Les bulletins de paie électroniques sont désormais légaux

Sandrine Chicaud

01net.

le 18/05/2009 à 17h15

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Jusqu'à présent, la loi autorisait l'employeur à remettre le bulletin de paie en mains propres ou par courrier postal. Depuis le 13 mai dernier - date de promulgation dans le Journal officiel de la nouvelle loi « de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures » (article 26)- la remise de la fiche de paie peut être effectuée sous forme électronique, à condition toutefois de recueillir l'accord du salarié, et de le faire « dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données ». La loi précise aussi que l'employeur doit conserver les bulletins de paie remis aux salariés ou un double, sous forme électronique, pendant cinq ans. Voilà pour les grandes lignes.

« Cette loi pose clairement le principe de dématérialisation des bulletins de salaires. Sur ce point, il n'y a plus de débats et le fait que l'accord du salarié soit nécessaire est une bonne chose », explique Marie-Laure Laffaire, avocat à la cour, cabinet Lexvia. Mais avant de donner son accord, le salarié doit bien avoir à l'esprit les conséquences induites par cette dématérialisation et obtenir de son employeur des garanties sur la durée de conservation. « Il doit anticiper et prévoir la façon dont le document peut être conservé, sous format électronique, de manière pérenne, précise-t-elle. L'employeur a-t-il prévu un “coffre-fort électronique” pour conserver les données ? ». Autant de points cruciaux puisque les fiches de paie sont indispensables pour le calcul des points de retraite et aussi pour se prémunir, en cas de maladie professionnelle.

Un moyen de réduire les coûts

Autre point crucial : le texte se réfère à « l'intégrité » des données qui doit être garantie, sans préciser davantage cette notion. « C'est surement un choix délibéré de ne pas détailler plus les modalités d'application de cette loi. Elles risqueraient en effet, compte tenu de l'évolution rapide des technologies, d'être très vite obsolètes, commente Marie-Laure Laffaire. Quoi qu'il en soit, le salarié doit s'assurer que les données de sa fiche de paie électronique sont bien exactes, complètes, et qu'elles n'ont pas été altérées. Pour le savoir, il devra se renseigner sur les outils mis en place par l'employeur pour garantir que les données n'ont pas été modifiées », précise-t-elle.

En ces temps de crise et de réductions de coûts, de plus en plus d'entreprises risquent, avec la nouvelle loi, de passer la vitesse supérieure pour dématérialiser leurs bulletins de paie. Dans un communiqué, Eric Caprioli, le vice-président de la Fédération nationale des tiers de confiance et avocat à la Cour, se réjouit. « Le bulletin de paie électronique est l'exemple type d'application en matière de dématérialisation qui va impliquer des millions de Français et des milliers d'entreprises, explique-t-il. De plus, quand la dématérialisation de documents rime avec économie de coût [200 millions de bulletins de paie imprimés, remis ou envoyés chaque année aux salariés-NDLR], on comprend bien l'intérêt de la démarche qui ne demande qu'à se généraliser ».