Choisir la plate-forme prenant en charge les flux documentaires

Marc Viroulaud, avec la collaboration de Vincent Berdot

01 Informatique

le 10/12/2008 à 07h00

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L'intégration des données non structurées avec des outils d'orchestration de processus (BPM) revient à interfacer les plates-formes de gestion de contenu et leur workflow documentaire associé, avec des moteurs BPM dédiés comme celui de W4, avec des workflow inclus dans les PGI, ou avec des développements spécifiques toujours issus de ces mêmes PGI. SAP, par exemple, dispose de ses propres circuits d'approbation lors de la circulation des factures, de leur réception à leur paiement.

Avant de déployer un moteur d'orchestration au-dessus de sa plate-forme de gestion de contenu, il convient d'abord de définir quelle plate-forme prend les rênes du workflow. Autrement dit, quel outil, de la plate-forme de gestion de contenu, du PGI ou du moteur BPM externe, valide au final une facture et déclenche la consolidation correspondante dans le PGI. Plusieurs cas de figures sont donc possibles.

Réussir l'étape préalable de dématérialisation

Le workflow appelé procédural, que proposent à la fois les PGI et les moteurs BPM spécifiques, a vocation à piloter les applications métier. Dans le cas d'un organisme de financement, il peut être déclenché par l'arrivée, dans l'ECM, d'une demande de prêt. Il réalise alors une série de processus métier comme la création d'une commande, la génération d'un dossier client, la demande de pièces supplémentaires… Laurent Le Calvé, consultant chez Steria, met toutefois en garde : “ Vouloir directement mettre en œuvre ce workflow procédural, en s'appuyant sur ses capacités de connexion vers le référentiel documentaire, reste trop ambitieux. ” Il insiste sur le besoin de “ réussir l'étape de dématérialisation avant de passer au niveau procédural ”. Autrement dit, chercher à automatiser un maximum de processus peut déclencher, à juste titre, une résistance des utilisateurs qui se voient contournés par l'outil.

Une mise en œuvre longue, jonchée d'étapes

Le workflow documentaire, issu des plates-formes de gestion de contenu, est, quant à lui, la transposition d'un circuit papier. Il n'a pas pour vocation de piloter des applications métier, mais de proposer des étapes de validation aux utilisateurs. D'après Sylvain Hubert, de l'intégrateur spécialisé Aerow, ce workflow présente plusieurs avantages. A commencer par sa facilité de mise en place et d'utilisation : “ Il autorise notamment un opérationnel n'ayant pas de compte SAP, à valider et à suivre facilement l'avancement d'un processus. Un autre atout, cette démarche accepte de définir des flux de validation transversaux, communs à plusieurs systèmes SAP. ” Des avantages qu'Aerow a été amené à mettre en pratique avec le workflow d'Open Text. “ Nous avons développé des interfaces de BPM pour la consultation et la recherche sur des contenus de tout type, comme des factures en attente, qui ne sont pas obligatoirement stockées dans SAP ”, ajoute Sylvain Hubert.

Dernier cas de figure : le processus est entièrement porté par l'application, généralement spécifique comme “ une application de gestion de sinistres ”, évoque par exemple Ziad Wakim de la société Ever.

Mais, quel que soit le type de worflow choisi pour un projet, sa mise en œuvre passe toujours par les mêmes étapes : modélisation et développement (connexion aux couches techniques et aux applicatifs, développement d'écran utilisateurs, contrôle et consolidation de données). Si la première étape se compte d'ordinaire en jours, la dernière est souvent beaucoup plus longue. Selon Franck-Yves Berenguer, d'Euriware, “ cette phase d'intégration technique suppose des développements parfois complexes. Des développements qui se mesurent en dizaines, voire en centaines de jours ”. Les développements font appel à des APIs pour “ créer les écrans et développer la logique métier ”, détaille Manuel Sanchez, consultant et architecte ECM chez Filenet. Comme pour modifier les attributs des fichiers, les classer une fois sortis de l'application métier.