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L’archivage légal est un concept marketing
Archivage légal, archivage probant, archivage à valeur légale ou à valeur probante, etc. : les prestataires de services d'archivage électronique rivalisent d'ingéniosité pour attirer le chaland et tenter d'inspirer confiance au prospect. Il est vrai qu'on attend au minimum d'un archivage qu'il ne soit pas illégal ! Mais quelle est la valeur réelle d'un archivage dit légal ?
A la suite des scandales financiers d'Enron et de WorldCom, les régulateurs américains ont renforcé le contrôle interne des entreprises cotées, notamment avec la loi Sarbanes Oxley de juillet 2002, dont on a retrouvé des traces dans la loi sur la santé financière de 2003 en France. C'est par là que l'archivage est venu sur le devant la scène légale.
Une notion absente de la législation française…
Mais de ce côté-ci de l'Atlantique, les conditions techniques de l'archivage électronique ne sont aucunement encadrées par la loi française, et la notion d'archivage est à peine définie par les textes européens. Il existe à ce jour une seule trace d'une telle définition, dans un texte de loi français désormais abrogé et daté du 3 janvier 1979. L'archivage y est ainsi présenté comme « l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ».
Il n'existe donc pas de cadre légal propre à l'archivage. Comment, dans ces conditions, peut-on se permettre d'évoquer une notion d'archivage légal ? Celle-ci a clairement pour origine le marketing.
… et inspirée de la valeur probante des e-mails
Mais cette évocation d'un archivage légal s'explique également par le cadre légal des échanges numériques. Depuis mars 2000, la loi française et les tribunaux considèrent d'égales valeurs l'écrit sous forme électronique et celui sur support papier. Le courriel est donc « l'égal » (sans jeu de mots !) du courrier papier. Cependant, le vieux Code civil et son article 1316-1 posent plusieurs conditions à cette égalité, notamment que le document électronique soit « conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
On se trouve donc loin de la désignation par la loi de tel prestataire, de telle solution ou de tel environnement. A l'inverse, il est clair que toute solution d'archivage électronique peut ne pas se conformer à l'article 1316-1 du Code civil. Dans ce domaine, la parole sera aux tribunaux, et il est clair que les juges retiendront un ensemble d'indices, comme la qualité du prestataire, sa réputation, le respect des normes publiées, pour se déterminer. Mais rien n'est formalisé par une quelconque norme ou certification associée à un texte de loi.
Olivier Iteanu
Olivier Iteanu est avocat à la cour d´appel de Paris, chargé d´enseignement à l´université Paris-I Sorbonne et à Paris-XI Jean-Monnet. Depuis plus de quinze ans, il se consacre au droit des technologies de l´information. Son dernier ouvrage paru est L´Identité numérique en question, aux éditions Eyrolles (mai 2008). Depuis janvier 2007, il est également l'auteur d'un blog en rapport avec le droit et les nouvelles technologies.
Merci et 289V et bis
de
drizzt2511
, posté le 28 juillet 2009 à 17h05
Merci pour cet élément de réponse. J'ai déjà cherché plusieurs fois où dans les textes étaient définis le concept d'archivage principalement concernant les données. A priori nulle part bonne nouvelle (ou pas...)
Par contre les articles 289V et 289 bis du CGI définissent les échanges électroniques de facture et il existe même des procédures de certification dommage que votre article (où votre blog) n'aborde pas ce point.
Également quid des factures dématérialisées à destination du grand public ? leur plateformes sont-elles conformes pour de la conservation à long terme où impliquent elles que nous devions télécharger les documents. La question va se poser avec la dématérialisation des feuilles de salaire !!!
Par contre les articles 289V et 289 bis du CGI définissent les échanges électroniques de facture et il existe même des procédures de certification dommage que votre article (où votre blog) n'aborde pas ce point.
Également quid des factures dématérialisées à destination du grand public ? leur plateformes sont-elles conformes pour de la conservation à long terme où impliquent elles que nous devions télécharger les documents. La question va se poser avec la dématérialisation des feuilles de salaire !!!
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Attention aux cas particuliers
de
dea95
, posté le 29 juillet 2009 à 09h10
Dans certains cas, l'archivage peut sans être obligatoire, fortement incité par la loi (d'où légal à mon sens).
Ainsi au niveau de la radiologie, la sécurité sociale souhaite qu'un certain nombre et type d'examens soit stockés et archivés selon des critères fixés afin d'améliorer la qualité du suivi des patients, il est dommage que vous n'en ayez pas fait référence.
Ainsi au niveau de la radiologie, la sécurité sociale souhaite qu'un certain nombre et type d'examens soit stockés et archivés selon des critères fixés afin d'améliorer la qualité du suivi des patients, il est dommage que vous n'en ayez pas fait référence.
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tout à fait inexact
de
alaingr
, posté le 29 juillet 2009 à 19h49
il est tout à fait inexact de prétendre que conditions techniques de l'archivage électronique ne sont aucunement encadrées par la loi française, et la notion d'archivage est à peine définie par les textes européens. Il existe à ce jour une seule trace d'une telle définition.
Le code général des impôts (art. 289, 289 bis,et L. 102 C du livre des procédures fiscale) et la doctrine administrative définissent des obligations précises en matière de factures BOI 3 C.A.
N° 136 du 7 AOÛT 2003 et cela ne vise pas seulement la facturation électronique BOI 3 E-1-07 N° 4 du 11 JANVIER 2007.
En matière de comptabilité également, lorsqu'elle est tenue au moyen d'un système informatique (99,99% des comptabilités) le code général des impôts impose une obligation de conservation du fichier des écritures comptables sous forme de données élémentaires (ce qui n'a rien à voir avec la sauvegarde habituel du logiciel dans un format propriétaire) voir article L47 A I et L47 A II et L102 du livre des procédures fiscales
et BOI 13 L-2-08 du 6 mars 2008
Un avocat fiscaliste
Le code général des impôts (art. 289, 289 bis,et L. 102 C du livre des procédures fiscale) et la doctrine administrative définissent des obligations précises en matière de factures BOI 3 C.A.
N° 136 du 7 AOÛT 2003 et cela ne vise pas seulement la facturation électronique BOI 3 E-1-07 N° 4 du 11 JANVIER 2007.
En matière de comptabilité également, lorsqu'elle est tenue au moyen d'un système informatique (99,99% des comptabilités) le code général des impôts impose une obligation de conservation du fichier des écritures comptables sous forme de données élémentaires (ce qui n'a rien à voir avec la sauvegarde habituel du logiciel dans un format propriétaire) voir article L47 A I et L47 A II et L102 du livre des procédures fiscales
et BOI 13 L-2-08 du 6 mars 2008
Un avocat fiscaliste
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Offre légale
de
Olivier Iteanu
, posté le 30 juillet 2009 à 12h18
La thématique du billet était de savoir si cela autorise un prestataire à qualifier son offre de "légale" et si cette qualification est directement issue de la Loi ou d'une autre norme juridique. Je ne crois pas que ces informations remettent en cause cette analyse.
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Et la loi de 2008 dans tout ça?
de
arch
, posté le 30 juillet 2009 à 15h15
Même si sur le plan technique votre article est tout à fait justifié et que de nombreux progrès dans le domaine de l'archivage électronique sont attendus, la loi de 1979 (réactualisée l'année passée sous la codification 2009-696 et inscrite dans le Code du Patrimoine, livre 2) est suffisamment généraliste pour englober archives électroniques autant qu'archives papier. Certes, le terme "archivage légal" n'est pas mentionné tel quel, mais son contenu est bien présent dans cette loi. La jurisprudence a d'ailleurs déjà montré que la conservation des archives électroniques était obligatoire au même titre que les archives papier!
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ce n'est pas le sujet
de
Thibaut Girard
, posté le 31 juillet 2009 à 20h36
La loi votée en 2008, comme celle de 79, traite de la conservation et
surtout de la communication des archives, pas des règles s’appliquant à
la création des documents destinés à être archivés par la suite. C’est
un texte conçu pour les archives que les archivistes appellent
définitives, i.e. celles qui, indépendamment de toute considération liée
à l’établissement d’un droit ou au respect d’une norme juridique, sont
conservées à des fins scientifiques et culturelles. C’est pour cela que
ces dispositions font partie du code du patrimoine. Maître Iteanu
n’avait donc aucune raison d’en parler, ce n’était pas le sujet
surtout de la communication des archives, pas des règles s’appliquant à
la création des documents destinés à être archivés par la suite. C’est
un texte conçu pour les archives que les archivistes appellent
définitives, i.e. celles qui, indépendamment de toute considération liée
à l’établissement d’un droit ou au respect d’une norme juridique, sont
conservées à des fins scientifiques et culturelles. C’est pour cela que
ces dispositions font partie du code du patrimoine. Maître Iteanu
n’avait donc aucune raison d’en parler, ce n’était pas le sujet
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