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Le moteur de recherche d'entreprise

Les moteurs de recherche d’entreprise (Exalead, Sinequa, Polyspot, Autonomy, Fast, Google…) servent à casser les silos de données dans les systèmes d’information. Et ouvrent la voie à des applications de business intelligence ou de CRM.

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Les moteurs de recherche donnent accès à tout type de données, essentiellement internes, mais aussi externes, qu'elles soient structurées ou non.

Les gains

1. Libérer l’information. L’utilisateur ne se préoccupe plus de savoir comment il doit accéder à un document. Il lui suffit d’effectuer une requête sur le moteur de recherche de l’entreprise. Ce dernier devient l’interface unique de recherche pour de multiples sources de données, structurées ou non. Selon les éditeurs, plus ou moins de connecteurs standards sont disponibles pour Documentum, SAP, Sharepoint, etc. Des connecteurs spécifiques sont parfois développés pour récupérer des informations d’autres bases documentaires, applications…
2. Accélérer l’accès aux données. Récupérer une information dans l’index d’un moteur de recherche s’avère souvent bien plus rapide que dans une base de données volumineuse, d’où la préférence de certaines entreprises pour le premier. Ce mécanisme est parfois utilisé dans des projets de business intelligence, avec calcul des indicateurs à la volée et ajout d’une interface de présentation graphique des résultats.
3. Un outil simple à utiliser… Les gens sont souvent familiarisés avec le moteur web de Google, auquel ils recourent à titre professionnel ou personnel. Ils sont donc habitués au mécanisme de requête et à l’interface simplifiée. Cette dernière tend à se complexifier avec la navigation par facettes, qui permet d’affiner la recherche via des sous-catégories affichées sur un panneau latéral. Cela reste toutefois moins compliqué que les formulaires avec des cases à cocher.
4. … et facile à mettre en œuvre. Les temps de déploiement sont plutôt courts par rapport à d’autres projets informatiques. La formation des utilisateurs est succincte, les changements dans l’infrastructure sont minimes. Et la maintenance n’est guère importante.

Les limites

1. Une gestion de la sécurité parfois délicate. Lors d’une requête, un moteur ne doit proposer comme résultats que des documents sur lesquels l’utilisateur dispose, au minimum, des droits en lecture. Si la sécurité n’est pas correctement gérée, certains utilisateurs risquent d’avoir accès à des informations qu’ils ne sont pas censés connaître. Il faut que le moteur comprenne quels sont les droits affectés à l’utilisateur pour chaque application. Il doit aussi savoir comment unifier ces droits lorsqu’ils sont incohérents entre les différents silos applicatifs et documentaires.
2. La qualité des connecteurs diffère. Les éditeurs proposent souvent les mêmes connecteurs de base, à la sécurité et aux fonctionnalités variables. Les applications complexes, comme SAP, sont parfois difficiles à appréhender.
3. Une pertinence difficilement mesurable. Car elle est surtout ressentie et nécessite de travailler avec les utilisateurs finals pour comprendre leurs besoins. Les résultats et les catégories exploitées pour la navigation par facettes doivent être pertinents. La gestion des différentes langues est importante.
4. Un second moteur pour la sémantique. Lingway ou Temis peuvent être utilisés en complément d’un moteur plus généraliste. Les modules sémantiques aident à limiter les ambiguïtés de sens d’un lexique spécialisé et à améliorer la recherche sur des synony-mes ou des concepts connexes. Ces moteurs recourent souvent à des corpus spécifiques aux métiers ciblés.
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