Plus de souplesse avec les services applicatifs hébergés

Les 4 entreprises étudiées

Activité : distribution automatique de boissons et produits alimentaires.
Siège : Levallois (92).
Effectif : environ 1 000 personnes.
CA 2007 : environ 130 M d'euros.

Problèmes à résoudre : constituer un SIRH sans investir dans une infrastructure informatique centralisée. Harmoniser les traitements RH, notamment la paie.

Solution déployée : plate-forme Teams de Cegedim SRH (modules paie et Pilotage et portail RH). Interfaçage avec des applications Urssaf et Assedic. Accès via des plug in Citrix.

Activité : observatoire du marché progiciel.
Siège : Paris (75).
Effectif : 50 personnes.
CA 2007 : non communiqué.

Problèmes à résoudre : se doter d'une solution de gestion de contenu collaborative, au service des analystes et consultants. Ceci, sans équipe informatique interne.

Solution déployée : CollaborativeECM de Knowings dans sa version ASP, consolidant un fonds documentaire de 7 000 fichiers, et ouverte aux clients via des accès extranet.

Activité : chimie (détergent, hygiène, cosmétique, adhésifs, etc.).
Siège : Boulogne-Billancourt (92).
Effectif : 2 200 personnes.
CA 2007 : environ 860 M d'euros.

Problèmes à résoudre : optimiser la chaîne d'approvisionnement et centraliser les flux d'interchange clients et fournisseurs en s'appuyant sur une équipe informatique réduite.

Solution déployée : outils Influe de Generix en mode Saas, notamment EWR, TradeXpress, Invoice Manager. Interfaçage avec les serveurs SAP du groupe Henkel.

Activité : conseil, assessment, formation et coaching.
Siège : Paris (IXe).
Effectif : 50 permanents et indépendants.
CA 2007 : environ 6 M d'euros.

Problèmes à résoudre : structurer la chaîne de facturation, le suivi des projets et missions et l'informatique de gestion. Ceci, sans équipe informatique interne.

Solution déployée : Business Bydesign de SAP, intégré pour ses fonctions finances et comptabilité, facturation, paie et, bientôt, marketing. Déployée à l'issus d'une période d'essai de deux mois.

Des architectures de service qui se différencient

Les services ASP répondent aux besoins tactiques et d'équipement rapide. Ils sont à considérer par les PME, les branches départementales de grands groupes, les entreprises multisites et celles ne disposant pas d'équipes informatiques internes. Ils facilitent la mise en place des démarches de consolidation sans avoir à se préoccuper des investissements matériels.

Des incidents montrent régulièrement que la disponibilité des services en ligne n'est pas sans faille. Pour vérifier la solidité des prestataires, de nombreux points sont à vérifier : normes de sécurité, taux de disponibilité et temps de reprise garantis, méthodes de sauvegarde, mode de gestion du support à l'utilisateur, coûts connexes pour les télécoms, migration, formation, maintenance, etc.

Le périmètre fonctionnel des solutions ASP s'est étendu, des PGI à la téléadministration, en passant par la GRC et le B to B. Le paquetage des offres s'est diversifié puisque l'on dispose aussi bien de progiciels génériques, couplés à des contrats de service étoffés (mises à jour, support fonctionnel, services d'hébergement, SLA...) que de services verticaux rapides à mettre en ?"uvre et à paramétrer.

Un projet ASP peut mettre en lumière des problèmes que l'on avait sous-estimé, comme la mise à jour des réseaux internes ou des logiciels d'accès aux services ASP, les échanges de données entre applications ASP, SI interne et applications tierces, la migration et le nettoyage des données. Dans ce cas, il sera éventuellement nécessaire de s'appuyer sur les compétences du prestataire ou sur celles d'un intégrateur.

Guillaume Perrin (Autobar France) : ' la voie la plus rapide pour homogénéiser notre SIRH '

' Autobar France a été constitué par des acquisitions de sociétés locales et régionales. Dans les plus petites de ces sociétés, la paie était déjà externalisée ; dans le meilleur des cas, elle était traitée sous Sage par un service comptable interne. Nous n'avions donc aucune possibilité d'agréger les données ou de préparer les chantiers de fusion. Il était difficile de comparer les rémunérations, ce qui d'un point de vue technique aussi bien qu'opérationnel était très pénalisant. Nous avons donc décidé de nous lancer dans un chantier de standardisation. L'externalisation étant adaptée à notre contexte, nous avons signé avec Cegedim SRH en août 2007 et démarré la mise en production en janvier 2008. Tout n'a pas été parfait, mais cette mise en ?"uvre dans un délai aussi court a été exceptionnelle. '

Catherine Brault (CXP) : ' nous voulions partager l'expertise et les pratiques métier '

' Nous recherchions une plate-forme de gestion de contenu avec des fonctions collaboratives. Notre patrimoine informationnel relatif, notamment, à nos missions de conseil, était géré dans des arborescences de fichiers Windows, sauvegardés de façon centralisée, et stockés sur les PC des consultants et analystes. Nous voulions partager l'expertise et les pratiques métier et mettre à la disposition de nos clients des accès en extranet. Nous avons commencé à mettre à plat nos besoins en juillet 2007 et démarré l'analyse fonctionnelle du projet en décembre. Knowings nous intéressait car ses clients ont souvent des problématiques semblables à la nôtre et l'éditeur commercialise 50 % de ses solutions en mode Saas. Or nous avons une démarche volontariste d'externalisation de nos applications. '

Patrick Bocquillon (Henkel France) : ' préférer l'ASP plutôt que l'hébergement pour consolider les outils B to B '

' Avant 2007, nos applications Influe-Illicom étaient hébergées chez Capgemini. Generix ayant racheté cet éditeur, nous avons décidé d'opter en 2007 pour leurs services. Nous ne nous préoccupons plus des problèmes d'achat de licences, de migration et de montées de version mais restons impliqués dans les recettes. Generix met à notre disposition un double environnement, l'un de validation (pour le test des applications, des nouveaux formats de messages EDI, etc.) et l'autre de production. Lors de notre bascule, nous avions continué d'alimenter notre ancienne plate-forme pendant un mois, de façon à ne pas perturber les opérations. La mise en place de notre chaîne d'approvisionnement CRP a été achevée en juin 2008. Aujourd'hui, nous finalisons les dernières étapes de notre migration. '

Jean-François Dumortier (Obifive) : ' trop petits pour une équipe d'informatique de gestion interne '

' Nous avions besoin d'améliorer la gestion des activités et notre chaîne de facturation. Notre système de déclarations et commandes devait aussi être révisé. Nous disposions d'une solution développée en interne en Visual Basic et sur Excel, mais elle ne délivrait pas un niveau de service convenable. Nous avons donc décidé de nous doter d'un outil de gestion et retenu la solution Business Bydesign de SAP à la fin de 2007. Gros avantage : SAP propose d'essayer la solution sans obligation d'achat. Cette période d'essai nous a permis de simuler certaines opérations (passage de commande ou de projet, facturation...) pendant deux mois. Aujourd'hui, nous venons de basculer notre comptabilité de Sage vers SAP. Nous avions attendu pour cela d'arrêter nos comptes 2008. '

L'avis du prestataire : Patrice Lagorsse, directeur commercial d'Aspaway

' Un projet ASP n'est pas très différent d'un projet conventionnel '

' En ce qui concerne la phase amont de qualification, la démarche ASP est proche de la démarche traditionnelle. Il faut identifier correctement les flux d'interface avec le back office. Quant aux problèmes de qualité et de migration des données, que l'on ait affaire à une application interne centralisée ou à une application externalisée, ils sont toujours les mêmes. '

' Il faut bien définir les engagements de services '

' Il convient d'examiner le mode de gestion du help desk, des changements et des évolutions, et de s'intéresser aux normes de sécurité, à la gestion des sauvegardes, ainsi qu'aux critères de surveillance et de pilotage. La nature des relations à établir entre le prestataire et le client dépend du profil du projet. Par exemple, il n'y a pas de raison de mettre en ?"uvre des comités de pilotage pour des entreprises nayant contracté la mise en ligne que de quelques postes pour la gestion de la relation client. '