Adoption des outils collaboratifs : le diable est dans les détails

Prendre conscience de l'utilité des outils de travail collaboratifs, les choisir et les installer est une chose, changer les habitudes de travail en est une autre…

Marc de Fouchécour (Nextmodernity)

01net.

le 03/04/09 à 13h56

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Prendre conscience de l'utilité des outils de travail collaboratifs, les choisir et les installer dans votre entreprise est une chose, faire changer les habitudes de travail de vos collaborateurs (et d'abord les vôtres) en est une autre. On perçoit bien l'intérêt immédiat de se rendre sur un site collaboratif quand on cherche de l'information, on le sent moins quand il s'agit d'y aller pour publier ce qu'on produit, car cela introduit une rupture dans le rythme de travail, difficile à intégrer dans les habitudes : ouvrir un navigateur Web, accéder au site, se connecter, cliquer sur le bon lien, ouvrir l'éditeur, attacher un document, mettre des mots-clés, publier, notifier… stop !

Un début de solution consiste à introduire ces opérations dans les étapes-clés de nos processus de travail actuels, en particulier la sauvegarde d'un document et l'envoi d'e-mails. Word 2007 permet déjà de publier un document dans Sharepoint, un blog, ou même l'excellent Drupal. Les outils blueKiwi et Jive SBS (entre autres) vous permettent de publier des notes en envoyant un e-mail, et MindUp transforme les échanges d'e-mails en forum structuré. Mais ces fonctionnalités sont encore imparfaites et surtout elles ne font que retarder le changement de mode de travail.

Une autre voie consiste à commencer par une application basique nativement collaborative, à effet positif immédiat. Par exemple, dans une équipe, vous pouvez remplacer tout le travail sur MS Office par les équivalents Google Docs ou Zoho. Les collaborateurs voient immédiatement les avantages (tout le monde travaille sur le même document, on ne se renvoie pas d'e-mail à chaque version, on sait toujours où on en est, les commentaires sont en un seul endroit, on peut même travailler offline), et l'adoption est rapide. Bien plus, la contagion peut s'étendre à d'autres outils tels que le calendrier partagé, comme l'atteste ce témoignage.

Le but est en fait qu'il n'y ait plus de frontière mentale entre l'ordinateur et l'espace collaboratif, que le travail produit, reçu, commenté, modifié soit perçu « dans le même lieu », à la fois personnel et collectif. On en est encore loin. Pour l'adoption plus massive des outils du Web 2.0 et le changement de culture, il faudra bien sûr d'autres approches, mais les esprits seront déjà préparés.

Marc de Fouch?ur

Marc de Fouchécour explore et enseigne le management des connaissances, la complexité et le Web depuis dix ans à Arts & Métiers ParisTech (Ensam). Il est un associé de Nextmodernity, société de conseil qui accompagne les entreprises dans leur transition vers de nouveaux modes de management, la mise en place du collaboratif ainsi que les usages et appropriations des technologies 2.0.
L'entreprise 2.0, le Web 2.0, les outils collaboratifs, les réseaux sociaux... sont les thèmes de prédilection qu'il développe sur son blog. Passionné par la représentation du temps, il est aussi le fondateur de www.relatime.com.

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D'accord, mais...

de Tecoman , posté le 26 avril 2009 à 13h01

Je suis d'accord que l'outil doit idéalement s'effacer devant les usages, et ne pas devenir / être une contrainte. Cependant, envoyer un document dans un espace documentaire d'un simple et unique clic ou via email ne résoud pas tout ! En effet, envoyez ainsi des dizaines ou des centaines de documents, en aveugle, sans les catégoriser, et c'est le chaos assuré !
Certes, ceux qui prônent l'usage exclusif des moteurs de recherche pourront prétendre que cela suffit ensuite pour s'y retrouver dans le "tas" ainsi constitué, mais j'en doute franchement...
Oui, Microsoft (avec MOSS) et IBM dans une certaine mesure (avec QuickR), proposent des solutions raisonnablement transparentes pour le stockage sans effort du contenu, mais ces options ne répondent malheureusement pas à tous les besoins, et restent "traditionnelles" et peu modernes dans leur approche.
La solution idéale reste encore à inventer, et cela ne me semble pas être celle de Google, qui souffre de trop de limites lorsque l'on parle d'un grand nombre de documents et d'acteurs.