'action sanitaire et sociale. ' Il nous fallait jusqu'ici plus de deux mois pour tout préparer, avec de nombreuses discussions entre les structures et la direction et, au final, un cahier d'une soixantaine de pages par établissement ', témoigne Christian Viallon. Chaque dossier est géré par plusieurs personnes. Le travail par courriel et les déplacements ne facilitaient pas le respect des délais, et les modèles des documents à fournir n'étaient pas suivis avec exactitude.
Des applications métier avaient été développées en interne comme la gestion des usagers, mais le besoin de procédures collaboratives et normalisées pour la création et la gestion des documents se faisait sentir les effectifs étant passées de 18 à 45, avec un nombre constant d'employés du côté administratif. L'association privilégiant le service aux personnes plutôt que sa propre gestion.
De plus, ' l'évolution de la législation oblige l'association à consigner par écrit les projets, les objectifs de travail et les évaluations des usagers ', détaille Christian Viallon. Conserver une trace des actions réalisées est ainsi devenu indispensable, d'où la nécessité d'adopter une solution de GED.
Les choix : une solution open source épurée
En 2007, Christian Viallon a demandé à un stagiaire en master à l'université Lyon-I d'inventorier les solutions commerciales et open source répondant à leurs besoins. Les premières se sont révélées trop chères, et les éditeurs contactés (Esker, IBM, Documentum) n'étaient pas soucieux de leur petit budget et retard informatique. ' Convenir d'un rendez-vous était difficile. Obtenir une offre nous a demandés six semaines avec IBM. Ils n'étaient pas très réactifs ', regrette Christian Viallon.
Les deux principales solutions opensource ont donc été étudiées : Alfresco, mais elle ne leur paraissait pas aussi mature qu'il peut l'être à ce jour, et Nuxeo, dont le logiciel était intéressant mais le contact n'est humainement pas passé. Ils ont ainsi pris contact avec Anakeen, l'éditeur du framework opensource Freedom dont l'offre s'est avérée adaptée. ' Freedom est plus proche des métiers que de concepts informatiques ', note Christian Viallon qui n'est pas informaticien de formation. ' Le sentiment est que l'information se range elle-même. Les utilisateurs ne sont pas censés savoir où elle se trouve ', confirme Yannick Le Briquer, directeur d'Anakeen, qui explique :' L'arborescence de fichiers est remplacée par des attributs sur les documents mais une arborescence virtuelle peut être reconstituée. '
La mise en ?"uvre : un wiki pour spécifier les documents
Le projet a été découpé et planifié en modules de moins d'un mois, correspondant chacun à une famille de documents : budget prévisionnel, dossier usager, etc. L'ordre d'implémentation a été décidé par l'OVE pour coïncider avec leurs besoins fonctionnels.
' Nous avons consacré la moitié du temps aux spécifications. Il importait de bien définir les documents et de se mettre d'accord sur les termes ', précise Christian Viallon. Les opérationnels ont créé une trame de spécifications à l'aide d'un wiki (logiciel d'édition collaborative), validées par la direction. Et, toujours à l'aide du wiki, elles ont été partagées avec Anakeen qui les a traduits en concepts propres à Freedom.
Complexe à définir, le dossier usager a été le plus délicat à mettre en place. ' Les opérationnels ont dû réfléchir à leurs pratiques et les rendre compréhensibles en intégrant le fait que les dossiers seraient lus par les familles des usagers ', raconte Christian Viallon. ' Sur ce module, on a voulu aller trop vite au départ et on a été obligé d'effectuer plus de corrections par la suite '.
L'autre moitié du temps a été consacrée au paramétrage de Freedom et au développement par Anakeen du document Freedom appelé livre.
Les évolutions : anticiper la montée en charge
' Les gains se sont fait sentir dès le premier module et la première campagne budgétaire. Les 45 documents, un par établissement, ont été produits plus vite et ils étaient tous identiques ', confirme Christian Viallon. Les futurs modules implémentés permettront aux professionnels d'avoir un espace métier en lien avec chaque usager accompagné.
Plusieurs personnes collaborent sur chaque document. En période de forte charge, un léger ralentissement en temps d'accès est observé. Pour faire face à l'augmentation du volume de documents, il est prévu de renforcer le serveur linux dédié à Freedom. Le remplacement de cette machine sera l'occasion de passer à la virtualisation.
L'association étudiée
Activité : services d'éducation, de soins et de rééducation destinés à des enfants et des adultes porteurs d'un handicap ou en grandes difficultés.
Siège : Lyon (69).
Effectif : 1 300 employés.
Budget 2007 : 41 M d'euros.
Mise en place d'un processus de création et de validation des documents administratifs des 45 établissements.
Freedom, gestionnaire de contenu en open source, sur un serveur dédié Linux (Fedora).
Trouver l'outil adapté à leurs besoins et à leur budget.
Domaine d'activité peu couvert par les éditeurs, spécifications nécessitant d'être bien définies.
26 000 euros, pour les modules (budget prévisionnel, rapport annuel, compte administratif, gestion des usagers), 7 000 euros de formation et 3 000 euros par an pour le support.
Le calendrier du projet
Début 2007 : inventaire des solutions commerciales et libres.
Jusqu'à mi-2007 : discussions avec les différents acteurs.
Juin 2007 : rencontre avec Anakeen pour la mise en place de Freedom.
Sept. 2007 : premier module ' budget prévisionnel ' opérationnel.
Janvier 2008 : module ' rapport annuel '.
Février 2008 : module ' compte administratif '.
Mars 2008 : module ' réalisation du budget '.
En cours : module ' gestion des usagers '.
À venir : espace métier en lien avec l'usager.
Christian Viallon (OVE) : ' quarante-cinq rapports générés en un seul clic '
' L'objet livre est produit par agrégation d'unités documentaires et en utilisant OpenOffice comme outil de rendu pour l'assemblage. Dans Freedom, tout élément d'information est un document. La famille " livre " est composée d'une table des matières, de chapitres, d'annexes, etc. Chaque unité correspond à un champ de saisie en ligne. Un moteur de transformation en PDF assemble les éléments saisis et les graphiques. Les 45 documents, un pour chaque établissement, sont créés en un seul clic. Toutes les structures suivent la même procédure de création et de validation pour les rapports. Pour chaque nouveau type de document à traiter, il suffit d'adapter la feuille de styles. '
Un travail en parallèle strict
Quarante-cinq établissements travaillent en parallèle à l'élaboration de documents nécessitant la collaboration d'opérationnels de métiers différents. Un module d'assemblage des documents a été mis en place, ainsi quun processus de validation. Les délais, stricts, doivent être
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