Bureautique : pour ou contre OpenOffice ?
Sosie de Microsoft Office, la suite bureautique OpenOffice séduit les entreprises par sa gratuité. Mais des nuances fonctionnelles existent. Elles ont parfois valeur d'atout ou sont bloquantes.
01net.
le 05/02/09 à 00h00
Bombe ou pétard mouillé ? Codéveloppée par des acteurs majeurs de l'informatique, dont Sun, IBM ou encore Novell, la suite bureautique OpenOffice se veut une alternative gratuite au prépondérant Microsoft Office. Mais pour réussir à détrôner Word, Excel et Powerpoint, encore faut-il convaincre ceux qui utilisent ces logiciels depuis des années, c'est-à-dire quasiment toutes les entreprises. Comme pour tant d'autres grands projets open source, aucune étude sérieuse ne donne le taux de pénétration d'OpenOffice sur le marché. Au mieux, sait-on que la dernière version du produit a été téléchargée à plus de 30 millions d'exemplaires depuis octobre dernier. A cela, il faut ajouter les indénombrables copies distribuées avec les Linux de Canonical (Ubuntu), Red Hat et Novell (Suse).
En France, OpenOffice est installé sur les postes de plusieurs administrations, comme la gendarmerie nationale (70 000 PC), le ministère des Finances (8 000 PC), celui de l'Agriculture (15 000 PC), ou encore l'Assemblée nationale (1 100 PC). De nombreuses écoles en sont par ailleurs équipées et la mairie de Paris en propose une copie sur clé USB aux étudiants. Dans le secteur privé, OpenOffice est notamment installé sur 20 000 postes chez Peugeot. En face, Microsoft revendique... plus de 550 millions d'utilisateurs de sa suite Office.
Gratuit n'est pas forcément le meilleur prix
Les arguments en faveur d'OpenOffice sont nombreux, mais font débat. A commencer par le prix. Jean-François Donikian, président de la société StarXpert, prestataire de service sur OpenOffice, a mesuré une économie de 50 % chez ses clients qui ont migré, ' et ce, malgré les coûts de formation. Car on gagne la liberté d'installer Open Office sur un nouveau poste dès que le besoin se fait sentir. Ce qui simplifie radicalement la gestion des licences '. Et le président de StarXpert d'ajouter que le coût devient quasiment nul dès la mise à jour suivante.
' Faux !, rétorque Yann Jouveneaux, DSI d'un groupe agroalimentaire japonais qu'il tient à garder anonyme. L'intérêt financier d'OpenOffice par rapport à Microsoft Office est nul dans le cadre d'une gestion optimisée des achats. ' Lui, achète ses postes de travail en leasing chez Dell et les renouvelle tous les trois ans. Et tous les logiciels lui sont fournis en licence OEM avec les machines. La marge de négociation sur l'ensemble étant supérieure à celle d'une offre à l'unité, le prix final est inférieur à celui des postes nus sur lesquels il faudrait encore installer OpenOffice. Pascal Ognibene, consultant chez Valtech Technology, tranche. Pour lui, l'avantage du coût pour l'une ou l'autre solution sera conditionné par la taille de l'entreprise. ' Je remarque que l'existence d'OpenOffice a au moins eu le mérite d'avoir fait baisser le prix des licences Office ', se satisfait-il.
Un manque de compétences
Yann Jouveneaux dénonce, en plus, des coûts cachés : ' Incorporer la connaissance d'un outil marginal dans une DSI n'a rien d'anodin. Il ne s'agit pas d'avoir un gourou maison, seul capable de répondre aux questions. Il s'agit de fournir un service stable. Or, la présence historique du pack Office en entreprise fait que ce service est déjà maîtrisé par les équipes en place; il n'y a pas de besoin de personnel supplémentaire. ' Afin d'illustrer l'étendue du problème, Julien Béti, directeur des méthodes chez l'éditeur Fimasys, souligne même l'erreur qui consisterait à ne pas accompagner les utilisateurs sur OpenOffice : ' Nous avons observé que plusieurs salariés faisaient passer leur manque de ténacité dans la découverte du logiciel par des lacunes de celui-ci, ce qui conduit à une attitude réfractaire vis-à-vis du produit et à une chute de la productivité '.
Si l'utilisation des fonctions courantes et leur emplacement dans les menus restent identiques entre OpenOffice et Office 2003, la numérotation dans les titres, l'orientation des pages ou encore la personnalisation des graphiques nécessitent de réapprendre quelques manipulations. Bruno Demion, directeur de l'innovation chez SQLI, a fait cet effort. Son bilan est qu'il n'a désormais plus envie de revenir à Microsoft Office : ' Il y a une vraie valorisation de l'individu dans le fait de savoir maîtriser OpenOffice. Valorisation que je perdrais en passant à la dernière version d'Office, dont le nouveau bandeau de manipulation contextuelle tranche bien plus avec l'ergonomie historique. '
Des atouts fonctionnels indéniables
Bruno Demion pointe que les subtilités fonctionnelles d'OpenOffice apportent par ailleurs leur lot de bonnes surprises : ' Le fait de compléter automatiquement les mots, de naviguer dans l'arborescence des éléments, d'automatiser plus d'actions ou encore d'exporter des documents au format PDF sont de vrais avantages. ' Mais il y a aussi des déceptions, comme l'absence d'un analyseur grammatical et la gestion encore hasardeuse des tableaux imbriqués.
Prix et fonctions mis à part, l'adoption d'OpenOffice peut également procéder d'une stratégie plus technique; la gendarmerie nationale l'emploie par exemple comme première étape d'un processus de migration vers un poste tout Linux. Pascal Ognibene y voit quant à lui un dénominateur commun pour son parc de postes hétérogènes : ' Parce qu'il fonctionne de la même manière sous Windows, Mac OS X et Linux, OpenOffice nous aide à mieux faire collaborer les cadres et les techniciens, lesquels travaillent souvent sur des systèmes différents, soit par désir personnel, soit par nécessité opérationnelle. ' Autre particularité, il est à noter que si Microsoft Office existe sous Windows et Mac OSX, les deux implémentations présentent désormais des différences importantes. En termes d'ergonomie, puisque seule la version Windows se manipule depuis un ruban contextuel, mais également en termes fonctionnels, du fait que la version Mac ne supporte plus les macros VBA présentes dans de nombreux documents. Ces problèmes n'existent pas entre les différentes implémentations d'OpenOffice, rigoureusement identiques et ce, quelle que soit la plate-forme hôte.
Des données incompatibles
Mais pour Michaël Maindron, directeur général de Neoxia, la médaille a un revers : ' Le gros problème d'OpenOffice est justement qu'il ne fonctionne bien qu'avec lui-même. Les difficultés surviennent dès lors qu'il faut modifier sous une suite bureautique un document créé avec l'autre. ' Certes les fichiers s'échangent directement entre Office et OpenOffice, les deux produits lisant et enregistrant les formats historiques.doc,.xls,.rtf ou encore.ppt. Mais des polices de caractères qui diffèrent légèrement font sauter la mise en page. Et les fonctions avancées, comme les macros VBA d'Excel, s'exécutent de manière incomplète, voire pas du tout. Bruno Demion en a fait les frais : ' Nos documents Excel sont très élaborés, avec des mises en forme conditionnelles et des macros qui génèrent des rapports. OpenOffice Calc ouvre les fichiers Excel sans aucune alerte, mais des fonctions n'affichent plus le même résultat ! ' Quant à ses mises en forme, elles sont souvent conservées, mais disparaissent dès qu'il copie et colle un tableau dans un document texte. Se pose aussi la question de la simple récupération des documents. Georges Antoine Gary, chargé de communication chez Rescue Team, parvient à ouvrir sous OpenOffice des documents corrompus que ne veut plus reconnaître Microsoft Office. A l'inverse, Bruno Demion a déjà souffert de tableaux enregistrés par OpenOffice Calc au format Excel qui n'étaient pas lisibles par Excel.
Jean-François Donikian, lui, convient que la compatibilité entre les deux suites reste à améliorer. Il décourage la migration vers OpenOffice si l'entreprise utilise une application qui repose trop sur les fonctions d'Office. Il soulève toutefois que l'incompatibilité de certaines macros Office avec OpenOffice témoigne souvent de leur mauvaise programmation : ' Rester sous Office ne résoudra pas les problèmes de fond du SI, mais cela les masquera. ' Les principales solutions applicatives qui s'interfacent nativement avec OpenOffice sont Alfresco, Plone, EZ Publish, SugarCRM, Abas Business, Nvinity, O3 Spaces ou encore GnuAccounting.
La controverse ODF ancrée dans les esprits
Pascal Ognibene encourage d'ailleurs les éditeurs à faire l'effort de rendre leurs développements compatibles avec OpenOffice : ' Le fait que l'ODF (Open Document Format), son format de fichiers par défaut, soit du XML devrait permettre de mieux intégrer les solutions de GED au reste du centre de données. ' Pour lui, l'utilisation de ce format, normé ISO, libre de tout brevet et soutenu par Sun et IBM, justifie à lui seul le passage à OpenOffice : ' L'important pour l'entreprise n'est pas tant le programme utilisé pour créer les données que les données elles-mêmes. ODF garantit la pérennité des informations car n'importe quel éditeur peut l'implémenter. Il s'agit d'une vraie contre-mesure face aux stratégies des fournisseurs qui souhaitent garder un marché captif en enfermant les documents des utilisateurs dans des formats propriétaires, qui plus est inconvertibles car stockés sur leurs futurs clouds. ' Julien Béti n'y croit pas : ' Les habitudes sont trop profondément ancrées chez nos clients pour les formats d'échange. Certains exigent, jusque contractuellement, des fichiers Word. ' Bruno Demion va aussi dans ce sens. Pour lui, il faut désolidariser la question des formats et celle d'OpenOffice : ' Pour le bien de tout le monde, je continue d'enregistrer mes fichiers dans les formats historiques d'Office, lesquels sont devenus des standards de facto. ' Et de préciser qu'aucun de ses contacts ne lui a renvoyé de documents pour cause d'incompatibilité : ' Ils ne se rendent même pas compte qu'ils ont été créés avec OpenOffice. '
Microsoft a également obtenu la certification ISO pour un format de fichiers OOXML (Office Open XML), mais celui-ci diffère des formats DOCx, XLSx et autres PPTx générés dans les versions les plus récentes d'Office. Et au final, c'est Sun qui a publié un convertisseur pour importer les fichiers ODF dans Office.
Situation mondiale en chiffres
31 millions de copies autonomes d'OpenOffice 3.0 téléchargées durant les trois derniers mois de l'année 2008.
5 fois plus utilisé par les internautes que la suite bureautique en ligne Google Docs, selon l'institut Clickstream en novembre 2008.
Entre 10 et 20 % des postes de travail seraient équipés d'OpenOffice depuis 2004, contre 95 % de Microsoft Office (installations doubles).
15 ans de mise au point depuis la première version de StarOffice, dont sept ans de développement open source depuis la première version libre d'OpenOffice.
345 Mo d'occupation disque l'installation standard d'OpenOffice 3.0 et autant pour celle de Microsoft Office 2007.
Les variantes d'OpenOffice
Import des documents PDF, import des images vectorielles, optimisation des tableaux, nécessite moins de mémoire, meilleur support des macros VBA.
Correcteurs orthographique et grammatical plus performants, base de données, import de vieux documents créés par des suites sous DOS, polices réduites plus lisibles.
Interface Eclipse pour travailler avec des documents et leur contexte, intégration avec Lotus Notes 8, n'importe pas les fichiers Office 2007.
Ce qu'ils en pensent
Le prestataire - Jean-Marc Buatois (Micropole-Univers) : ' OpenOffice a l'avantage des fonctions administratives '
' Le schéma d'adoption d'OpenOffice se répète à l'identique chez les clients que nous équipons. Tout part de la volonté de réduire les coûts des licences d'exploitation avec un objectif métier pour justifier la migration auprès du personnel. Citons la génération automatique d'un courrier type, besoin fréquent chez les organismes publics. Rapidement, les clients regrettent tellement peu leur choix qu'ils envisagent d'étendre le déploiement d'OpenOffice sur l'ensemble du parc bureautique. Les raisons de cet engouement tiennent dans le bon accueil du produit par les responsables techniques, lesquels découvrent au fur et à mesure des fonctions utiles aux besoins de l'administration. On apprend, entre autres, à évoluer vers une version portable sans installation, utilisable même depuis une clé USB. En comparaison, l'absence de fonctions bureautiques évoluées, comme les animations Powerpoint sophistiquées, n'apparaît pas comme un frein significatif à l'adoption d'OpenOffice. '
L'utilisateur - Mickael Maindron (Neoxia) : ' OpenOffice n'est pas encore mâture, mais presque '
' Je suis un utilisateur de longue date d'OpenOffice, car cette suite bureautique s'avère bien plus légère et plus réactive que Microsoft Office. Mais je limite mon usage aux documents de travail qui ne sont pas destinés à nos clients. D'abord, parce que la reprise des modèles créés pour Office n'est pas encore transparente. Ensuite, parce qu'il manque à OpenOffice les outils périphériques de la suite. J'attends des alternatives à MS Visio, MS Onenote ou encore MS Project. Par ailleurs, je juge l'ergonomie de cette suite plus rudimentaire sur de nombreux points, notamment sur les modes d'affichage, bien plus limités que dans Office. Pour l'heure, OpenOffice est une alternative crédible pour consulter et parfois modifier des documents bureautiques, voire pour en réaliser de simples. Mais je pense qu'il n'est plus loin de remplacer totalement Office ; je fonde beaucoup d'espoirs dans le génie des développeurs tiers, lesquels ont désormais la possibilité de programmer des extensions. '
L'Éditeur - Jean-Louis Decosse (Cegid) : ' la compétition entre OpenOffice et Office s'effacera devant celle des suites en ligne '
' Dans un proche avenir, le marché se concentrera sur les suites bureautiques en ligne, lesquelles connaissent déjà un essor considérable. D'une part, l'augmentation des débits et l'amélioration des interfaces mettent Google Documents, ShareOffice OpenGoo, Thinkfree ou encore Zoho sur un pied d'égalité avec Office et OpenOffice. D'autre part, le fait qu'elles s'exécutent au sein d'un navigateur affranchit l'utilisateur du choix d'un OS et des problématiques d'installation ou de mise à jour. Bien sûr, comparés à leurs homologues en exécution locale, ces produits paraissent incomplets sur certaines fonctions. Mais ils compensent ces lacunes avec l'exclusivité d'offrir des documents éditables de n'importe où et par plusieurs personnes à la fois. Les perspectives pour les éditeurs de suites en ligne semblent dautant plus favorables que les habitudes des utilisateurs, de plus en plus familiarisés à ces modes de fonctionnement, tirent la demande vers le haut. '
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