Des transports rationalisés et plus rentables
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S'il semble naturel qu'un transporteur s'attache à gérer finement son organisation et ses coûts, les industriels des autres secteurs n'y échappent pas non plus, tant les frais qui y sont associés peuvent peser sur leur budget. En France, de nombreuses sociétés gèrent cela grâce à des développements internes qui leur sont spécifiques.
C'est ce que fait, par exemple, la Sernam, spécialiste du transport émancipé de la SNCF. Mais il existe également une offre progicielle sur étagère, bâtie avec les outils de TMS (Transport Management System ou gestion du transport). C'est la voie choisie par les quatre sociétés qui témoignent ici, industriels, transporteur et commissionnaire.
Les besoins : centraliser les données
A la base, il existe toujours une volonté de rationaliser la gestion des transports. Notamment en la centralisant. C'est le cas de Conforama, qui utilisait auparavant des systèmes basés sur Excel, mais différents au sein des cinq entrepôts français de la société. “ Les données nécessaires à la gestion des transports étaient traitées manuellement dans différents outils Excel, pour chacun des entrepôts ”, explique Jean-Paul Rinaldi, DSI de Conforama.
Il en allait de même chez Grosfillex, où l'activité transport était atomisée dans différents services, comme le décrit Yvan Nambotin, directeur de la chaîne logistique de l'industriel d'Oyonnax. Le projet Hermes, qu'il a mené, comportait donc un volet métier (la mise en place d'une activité transport pour le groupe) et un volet informatique (l'implémentation d'un logiciel). Les problématiques étaient différentes pour la filiale française de Rhenus Freight Logistics, groupe multinational basé en Allemagne. “ Rhenus France est né de l'acquisition d'une société qui utilisait déjà un TMS de Sage, mais uniquement au niveau national. Or notre groupe a des exigences européennes ”, décrit Thomas Leclercq, DSI de Rhenus France. D'ici trois mois, les six sites français utiliseront le logiciel de Sage avec une base de données unique. Aucune migration de données n'a été réalisée. “ Celles qui étaient importantes ont été ressaisies ”, précise le DSI.
En ce qui concerne les Transports Hersand, Philippe Hersand, le codirecteur, a dû revoir sa stratégie : l'éditeur avec lequel il travaillait, Cegid, ayant annoncé qu'il n'investirait plus dans le progiciel que l'entreprise utilisait jusqu'alors.
Le choix : un logiciel interne ou hébergé
Pour ne pas investir dans un nouveau serveur, se dégager des mises à jour et s'affranchir de la maintenance, les Transports Hersan dont choisi un fournisseur d'applications hébergées (mode FAH ou ASP) et un logiciel proposé par le Français Sigma. Une voie également empruntée par Grosfillex : “ Ce mode nécessite moins de ressources en interne pour l'implémentation, et rien ne nous empêche de rapatrier à terme le logiciel ”, explique Yvan Nambotin, qui a choisi le progiciel de DDS Logistics pour ses références chez les grands comptes. Les équipes de Grosfillex ont pu se focaliser, avec l'appui du cabinet Citwell, sur l'organisation de l'activité.
Rhenus France et Conforama ont préféré tous les deux acquérir leur logiciel. Pour le premier, la migration sur Sage Transports Lot s'est accompagnée de quelques développements spécifiques, notamment afin d'“ automatiser le processus de facturation, la gestion des flux et des sous-traitants ”, énumère Thomas Leclercq. Le second, Conforama, une fois choisi son logiciel, en a confié l'exploitation à Atos Origin. “ Nous avons opté pour le logiciel de gestion d'entrepôts d'Infolog (racheté par Generix – NDLR), qui nous proposait de bonnes conditions pour ce TMS ”, se souvient Jean-Paul Rinaldi. Avec, là encore, quelques développements spécifiques (30 % environ).
La mise en œuvre : déterminer le circuit de l'information
L'endroit où le progiciel de transport s'insère dans la chaîne de pilotage de l'entreprise varie. Conforama, qui avait déjà installé sa gestion d'entrepôts (Warehouse Management System ou WMS), envoie les informations contenues dans sa solution de gestion commerciale vers l'une des cinq instances (une par entrepôt) du WMS, couplées chacunes à une base Oracle différente. Cette dernière redirige ensuite ces données vers l'instance centrale du TMS, également sur base Oracle. Ce dernier pilote alors le transport aval (des entrepôts vers les 160 magasins à livrer).
Grosfillex s'est pour l'instant lui aussi cantonné à la gestion du transport aval par camions. Mais chez eux, le PGI et la gestion commerciale (Minos d'Ordirope), alimentent directement le TMS, dans lequel est centralisée la facturation des partenaires transporteurs. Cette fonctionnalité, déjà activée, mobilise à temps plein sept collaborateurs du front office. Cette première étape était nécessaire à la mise en place du moteur de groupage des commandes, dont le démarrage est prévu pour la mi-mars.
Les trois sites des Transports Hersand, eux, accèdent via internet au TMS de Sigma en mode hébergé. Les informations qui y sont renseignées se déversent en partie dans une instance comptable Cegid, située au siège du transporteur, grâce à une passerelle développée pour l'occasion par Sigma. Enfin, si Rhenus n'a pas encore lié son TMS à sa comptabilité, également réalisée grâce à un outil de l'éditeur Sage, Thomas Leclercq, son DSI, assure que cela sera bientôt le cas.
Les avantages : des tournées mieux analysées
Avec l'automatisation de la facturation, Grosfillex a désormais une facture analytique détaillée et peut détecter les flux dont les coûts s'écartent du standard. De même chez Conforama, où la gestion des factures a été fiabilisée et accélérée, ce qui facilite les prévisions. En outre, les progiciels de transport contiennent plusieurs moteurs de règles d'optimisation du transport, que les utilisateurs mettent à profit pour réduire les coûts. Chez Conforama, où l'activité varie peu selon les saisons, “ il n'y a pas de besoin d'améliorer le circuit des tournées, celles-ci étant assez stables. En revanche, nous travaillons à l'optimisation du chargement des camions ”. Grosfillex, au contraire, produit, entre autres, des équipements d'extérieur dont la courbe de vente est saisonnière. Du coup, cet industriel compte bien tirer parti des fonctionnalités dynamiques du moteur de groupage de son produit, pas encore mis en production. “ Nous pourrons scruter le carnet de commandes pour regrouper celles qui peuvent l'être et compléter les camions, tout en respectant les dates de livraison ”, précise Yvan Nambotin.
Au sein de Rhenus, ce sont essentiellement les flux sortants (la répartition en France des marchandises provenant de toute l'Europe) qui sont potentiellement améliorables grâce au moteur du TMS de Sage. “ Les meilleures performances en termes de dispatching font partie des bénéfices ”, observe Thomas Leclercq. Cette amélioration, lesTransports Hersand l'ont mesurée : “ A chiffre d'affaires égal, nous notons 5 % de kilomètres parcourus en moins grâce à des camions mieux chargés et mieux dirigés ”, se réjouit le directeur du transporteur.
Autre avantage souvent mis en avant : les possibilités de dialogue avec les partenaires. Rhenus utilise des flux EDI pour communiquer avec ses sous-traitants. Le transporteur Hersand l'envisage aussi afin de remplacer la saisie manuelle des ordres par un transfert informatique. Côté industriel, Grosfillex a demandé à DDS d'affiner le module du logiciel qui sollicite directement les transporteurs et présente les meilleures offres. “ Nous voulions que le choix se fasse selon le tarif, mais pondéré d'une note qualitative prenant en compte le respect des délais, les incidents de livraison et le potentiel d'engagement du transporteur ”, détaille Yvan Nambotin.
Enfin, les sociétés qui témoignent apprécient les possibilités offertes par les outils de reporting. “ Outre les tableaux de bord produits par Sigma, nous faisons nos propres requêtes, exportables ensuite ”, note Philippe Hersand. De même, Rhenus s'est paramétré quelques requêtes SQL pour aller chercher les informations dans la base de données. Plus ambitieuses, les équipes de Grosfillex déversent les données du TMS, ainsi que certaines qui concernent les clients, dans un magasin de données afin de disposer de cubes analytiques. Lesquels devraient bientôt servir à mettre en place des indicateurs relevant les anomalies dans l'activité.
Les écueils : une charge pour le réseau et les RH
En mode hébergé, se pose toujours la question de la qualité du réseau. Grosfillex a dû réaliser “ quelques ajustements de réseau matériel ”, comme l'évoque son responsable de la supply chain. Philippe Hersand, lui, ne se souvient que d'“ une demi-heure d'indisponibilité du rogiciel en ligne sur les deux années écoulées ”.
Enfin, il faut savoir qu'un tel projet progiciel peut être gourmand en ressources humaines, surtout s'il s'accompagne d'une réorganisation du service. Ainsi, chez Grosfillex, ce sont jusqu'à cinq personnes de l'équipe transport, autant du service système d'information, trois responsables d'entrepôts, deux personnes aux achats ainsi que des membres de l'équipe commerciale qui sont intervenus à des degrés différents sur le projet Hermes.
Les 4 entreprises étudiées
Activité : distributeur de meubles et d'électroménager.
Siège : Lognes (77).
Effectif : environ 10 000 salariés.
CA 2008 : plus de 3 M d'euros.
Problème à résoudre : passer d'une gestion du transport gérée sous Excel et de manière autonome par chacun des cinq sites de stockage, à une vision consolidée et centralisée.
Solution déployée : installation du TMS d'Infolog, aujourd'hui Generix, couplée à l'utilisation du progiciel de gestion d'entrepôts du même éditeur.
Activité : fournisseur de produits de construction d'extérieur et d'intérieur.
Siège : Oyonnax (01).
Effectif : 1 200 salariés.
CA 2008 : non communiqué.
Problème à résoudre : centraliser et réorganiser une activité transport atomisée dans le groupe.
Solution déployée : DDS Logistics en mode FAH, couplé au progiciel Minos. Sept utilisateurs à plein-temps du TMS en front office.
Activité : commissionnaire en transports.
Siège : Bordeaux (33).
Effectif : 15 000 salariés (monde).
CA 2008 : 3 Md d'euros (CA mondial pour 230 pays).
Problème à résoudre : suite à un rachat de société en France, équiper rapidement cette nouvelle filiale d'un progiciel de transport d'ambition européenne pour les six sites français.
Solution déployée : Sage Transport Lot.
Activité : transporteur, avec une flotte de 250 camions.
Siège : Jaunay-Clan (86).
Effectif : environ 300 salariés.
CA 2008 : environ 22 M d'euros.
Problème à résoudre : remplacer le progiciel de gestion des transports utilisé dans la société et progressivement abandonné par l'éditeur.
Solution déployée : connexion de la gestion commerciale Cegid à un progiciel de transport en mode hébergé, proposé par Sigma, grâce à une passerelle.
Moins de kilomètres grâce au pilotage centralisé
Chez un industriel, un projet de déploiement d'un progiciel de transport peut concerner de très nombreux profils : acheteurs, membres de l'équipe système d'information, logisticiens, commerciaux, responsables d'entrepôt. Un vaste projet donc, pour lequel il faut ne pas négliger la mobilisation et l'animation des ressources humaines internes.
Le couplage d'un logiciel de transport à des capacités décisionnelles (comme dans le cas des quatre entreprises étudiées ici) permet d'affiner le pilotage de l'activité transport. Les indicateurs mettent en avant les dérives par rapport au standard et à la ligne de l'entreprise. Que la solution analytique soit simple, avec juste quelques indicateurs, ou plus poussée, via l'emploi de cubes.
Le fait de disposer d'une seule source d'information pour le transport permet d'avoir une facture analytique détaillée. Mais aussi d'optimiser à l'échelle de la société les choix et les politiques de transport, en utilisant le moteur de règles du logiciel pour remplir les camions ou déterminer les tournées qui s'avèrent les plus économiques.
L'optimisation des coûts n'est réellement totale que lorsque la société gère le flux amont (les achats) et le flux aval, (ses ventes). Parce qu'elle implique de nombreux fournisseurs, la gestion du flux amont s'avère plus délicate.
Jean-Paul Rinaldi (Conforama) : “ aller plus loin tout en incluant la partie amont du transport ”
“ Nous allons étudier pour 2010, le pilotage via un TMS de la partie amont du transport, entre nos fournisseurs et nos entrepôts. Comme nous réalisons une partie de nos achats en Asie, cela impliquerait d'utiliser les fonctionnalités multimodales du progiciel, afin de gérer les trafics maritimes et de suivre l'arrivée aux ports de nos conteneurs. Le principal retour sur investissement de ce projet serait de connaître la date d'arrivée de la marchandise dans notre entrepôt. Cela nous permettrait également d'optimiser le trafic des camions entre les ports et nos sites. Et, enfin, de raccourcir les délais d'immobilisation au port, où les coûts de stockage sont très élevés. ”
Yvan Nambotin (Grosfillex) : “ continuer à améliorer la finesse de nos analyses sur nos données transport ”
“ Nous disposons déjà d'un magasin de données, que nous avons développé. Il concentre toutes nos données d'activité transport. Mais nous avons la volonté de mettre en place des outils de requêtage dynamique, en nous appuyant sur des fonctions du même type que celles proposées par Qlickview. L'idée serait de disposer d'indicateurs permettant de pointer uniquement les anomalies et les dysfonctionnements, tout en laissant passer ce qui relève de l'activité normale. Ainsi, il serait possible de mettre en évidence une éventuelle dégradation du niveau de service ou un dérapage des coûts. ”
Thomas Leclercq (DSI - Rhenus Freight Logistics France) : “ créer une interface avec la base commerciale de la maison mère ”
“ Pour l'instant notre progiciel fonctionne de manière autonome pour trois de nos sites français, et les trois restants basculeront bientôt sur cet environnement. Notre maison mère, installée en Allemagne, utilise le progiciel de gestion intégré SAP que nous n'avons pas retenu car la durée du projet n'était pas compatible avec un objectif de démarrage rapide. Nous envisagerons peut-être à terme de développer des interfaces entre notre TMS et SAP. Nous prévoyons d'établir une interface entre notre outil Sage et la base commerciale globale du groupe. D'autant que le TMS sera amené à tourner sur un serveur basé en Allemagne, auquel les utilisateurs accéderont par lien privé virtuel. ”
Philippe Hersand (Transports Hersand) : “ être en communication avec nos chauffeurs plus facilement ”
“ Dans chaque camion de notre flotte se trouve, couplé au “ mouchard ”, un terminal embarqué qui contient une balise GPS donnant leur position et transmettant des données via GPRS. La personne qui gère la flotte au siège de la société avec le logiciel Sigma peut, par un simple clic droit, envoyer une commande au chauffeur. Dans l'autre sens, ce dernier valide ses livraisons avec cet outil. Tout cela fonctionne en temps réel et remplace les très nombreux coups de fils passés autrefois. La première année où nous avons utilisé ce système, notre facture de téléphonie a baissé de 20 %. De plus, aujourd'hui, une seule personne gère les 250 camions, quand il en fallait trois auparavant. ”
L'avis de l'expert : Cyril Trouiller, directeur en charge du TMS et des flux logistiques du cabinet de conseil Adelante
“ L'objectif est d'optimiser les coûts ”
“ Le transport peut représenter jusqu'à 25 % du coût d'un produit. Même si le gas-oil coûte un peu moins cher, le transport s'appuie aussi sur des ressources humaines et des services : il est donc toujours d'actualité de chercher à maîtriser ces coûts. Le seul contrôle des factures de transport grâce au TMS permet déjà de détecter de fréquentes surfacturations – de 5 à 10 % – de la part des partenaires de transport. ”
“ La tendance est à l'enrichissement de l'usage du PGI ”
“ Plutôt que de lancer un projet TMS en développant de coûteuses interfaces avec les modules achats, comptabilité et contrôle facture du PGI, les sociétés tendent à activer les fonctions TMS de leur PGI, si c'est possible. L'autre tendance est d'alimenter les outils de relation client avec les informations du TMS, afin que le service client de l'entreprise puisse informer le client final. Ce qui se fait dans l'industrie et la distribution. ”
