Classifier les e-mails pour mieux les archiver

Vincent Berdot

01net.

le 22/10/2009 à 16h11

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Email Management v10

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Il y a historiquement deux types d’archivage de courriel. Celui issu du monde du stockage, qui vise avant tout à désengorger les messageries sur des critères de tailles, de délais ou de dates. Et celui basé sur le contenu des messages. Ce dernier émane surtout des éditeurs de gestion de contenu et sert en premier lieu des besoins d’archivage à valeur probante. Seulement cet archivage qualitatif est depuis le début confronté au problème des versements des e-mails dans la gestion de contenu. Un versement qui requiert une démarche volontaire des utilisateurs, souvent contraignante. La nouvelle mouture d’Email Management d’Open Text (v10) s’attaque précisément à cette problématique. A ce titre, elle mérite le détour. 

Aujourd’hui, chez Open Text comme chez la plupart de ses concurrents, le transfert ou la copie d’un courrier électronique depuis Outlook vers la gestion documentaire est assorti de deux conditions. Non seulement l’utilisateur doit le classer dans un dossier spécifique de la GED – accessible depuis l’arborescence de la messagerie, ce dossier est alors associé à un cycle de vie documentaire – mais il doit également être connecté au réseau de l’entreprise, sans quoi ce dossier n’apparaît pas dans la messagerie.

Des catégories affichées dans le menu contextuel

Le nouveau module d’Open Text lève ces deux contraintes. Désormais, l’opérationnel peu enclin au rangement des courriels dans des dossiers, les classera à l’aide d’un menu contextuel (ou clic droit). Ce dernier lui soumet une liste de catégories documentaires (contrat, facture, relation client, relation fournisseur) permettant de qualifier les messages qui engagent la responsabilité de l’entreprise. A ce stade, son travail d’archivage est terminé.

C’est ensuite la gestion de contenu qui prend le relais. A chaque catégorie est associé un cycle de vie et des modes de conservation particuliers. Si tous les e-mails catégorisés sont copiés sur le socle documentaire d’Open Text, les uns seront effacés au bout de quelques jours d’Outlook, les autres seront remplacés par des pointeurs, d’autres encore resteront en ligne plusieurs semaines. De la même façon, au sein de la GED cette fois, les courriels archivés suivront un cycle de vie dépendant de leur catégorie.

L’autre contrainte levée par Open Text concerne le mode déconnecté. Avec cette v10 d’Email Management, la GED d’Open Text n’a plus besoin de s’exposer dans la messagerie : dorénavant, la gestion documentaire récupère directement les contenus des dossiers d’Outlook. Cette synchronisation s’opère à chaque connexion de l’utilisateur au réseau de l’entreprise.

Une stratégie différente chez EMC/Documentum

Ces dernières avancées d’Open Text sont difficilement comparables avec l’offre d’archivage de courriels d’EMC/Documentum, son grand concurrent. Car celle-ci se décline en fait en deux produits. L’un, Source One (qui a moins d’un an), archive lui aussi nativement les dossiers et les e-mails d'Outlook. Mais à la différence d'Open Text, il reste étranger aux notions de catégories et s’appuie sur un socle de stockage (base de donnée et système de fichiers) plus léger que celui de Documentum.

L’autre, Documentum Client for Outlook expose les dossiers de la gestion documentaire dans la messagerie comme dans les versions précédentes d'Open Text. Mais pour EMC, ce type de versement répond plus à des besoins de gestion documentaire (où courriels et documents sont réunis dans les mêmes dossiers) qu'à une problématique d’archivage. Toujours est-il que ce Documentum Client for Outlook reste très marginal sur le terrain.