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Le Crédit Mutuel Arkea dialogue en open source

Depuis 2009, Memo, la messagerie en place du crédit coopératif et mutualiste, a été abandonnée au profit de Zimbra.

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Le Crédit Mutuel Arkea regroupe trois fédérations régionales du Crédit Mutuel et une vingtaine de filiales spécialisées. En 2009, deux raisons principales les incitent à changer leurs serveurs de messagerie : l'hétérogénéité des outils en place (Memo de Nexus, mais aussi des serveurs Microsoft Exchange et des solutions hébergées), et le fait que Memo ne corresponde pas aux standards du marché, ni aux besoins des collaborateurs.
Christian Quivy, responsable  des domaines poste de travail et commercial  multicanal pour le Crédit Mutuel Arkéa
Christian Quivy, responsable des domaines poste de travail et commercial multicanal pour le Crédit Mutuel Arkéa
«La migration incluait la reprise de toutes les données, même locales»
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Fin novembre 2009, 2 500 boîtes Zimbra ont été déployées, ce qui fait dire à Jean-François Donikian, directeur associé du prestataire StarXpert : « Ce projet de migration est un déploiement de taille, et pourtant sa réalisation est plus rapide que d'habitude, 2 000 utilisateurs ont migré entre avril et septembre. »
En fin de projet, 12 000 boîtes seront installées, destinées aux collaborateurs et à des ressources telles que les salles de réunion.

LE CHOIX : adopter une interface conviviale

Quatre solutions ont été étudiées : trois propriétaires, celles de Nexus, de Microsoft et d'IBM, et une open source, celle de Zimbra. Memo de Nexus a rapidement été écarté, à cause de la limitation à 2  Mo pour les pièces jointes, de la gestion des messages en texte brut, et de l'absence de certaines fonctionnalités comme le partage d'agenda. De plus, «  l'interface utilisateur de Memo n'est pas très conviviale. Les nouveaux embauchés, par exemple, ont du mal à  s'habituer à Memo. Je l'ai vécu moi-même, il y a un an et ça a été un choc », se rappelle Christian Quivy, responsable poste de travail.
Microsoft Exchange, et à une moindre échelle IBM Domino, répondaient au cahier des charges, mais le coût des solutions était bien trop élevé. « Nous aurions dû déployer des serveurs Microsoft plutôt que Linux, vers lequel va notre préférence », assure Christian Quivy.
Au final, Zimbra s'est imposé face à IBM. Les compétences internes sont orientées Linux, la migration vers cette solution collaborative était donc plus simple à mettre en œuvre. Pour valider Zimbra et sa tenue en charge, Christian Quivy a préalablement interrogé des entrepri-ses dont les configurations se rapprochaient de la sienne (nombre de boîtes mail, configuration multidomaine).
Une architecture multidomaine et redondante
Une architecture multidomaine et redondante
L'architecture est déployée derrière un boîtier Alteon pour la répartition de charge, la tolérance aux pannes et l'aiguillage des flux. A l'autre bout de la chaîne, le stockage s'effectue sur des disques rapides pour l'accès courant et sur des disques plu
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LES BESOINS : Le client léger, vers un nouvel usage

« Opter pour un accès par client léger allège les contraintes du déploiement et a fait naître un nouvel usage. Nos collaborateurs se connectent, de fait, à leur messagerie depuis l'extérieur. L'accès par terminal mobile inscrit dans le cahier des charges a incité l'entreprise à choisir l'iPhone plutôt que le blackberry. Zimbra le gère en effet nativement . Notre usage en mobilité de la messagerie a concouru à rendre le client lourd obsolète. Il n'a de fait plus d'intérêt », analyse Christian Quivy.
Certaines fonctions étaient en revanche absentes de l'offre de Zimbra. Telles la gestion de listes de diffusion dynamiques (par exemple la liste des chefs de service). Cette carence a été contournée à l'aide de batches nocturnes : des scripts Unix interrogent l'annuaire pour créer des listes statiques à partir des données réactualisées par la DRH.
La gestion multidomaine a, elle, nécessité un correctif de bogue, incorporé par l'éditeur dès la version 5.0.18 sur les bases de la demande d'Arkea. Sur le plan de l'administration, en revanche, pas de problème  : « Il fallait, entre autres, pouvoir restaurer une boîte unique à une date donnée, sans récupérer d'autres boîtes que celle-ci. Ce que Zimbra effectue très bien », explique Christian Quivy.

LA MISE EN ŒUVRE : Nécessaire conduite du changement

La mise en œuvre technique a commencé par un POC (Proof of Concept) de deux semaines. Ce dernier a été utilisé ensuite dans le cadre de la migration. Les différences entre Memo et Zimbra n'étaient pas négligeables, nous avons donc décidé de mettre en place une conduite du changement pour accompagner les utilisateurs. Elle a consisté en des sessions de formation adressées aux administrateurs serveurs mais aussi aux référents.
« Dans chaque direction, les référents ont pour rôle d'accompagner les utilisateurs dans leurs premiers pas avec Zimbra et de limiter les résistances au changement. Ils aident à avoir un ressenti utilisateur positif », explique Christian Quivy. Un wiki met à disposition un guide d'utilisation ainsi qu'une foire aux questions.

LES EVOLUTIONS : Encore quelques ajustements

La plupart des besoins fonctionnels et techniques du cahier des charges ont été couverts. Certains besoins non prioritaires le seront dans le futur si leur mise en place est nécessaire. Ainsi, l'accusé de lecture qui indique quand un e-mail a été ouvert par son destinataire est intégré dans la version 6 de Zimbra, mais elle ne l'est pas dans la version 5. Par ailleurs, la migration vers la version 6 est prévue entre mars et septembre 2010.
La confidentialité dans le cas d'un partage de boîte aux lettres entre secrétaire et patron peut être assurée en routant les e-mails dans un sous-répertoire accessible uniquement à l'un des deux utilisateurs. « Nous avons validé une solution technique avec Zimbra, mais nous n'avons pas eu besoin de la mettre en place pour l'instant », commente Christian Quivy.

La DSI du groupe pourrait déléguer en partie l'administration des boîtes et des comptes mail à ses filiales, mais Christian Quivy précise : «  Avec la version 5, si nous déléguons certaines tâches aux filiales pour qu'elles gèrent leur domaine, elles obtiennent de fait des droits sur tous les domaines. Ce qui n'est, bien sûr, pas envisageable. »

Christian Quivy,  responsable des domaines poste de travail et commercial multicanal pour le Crédit Mutuel Arkéa

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«  La migration incluait la reprise de toutes les données, même locales  »

Nous ne voulions pas que les collaborateurs perdent l'historique de leurs mails, quelle que soit la configuration de départ. Trois processus de reprise de données ont été mis en place. Le premier concerne Microsoft Exchange et les solutions hébergées. Il s'effectue de serveur à serveur avec l'outil Imapsync. Le deuxième concerne les courriels archivés en local (.pst) : Zimbra et StarXpert ont fourni un utilitaire qui les récupère et les dépose dans un dossier partagé. Enfin, pour les messages issus de Memo, il a fallu transformer les fichiers propriétaires et non documentés de la messagerie vers des fichiers importables dans Zimbra. Une application que nous avons développée en Perl et en Java.

L’ entreprise étudiée

Crédit Mutuel Arkéa (groupe autonome affilié au Crédit Mutuel).
Activité  : banque, finance, assurance, immobilier, et voyage d'affaires.
Siège social  : Brest (29).
Effectif  : 7 400 collaborateurs.
Résultats nets  2008 : 30,7 M€.

Problème à résoudre

  • Hétérogénéité des outils de messagerie utilisés : Memo de Nexus, Microsoft Exchange, et solutions hébergées. Memo ne correspondait plus aux standards du marché,ni aux besoins des collaborateurs.

Solution déployée

  • ZCS (Zimbra Collaboration Suite) version 5.0.18.

Difficultés rencontrées

  • Certaines fonctionnalités (la gestion multidomaine, les listes de diffusion dynamiques) n'étaient par présentes nativement dans Zimbra
  • Conduite du changement pour accompagner les utilisateurs.

Les coûts

  • Fin 2009, le coût du projet s'élevait environ à 40 000 € pour 3 500 licences (en location) et environ 400 jours/homme. La cible : 12  000 boîtes avec des licences perpétuelles.
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