3/5 - Les applications Web pour orchestrer l'activité des salariés

David Maume

01net.

le 30/03/2009 à 17h20

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Des applications Web pour gérer son entreprise à moindres frais

1/5 - Les outils pro pour éditer ses documents et les partager

2/5 L'archivage en ligne au service des PME

3/5 - Les applications Web pour orchestrer l'activité des salariés

4/5 - Messageries et autres outils pour rester en contact

5/5 - Des mesures de sécurité pour profiter au mieux des applications en ligne

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Les applications en ligne conçues pour gérer efficacement son emploi du temps et/ou celui de ses collaborateurs ne manquent pas sur Internet. Parmi les nombreuses solutions disponibles, l'Agenda de Google est à la fois convivial et efficace. Outre une interface simplissime, il se distingue par ses fonctions de partage. Il suffit d'envoyer une invitation par e-mail pour autoriser un collègue à accéder à un agenda donné (un planning de réunions, par exemple). A l'inverse, quelques clics suffisent pour ajouter un agenda partagé dans le sien. L'application est accessible sur les terminaux mobiles, et des fonctions d'alerte permettent même de notifier par e-mail ou par SMS des événements à ne pas manquer.

Des outils orientés tâches ou gestion de projets

Pour ceux qui cherchent un outil orienté tâches plutôt que rendez-vous, (Remember The Milk (traduire littéralement « se rappeler d'acheter du lait ») est un pense-bête qui propose de gérer des listes thématiques (intendance, client A, présentations, etc.) à ne pas oublier. Les tâches peuvent être associées à un lieu sur une carte, à un mot-clé, à un niveau de priorité, etc. Les alertes sont envoyées par e-mails, par messagerie instantanée ou par SMS. A noter, le logiciel peut se synchroniser avec Google Agenda et peut lui aussi s'utiliser à plusieurs (il suffit d'inviter des collègues à partager ses listes de tâches).

Pour les entreprises qui souhaitent comptabiliser le temps de présence de leurs employés, InOut Board fait office de pointeuse Web 2.0. Chaque employé doit pour cela consentir à installer un agent logiciel sur son ordinateur qui lui permettra de signaler son arrivée et son départ – et accessoirement de chatter avec ses collègues. Le logiciel coûte 10 dollars par mois pour 10 utilisateurs (les tarifs sont dégressifs).

Une façon beaucoup plus constructive d'orchestrer l'activité de l'entreprise est d'utiliser un gestionnaire de projets. Dans ce domaine, l'application Basecamp, éditée par 37signals, fait office de référence. Une fois inscrit, on peut facilement structurer un projet (en tâches et sous-tâches) et assigner certaines tâches à tel ou tel collaborateur. L'application, qui est une véritable suite collaborative centrée sur la gestion de projets, fournit des services de partage de documents et de communication (envoi de messages dits commentaires). Elle permet de suivre l'état d'avancement de chaque mission au jour le jour afin de ne pas (trop) dépasser les délais initialement prévus.

Le seul bémol vient de ce que l'interface est exclusivement en anglais, pour l'instant. Longtemps gratuit, le service est désormais payant. L'offre de base commence à 24 dollars par mois pour pouvoir gérer 15 projets en partageant jusqu'à 3 Go de données. Avant de s'engager il est possible d'essayer l'application sans s'abonner pendant 30 jours autour d'un seul projet.

Pour ceux qui cherchent avant tout une solution gratuite, Zoho propose Zoho Project. Moins puissant que Basecamp, il permet de gérer un projet associé à 100 Mo de données. On citera également Planzone, une suite collaborative centrée sur la gestion de projets comme Basecamp et dont l'interface est disponible en français. La version gratuite permet de gérer 2 projets associés à 25 Mo de données partagées par 5 utilisateurs. Et il faut compter 10 euros par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs gérant 1 Go de données.

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