…les communes sont guidées vers l'e-administration

Armelle Siccat

01 Informatique

le 05/03/2009 à 00h00

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Le problème

Toutes les délibérations des conseils municipaux doivent être envoyées au contrôle de légalité de la Préfecture et elles ne peuvent être publiées et appliquées que quand les documents sont retournés. Pour accélérer la procédure, le syndicat informatique SI 17 a décidé de favoriser la télétransmission de ces actes. Et a élaboré une solution technique et d'accompagnement.

La méthode

1. Le choix de la gratuité

Les collectivités locales fonctionnent sous le principe de la libre administration. Rien ne leur imposant de dématérialiser, la mise en œuvre de la télétransmission se fait sur la base du volontariat. Pour convaincre ses adhérents d'adopter ces nouvelles technologies, le SI 17 (Syndicat mixte pour l'informatisation des collectivités de Charente-Maritime) doit les assurer d'un retour sur investissement rapide. “ La gratuité de l'installation est déterminante. Elle est possible grâce à la cotisation annuelle des adhérents et l'accompagnement ”, dit Benoît Liénard, directeur du SI 17. Le syndicat fournit donc une plate-forme de télétransmission agréée par le ministère de l'Intérieur, comprenant tous les éléments qui vont aider les communes à entrer dans le dispositif. “ Notre choix s'est porté sur Stela, une plate-forme développée par le Sictiam (Syndicat intercommunal des collectivités territoriales informatisées Alpes-Méditerranée –NDLR). Nous ne facturons que les certificats électroniques et appliquons des tarifs dégressifs en fonction des tailles des collectivités ”, précise Benoît Liénard. Ainsi, le prix pour la fourniture du certificat, la formation, l'installation et l'accès à la plate-forme démarre à 60 euros par an pour une commune de moins de 250 habitants, certificat compris. Mais les plus grosses collectivités payeront jusqu'à 1 100 euros, avec trois certificats.

2. Un accompagnement personnalisé

“ Pour aider à l'accompagnement au changement, nous avons conçu un dispositif baptisé Ses@me, soit service sécurisé d'accès à la modernisation des échanges. ” Ainsi, le SI 17 prend en charge l'accompagnement réglementaire des collectivités en leur fournissant la convention qu'elles doivent signer avec la préfecture, une fois que le conseil municipal a donné son feu vert pour passer à la télétransmission.

Le syndicat remet ensuite à ces collectivités un dossier à remplir afin d'obtenir la ou les clés d'authentification sur les serveurs du ministère. La signature électronique de Certeurope n'est remise qu'en main propre, une fois l'identité de la personne vérifiée. “ Comme il s'agit d'une contrainte supplémentaire dans un territoire étendu, nous avons décidé de remettre personnellement les signatures en mairies et sommes devenus autorité d'enregistrement de Certeurope. Cela participe à la prise en charge dont ont besoin les collectivités ”, indique Benoît Liénard.

3. S'appuyer sur les représentants de l'État

Pour convaincre les mairies d'adhérer au projet, le syndicat a été épaulé par la préfecture. Plusieurs réunions ont été organisées dans l'arrondissement pilote de La Rochelle, afin de présenter le dispositif de dématérialisation. Benoit Liénard et Michel Langlet, du SI 17, accompagnés par un représentant de la préfecture, ont rencontré une trentaine de maires à chaque réunion. Cette présentation conjointe avait pour objectif de rassurer les collectivités locales et d'apporter la caution de l'Etat. Cette série de réunions d'information a entraîné l'adhésion au dispositif de la quasi-totalité des communes de l'arrondissement de La Rochelle. Un dispositif à présent généralisé aux quatre autres arrondissements du département : Saintes, Rochefort, Jonzac et Saint-Jean-d'Angély. Pour inciter les communes restantes à se joindre au mouvement, une campagne d'information à l'échelle du département est prévue en 2009. Elle prendra la forme d'un courrier électronique qui sera adressé aux 520 collectivités adhérentes du syndicat.

4. Mutualisation et extensions

Dès le processus de sélection de la solution technique, la mutualisation s'est imposée entre chacun des acteurs. Un appel d'offres a été conduit pour se doter de l'ensemble des solutions techniques exigées par les partenaires de la dématérialisation (Trésor public, préfectures, ministère de l'Intérieur). Cette démarche a été entreprise avec le SDITEC Charente (Syndicat départemental pour l'informatique et les technologies de communication.). “ Nous avons choisi le plus haut niveau de certification afin de ne pas être pris de court lorsque les collectivités voudront les utiliser pour d'autres téléprocédures ”, précise Benoît Liénard. Car, en plus du programme de télétransmission des arrêtés et délibérations au contrôle de légalité des préfectures et sous-préfectures, le syndicat SI 17 et le SDITEC veulent préparer leurs adhérents à d'autres dématérialisations telles que la téléTVA ou encore la transmission des pièces budgétaires et comptables vers les trésoreries dans le cadre d'Hélios, le projet informatique de la direction générale des finances publiques dédié au secteur local.