Microsoft Office 2010 fait la part belle à la collaboration

Un fichier Word, Excel ou Powerpoint partagé via un serveur Sharepoint 2010, ou via l'offre de stockage en ligne Windows Live Skydrive, est éditable par plusieurs personnes en même temps. Chacun peut travailler dessus, soit avec les outils traditionnels d'Office installés sur le poste, soit avec leurs nouvelles versions allégées, les Office Web Apps, lesquelles s'utilisent via un navigateur Web (Internet Explorer ou Firefox). L'extension Silverlight n'est pas nécessaire – ce qui rend les Office Web Apps utilisables depuis un téléphone ou un poste Linux –, mais s'avère utile si l'on souhaite afficher les transitions graphiques dernier cri de Powerpoint.

L'expérience avec Word et Powerpoint est différente de celles d'autres suites bureautiques en ligne, dont Google. Les changements effectués ici sur les fichiers partagés ne sont pas immédiatement vus par les autres utilisateurs. Il faut attendre que le document soit enregistré. Seuls OneNote (un outil de prise de notes) et Excel, dans sa version Web uniquement, font apparaître les modifications chez tout le monde, au fur et à mesure, sans attendre l'enregistrement.

En revanche, chacun sait en temps réel qui travaille au même moment sur le même fichier et à quel endroit : paragraphe de Word, objet de Powerpoint ou cellule d'Excel. La zone qu'édite un utilisateur est verrouillée, afin que les autres ne puissent pas la modifier. Si, par la suite, des changements sont effectués sur une zone déjà mise à jour par un autre, sans que la dernière version n'ait été récupérée, une gestion des conflits est lancée. L'outil indique à l'utilisateur qu'il y a un problème et lui propose plusieurs versions du paragraphe. Le comportement est identique en mode client lourd.

Une autre fonctionnalité collaborative ne concerne que Powerpoint : le Broadcast Slide Show facilite le partage en ligne d'une présentation, qui peut être diffusée simultanément vers plusieurs utilisateurs. Seule obligation : disposer d'un compte Windows Live ou d'un accès à un serveur Sharepoint. Cette option pourrait éviter certaines conférences Web qui se limitent à du partage de présentation.

Pour peu que l'on installe aussi le prochain SQL Server 2008 R2, Excel s'agrémente d'un module PowerPivot. Celui-ci évite de devoir croiser des tableaux, notamment lorsqu'il s'agit d'analyser une activité de manière transverse. PowerPivot importe plusieurs tableaux pour les regrouper en mémoire sous forme d'une base, et affiche en surimpression d'un tableau unique des palettes de filtres pour ne montrer que les données pertinentes. Ces palettes, programmables, autorisent la mise au point rapide de modèles décisionnels, sans avoir à tâtonner dans Access ou dans des outils tiers comme ClickView. Surtout, en mode collaboratif, PowerPivot va permettre de partager des vues de ces modèles avec, d'une part, des restrictions pour les utilisateurs qui les visualisent et, d'autre part, un suivi dans la console d'administration de Sharepoint.