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Déploiement d'un RSE et changements métiers : comment gérer la transition ?
L’une des périodes les plus stratégiques dans le déploiement d’un réseau social est la phase transitoire, durant laquelle vont coexister les anciennes habitudes de travail et les grands changements opérationnels. La mise en place d’un outil collaboratif a de nombreuses répercussions sur les métiers et leurs fonctionnements. Car il ne s’agit pas seulement de développer de nouvelles actions, mais bien de transformer son activité.
Attention au caractère transverse du réseau social
Ce constat est d’autant plus vrai dans les projets de réseau social d’entreprise (RSE). La mise en place de la solution a un impact beaucoup plus transverse que pour d’autres outils, qui ciblent généralement un service type CRM, business intelligence… De nombreux métiers dans l’entreprise vont donc évoluer avec le déploiement du RSE.
Ainsi les RH vont utiliser l’outil pour favoriser l’intégration des nouvelles recrues ou encourager les transferts de compétences. La direction marketing va profiter de ce projet pour orienter son discours commercial vers ses clients ou développer la motivation de ses équipes. La DSI va profiter du réseau pour valoriser ses actions en interne. La communication va rendre ses informations plus accessibles et interactives…
Un période transitoire est indispensable
Mais ce changement ne peut pas s’opérer instantanément. Il n’est pas pensable que les opérationnels transforment leurs habitudes de travail et que les collaborateurs puissent s’approprier la solution du jour au lendemain. Cela nécessite toujours une période transitoire où deux fonctionnements vont peut-être s’exécuter de manière parallèle et complémentaire.
Il est important de mener une réflexion sur les impacts du RSE dans les opérations métier pour définir le type de transition à effectuer. Deux cas de figure peuvent ainsi être envisagés :
- Soit l’action va évoluer grâce au nouveau logiciel. Auquel cas les outils de travail actuels devront laisser progressivement la place aux fonctionnalités du RSE. Il faut alors être vigilant sur le planning de transition et, peut-être, faire coexister les usages pendant un temps.
- Soit l’action devient totalement obsolète au vue des nouvelles fonctionnalités qu’offre le réseau social. Dans ce cas, le problème de transition est encore plus délicat car le changement est plus impactant. Il sera peut être nécessaire de conserver deux méthodes de travail pour mieux accompagner les collaborateurs dans le changement ou au contraire effectuer une transformation radicale.
Pour déterminer la manière de gérer cette phase de transition, il faut également prendre en considération l’historique de l’entreprise, son organisation, sa culture et son niveau de maturité dans ce type de projet collaboratif.
Créer des ponts entre les pratiques existantes et le RSE
Concilier les usages durant cette phase présente aussi des avantages certains dans l’appropriation du réseau social, en incitant les collaborateurs à se connecter au réseau par le biais de ponts. Par exemple, dans le cas de la communication interne, le responsable peut utiliser les newsletters classiques par messagerie électronique pour communiquer sur le RSE et inclure des liens hypertextes pour y accéder. Cela permettra à ceux plus réticents que d’autres dans l’utilisation de la solution de le prendre en main de manière progressive.
Au-delà de simples URL, nous pouvons également imaginer des actions plus incitatives, comme l’utilisation de sondage ou la création d’événements nécessitant de se connecter au RSE pour participer. En clair, il est nécessaire de garder à l’esprit les potentialités de la solution afin de déterminer quels leviers employer pour pousser à son utilisation.
Enfin, il s'agit d'être vigilant sur l’harmonie globale du projet. Chacun des services concernés doit avancer de manière synchrone pour permettre une relative cohérence vis-à-vis des utilisateurs. A charge à l’équipe projet d’orchestrer cette cohérence et de permettre la prise en main progressive de l’outil. Chacun des métiers détermine ensuite sa feuille de route en respectant le calendrier imposé, en faisant preuve d’ingéniosité pour transformer ses habitudes de travail, s’approprier la solution, l’utiliser à son avantage et inciter progressivement tous les collaborateurs à travailler avec le réseau social.
Julien Tréfeu
Consultant en AMOA (asssistance en maîtrise d 'ouvrage) et en conduite du changement, spécialisé dans les projets collaboratifs, Julien Tréfeu travaille au sein du Cabinet Conseil et Organisation.
Twitter : http://twitter.com/JulienTrefeu
Viadeo :http://www.viadeo.com/
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