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… Informatique CDC a introduit OpenOffice

Le GIE informatique du groupe Caisse des dépôts a déployé la suite bureautique open source sur 1 200 postes. Un chantier plus organisationnel que technique.

Le problème

Opérateur de services informatiques (GIE) pour le groupe Caisse des dépôts, Informatique CDC souhaitait se positionner sur l'open source. La suite OpenOffice offrait, par ailleurs, un format documentaire indépendant, pérenne et normalisé ISO.

La méthode

1. Évaluer les adhérences à Microsoft Office
Le chantier le plus important du projet portait sur la gestion des adhérences à Microsoft Office. Elles sont de trois natures : applicative – par exemple, les applications qui appellent une DLL (Dynamic Link Library) ; macro, certaines ont été développées par les utilisateurs en Visual Basic ; et enfin, l'adhérence des usages. Ce n'est pas la moindre, compte tenu du lien culturel et historique à MS Office. La suite bureautique constitue la seule application qui n'ait jamais changé. En effet, malgré diverses évolutions, les passages à de nouvelles versions se sont révélés transparents pour l'utilisateur.
“ Il s'agissait de savoir jusqu'où on était prêt à investir pour gommer ces adhérences, se souvient Christophe Joly, responsable du service ingénierie poste de travail au sein de la direction de la production, à Informatique CDC. Il faut accepter que, pour certaines populations, l'effort est trop important. Dans la majorité des cas, c'est Excel qui est incontournable, et on trouve souvent Word en deuxième position. ” Aujourd'hui, le taux de désinstallation de la suite de Microsoft s'élève à 78,5 % de la population. Nous sommes très près de la cible de migration, fixée à 80 %. Pour les 21,5 % restant, les deux suites continueront à cohabiter au-delà du 31 décembre 2009, avec Microsoft Office activé par défaut.
2. Cartographier les flux documentaires
Pour identifier ces populations fortement adhérentes, Informatique CDC a procédé à une collecte des fichiers Excel contenant des macros. Avec deux difficultés : le collaborateur à l'origine de la séquence ne travaille plus dans le service, et les développements sont réalisés hors du contrôle de la DSI. L'équipe projet a ensuite cartographié les flux documentaires dans l'entreprise, afin d'établir leur chronologie au sein des différentes entités et la stratégie de migration (qui migrer et quand). Etudier les habitudes de travail a aussi aidé à définir des typologies d'utilisateurs et des règles d'échange documentaire : format PDF pour le consultatif, OpenDocument pour le collaboratif interne, et MS Office pour le collaboratif externe.
3. Communiquer sur les apports d'OpenOffice
Christophe Joly reconnaît avoir commis une erreur de communication en début de projet. “ Nous présentions OpenOffice comme un clone de MS Office. Or il nécessite une période d'adaptation : il vaut mieux communiquer sur la différence et valoriser les apports aux utilisateurs. ” Du coup, l'équipe projet a repris à son compte – avec un brin d'humour assumé – l'argument marketing bien connu : “ Vous allez gagner en productivité ”
.
Pour apporter ce plus à l'utilisateur, un gros travail a été fait sur les fonds documentaires et la standardisation des documents de l'entreprise (documents de production, études…). Des modèles qui simplifient son quotidien.
4. Synchroniser formation et prise en main
Autre conseil : intensifier les actions de formation au plus près des phases de migration opérationnelle, notamment au moment de la désinstallation de MS Office, la période où les utilisateurs concentrent leur attention. Pour Christophe Joly, il s'agit de réduire au maximum la marche en double pendant laquelle les deux suites sont actives.
Le fait d'être une entreprise d'informaticiens a-t-il représenté un atout ou un handicap ? “ Les deux à la fois. La capacité à changer de suite bureautique est inversement proportionnelle au niveau d'expertise. Mais l'acceptation des standards documentaires et la perception de la performance paraissent plus aisées. ”
5. S'appuyer sur un réseau de promoteurs
Un utilisateur rencontrant un problème sur une suite bureautique demande en général conseil à son collègue, avant d'appeler la hot line. Fort de ce constat, Informatique CDC s'est appuyé sur des relais au sein de l'entreprise. Pour bâtir ce réseau, l'équipe projet identifie tout d'abord des promoteurs naturels (la hiérarchie, les secrétariats), puis fait appel au volontariat. “ Les promoteurs se sont déclarés naturellement. Certains collaborateurs ont plus ou moins d'affinités avec le monde du libre. ” Informatique CDC compte 50 promoteurs, soit un ratio de 1 pour 20 utilisateurs. Organisée à intervalles réguliers, la journée des promoteurs sert à mesurer la satisfaction des utilisateurs. Outre ce réseau et les formations proposées, Informatique CDC a mené des monitorats et des ateliers. Enfin, lors de permanences d'une demi-journée par semaine sur site, un expert répond à toutes les interrogations et les problématiques rencontrées.

Informatique CDC

Activité : GIE informatique de la Caisse des dépôts, de CNP Assurances, de la Caisse nationale des Caisses d'Epargne et de Natixis.
Création : 1959.
CA 2008 : 323 M d'euros.
Effectif : 1 140 personnes.

Une année pour l'étude, deux pour le déploiement

Déploiement d'OpenOffice v.3.1 sur 1 200 postes de travail.

Recours aux services de Linagora pour l'expertise technique, le support de niveau 2 ou la conduite du changement.

Septembre 2005 : expérimentation d'OpenOffice 1.0 pendant deux mois sur une trentaine de postes.
De mi-2006 à mi-2007 : étude.
De juin 2007 à juin 2009 : déploiement.
Fin 2009 : une étude sera menée à propos du déploiement d'OpenOffice, portant sur l'ensemble du groupe Caisse des dépôts. Réflexion sur l'évolution du poste de travail.

Suppression de la dépense annuelle de software assurance, bénéfices liés au respect des standards, à la pérennité du fonds documentaire et à l'amélioration de l'interopérabilité.

L'avis de l'expert : Cédric Ravalec, responsable commercial et avant-vente chez Linagora

Il a participé à toutes les réunions de pilotage avec Informatique CDC.

“ Il faut rapidement identifier les sponsors ”

“ Dans le cas d'Informatique CDC, la direction générale et le secrétaire général ont été les premiers à avoir migré. L'aide physique apportée au moment de la bascule par les moniteurs a diminué d'autant le nombre d'incidents remontés par le support. ”

“ Attention au message à faire passer ”

“ L'utilisateur peut légitimement se dire : “ C'est la crise, on me supprime tout, même ma suite. ” Certes, OpenOffice coûte moins cher que MS Office, mais cela fait aussi dix ans que les équipes utilisent cette dernière sans formation, et à 10 % de ses possibilités. C'est l'occasion de se former à un outil bureautique pour être plus efficace au quotidien. ”

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