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Introduire le travail collaboratif pas à pas

A la Cantine, plusieurs intervenants se sont rassemblés pour un événement spécial, Colab, dédié aux outils collaboratifs. L'AFP, entre autres, est venue témoigner.

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Pour introduire cette journée spéciale sur la collaboration dans l'entreprise (Colab), Anthony Poncier, consultant à IDRH, a rappelé quelques fondamentaux sur les apports du Web 2.0. « On pense souvent "plate-forme technique", mais le travail collaboratif, c'est aussi des usages, une nouvelle façon d'apprendre, d'échanger, de produire du contenu… »
La palette d'outils disponibles sur le marché permet aux entreprises de créer des communautés d'experts, de mieux partager les connaissances, de les capitaliser, de favoriser l'apprentissage informel, de stimuler l'innovation en proposant, par exemple, aux salariés d'un groupe, éclaté dans le monde, d'alimenter une « boîte à idées » en ligne pour favoriser l'innovation. L'importance de faire évoluer la culture d'entreprise semble être aussi le nerf de la guerre. « Les cultures très hiérarchiques, par exemple, qui sont les plus répandues dans les entreprises, ne favorisent pas le travail collaboratif », précisait Anthony Poncier.

Inciter les utilisateurs à participer aux wikis

Opter pour ces nouvelles méthodes suppose donc de changer progressivement ses réflexes : passer de l'e-mail au partage d'informations, du stockage au travail collaboratif en ligne… Procéder par étapes, c'est le choix de l'AFP, qui compte près de 2 900 collaborateurs, dont 1 500 journalistes, présents dans 165 pays. L'Agence France-Presse a mis en place une petite dizaine de wikis à partir de la plate-forme de développement Web XWiki.
A l'origine, aucune stratégie globale en matière de solutions d'outils collaboratifs mais un besoin très précis du service marketing/commercial, soucieux d'améliorer ses processus de veille. Pour faire face à la surabondance d'informations, à la multiplicité des sources et à la vitesse de propagation des actualités, l'AFP a donc mis en place la plate-forme iBusiness, qui repose sur XWiki Watch, une application de veille collaborative. « Nous avons choisi cet outil notamment parce qu'il était open source, ce qui allait faciliter son implémentation », explique Pascal Taillandier, coordinateur du projet Agence multimédia à l'AFP.
Les utilisateurs peuvent créer facilement des pages du wiki, ils postent leurs articles, y ajoutent des commentaires, leur donnent un indice de pertinence, leur associent des tags, etc. Au final, l'outil permet de trier plus efficacement les informations. Pour l'heure, 136 comptes ont été ouverts (dont 2 administrateurs), une cinquantaine de personnes l'utilisent régulièrement, mais seulement une dizaine de contributions sont déposées par jour. Le plus dur est d'inciter les gens à participer. Et là, il existe plusieurs obstacles : le manque de temps ou le fait d'écrire pour tout le monde ouvertement (en s'identifiant clairement).
Une chose est sûre, d'autres wikis vont voir progressivement le jour à l'agence, avec des usages divers. A l'image de celui créé par un petit groupe d'experts au sein de la DSI pour échanger sur des problématiques techniques. « Ils ont partagé leur savoir d'autant plus facilement qu'ils se connaissaient déjà, s'estimaient et avaient l'habitude de communiquer ensemble », conclut Yves Simon, directeur des ventes de XWiki. Des petites initiatives qui peuvent avoir un effet boule de neige dans l'entreprise.
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