Bien définir en amont les types de flux

Marc Viroulaud, avec la collaboration de Vincent Berdot

01 Informatique

le 10/12/2008 à 07h00

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Techniquement, l'archivage de contenus est relativement simple. Les principales plates-formes de gestion documentaire (GED) sont nativement pourvues de module de record management (gestion d'enregistrements, soit l'archivage électronique). Ces modules prennent en charge le cycle de vie des documents – de leur création jusqu'à leur destruction. Ils émanaient initialement d'éditeurs indépendants (Truearc, Tarian, Ixos, Valid Information…) acquis, il y a plusieurs années maintenant, par les ténors de la GED.

Seulement, sur le terrain, cette association entre GED et archivage au sein d'une même plate-forme est peu déployée. En France, en tout cas. Les entreprises disposent en effet de ces deux socles, mais ceux-ci s'avèrent gérés de manière étanche. La principale question, qui se pose alors, porte sur les mécanismes d'importation-exportation entre les deux environnements. Selon Laurent Le Calvé, consultant chez Steria, “ un tel flux prend souvent la forme d'une DTD (Document Type Definition – NDLR) ”. Ce dernier élément est un document XML qui spécifie le format (ou la grammaire) des métadonnées associées au document. “ Certaines procédures sont parfois déjà définies. La direction des archives de France a ainsi défini une norme d'échanges interadministratif ”, rajoute le consultant. Et il en existe dans chaque grand secteur de l'industrie ou du tertiaire.

Des contraintes d'authenticité et de pérennité

La phase d'analyse et de définition des attributs de l'archive a également pour but d'éviter la duplication des métadonnées entre l'ECM et l'archivage, “ Sauf dans le cas où la base d'archivage a vocation à devenir autonome ”, signale Laurent Le Calvé. Lorsque l'on opère cette dissociation, les archives (ou uniquement leur adresse) sont stockées dans des SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle) en même temps que leur index.

Reste qu'avec la généralisation du XML, cette dernière architecture n'aura plus raison d'être. En effet, les documents deviendront “ autoportants ” en ce sens qu'ils incluront les métadonnées nécessaires à leur archivage. “ Ceci les rend indépendants de leur application d'origine, tant pour les fonctions de stockage que de recherche ”, prévoit Laurent Le Calvé. Dernier aspect sensible, quand l'archivage des documents est soumis à une valeur probante, cette opération se doit se respecter des contraintes d'authenticité et de pérennité.