Un couple légitime à former avec les applications métier

Marc Viroulaud, avec la collaboration de Vincent Berdot

01 Informatique

le 10/12/2008 à 07h00

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L'intégration de la gestion de contenu (ECM, Enterprise Content Management) aux systèmes d'information passe par l'interfaçage des applications métier et des PGI avec les données stockées dans les référentiels de gestion documentaire. Cela consiste à rapprocher les données clients ou fournisseurs avec les courriers, lettres, courriels, photos et autres fichiers non structurés.

Ce couplage technique, sur lequel les sociétés d'assurances, mutuelles et autres entreprises du tertiaire se penchent actuellement, prend plusieurs formes. Il nécessite par exemple d'interfacer SAP, Peoplesoft ou Oracle avec IBM Filenet, Lotus, Documentum, Open Text, Ever, Alfresco ou Nuxeo. Ce couplage peut prendre le visage d'un rapprochement entre des fax (pour des demandes d'achat) et une application de CRM, dans ce cas, les données non structurées ne sont pas encore stockées dans des plates-formes de gestion de contenu. Ce type de combinaison fait généralement appel aux acteurs de la dématérialisation, spécialisés dans la reconnaissance optique de caractères (OCR) : Itesoft, EMC, Captiva, TIS, A2iA, Readsoft, Athic, etc. “ L'une des problématiques consiste à connecter un portail comme Sharepoint avec Capraris, le nouveau module d'OCR d'Open Text ”, note Armando Benzaquen, consultant chez Inge-Com, SSII spécialisée dans la gestion de contenu.

Première étape de l'interfaçage entre le monde applicatif et l'univers documentaire : la sécurité. Elle suppose une centralisation des attributions des droits d'accès. Elle est aisée à mettre en œuvre car presque toutes les plates-formes d'ECM s'interfacent avec les annuaires d'entreprise Active Directory (Microsoft) ou les annuaires LDAP. L'attribution de droits plus fins (lecture-écriture…) reste basée au niveau de la gestion électronique de documents (GED).

Plus complexe, la seconde étape de l'interfaçage implique une synchronisation entre données structurées et non structurées. L'enjeu est de leur associer des métadonnées et un identifiant commun. Cette association réunit ainsi au sein de dossiers virtuels, des enregistrements et des documents numérisés, tous deux relatifs à un même client. Côté interface utilisateur, on affichera dans un écran les factures classées par fournisseur et on les fera correspondre aux données métier de l'application de comptabilité dans un deuxième écran.

Import-export de fichiers XML

Comment assurer cette synchronisation ? Plusieurs techniques sont mises en œuvre selon les environnements informatiques. Lorsque les plates-formes ou les protocoles de transport sont hétérogènes, la synchronisation est assurée par des mécanismes d'importation-exportation de fichiers XML, souvent effectués via des services web. C'est le cas de l'architecture déployée par Manuel Sanchez, architecte technique chez IBM Filenet, dans le cadre d'un projet bancaire : “ Nous devions synchroniser une application métier avec, d'une part, des données externes, en l'occurrence des messages Swift, d'autre part, des documents issus de notre plate-forme de gestion de contenu. ” Sur le terrain, les documents des clients sont numérisés et intégrés dans le module de gestion de contenu de la plate-forme Filenet. Pour rattacher ces documents au dossier client dans le back office de la banque, l'utilisateur saisit lui-même les identifiants. “ Il s'agit d'un couplage lâche ”, précise Manuel Sanchez. Parallèlement, des fichiers XML sont couplés avec les messages Swift, issus d'autres établissements bancaires, et injectés dans le back office. Et les deux sources de données entrent dans la chaîne de traitement de la banque.

Cette réconciliation peut, dans l'idéal, être effectuée par le biais d'un socle tiers : à savoir, une plate-forme hébergeant des pointeurs vers des contenus éparpillés dans l'entreprise, où qu'ils soient stockés (plate-forme documentaire, partition de disque…) et quelle que soit leur nature (facture électronique, lettre de réclamation). Les données structurées issues des applications sont alors rapprochées des documents en sollicitant une couche de service web placée au-dessus de ce méta référentiel. “ Les récentes spécifications CMIS peuvent précisément aider à l'élaboration de ces services ”, indique Thomas Daubigny, responsable de l'offre ECM chez Atos Origin, qui plaide pour ce type de socle documentaire.

Lorsque le dialogue s'effectue entre PGI et plate-forme ECM “ standards ”, la synchronisation des données consiste en un paramétrage de “ connecteur ” logiciel. Sylvain Hubert, de la société Aerow, intégrateur spécialisé, précise : “ La notion de transaction est par exemple directement intégrée dans les connecteurs qu'Open Text livre pour le monde SAP. Résultat, depuis le PGI, les recherches effectuées sur les objets SAP, telles que des factures, incluent les documents correspondants pourtant stockés dans la plate-forme d'Open Text. ” Chaque intégrateur enrichit son catalogue de connecteurs au fur et à mesure des projets ; il s'agit aussi bien de connecteurs entre PGI et logiciel de gestion de contenu que de connecteurs entre différents logiciels de gestion de contenu.