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RSE, solutions collaboratives, GED : l’inévitable convergence

Aucun doute, l’heure est à la convergence des fonctionnalités liées au traitement et à la gestion de l’information structurée et non structurée.

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Depuis quelques semaines, le monde du social business est agité. Chaque semaine apporte son lot d’annonces de rachats et d’alliances entre vendeurs, sociétés de services et solutions. Au niveau des solutions d’entreprise, cette fébrilité accompagne une réflexion de fond quant aux applications, aux services, à l’urbanisation et à la production informatique.
De nombreux facteurs incitent les entreprises à repenser leur infrastructure applicative, à commencer par la virtualisation et le cloud, mais aussi les solutions issues du web 2.0 et leur couche sociale, ainsi que la tendance émergente du Bring Your Own Device (BYOD). L’avenir est à la convergence ou, pour le moins, à une très forte interopérabilité entre les solutions de gestion du capital informationnel non structuré.

Une complémentarité fonctionnelle

D’un côté, la collaboration est une étape fonctionnelle essentielle. Elle oblige à la mise en œuvre d’espaces partagés pour les contenus et à une granularité des autorisations basées sur les rôles. Elle rend aussi indispensable la mise en place de processus (workflow) organisant la gestion (création, circulation, correction, validation, publication) des contenus.
Ce n’est pas un hasard si les premières solutions collaboratives ont été dessinées autour de solutions de gestion documentaire et d’applications verticales métier construites selon les besoins des utilisateurs. La nécessité de partager plus que des documents (des données non structurées telles que contrats, factures…) a été l’occasion de développement de solutions capables d’intégrer dans un espace tous les contenus provenant d’applications métier ou de processus de numérisation.
D’un autre côté, il existe des contenus informels (discussions, tweets, appréciations, etc.) dont la valeur, donc l’intérêt, est indéniable. C’est alors la fonctionnalité « sociale » qui permet de susciter, de capter, d'analyser et au final d’exploiter ces contenus. Depuis plusieurs années, les éditeurs ont compris l’importance de l’enjeu que représente pour les organisations la gestion efficace des informations non structurées (documents, images, vidéos, courriels, sons. etc.). Ce type de contenu croît à une vitesse soutenue et recèle des richesses encore mal exploitées autant d’un point de vue métier que business.
Au-delà des aspects fonctionnels de l’exploitation des informations, c’est l’accès même à ces dernières qu’il faut faciliter. L’utilisateur doit avoir un point d’entrée unique pour partager, diffuser, mais aussi stocker, archiver et contrôler la masse de données structurées et non structurées.

Une mise en œuvre harmonieuse et efficace

L’entreprise de demain veut se construire au-delà des silos, des organisations matricielles et des verticalités. Pour cela, elle doit posséder une infrastructure applicative transverse, et être capable de déployer, selon les besoins, des projets et de nouveaux services nécessaires aux métiers. Il s’agit, par exemple, de collaboration documentaire, de gestion de projet, de recherche et d’innovation ou encore de mise en œuvre de référentiels structurants.
La capacité de l’infrastructure à offrir les services de collaboration, de réseautage, de communication ou de discussion, en toute sécurité et en confiance, est déterminante pour une entreprise agile. La multiplicité des canaux et des supports (PC, tablettes, smartphones…) obligera à une centralisation des accès, sauf à vouloir inutilement multiplier les contenus partagés dans les applications. La convergence s’impose donc également d’un point de vue technique !

Une meilleure gouvernance

Enfin, la dématérialisation a remis sur le devant de la scène la question de la confiance. Sans gouvernance, c’est à dire sans règles et sans transparence, il est difficile de créer un climat de confiance, propice à l’engagement et donc aux affaires. Les problématiques d’archivage, de gestion du cycle de vie des contenus et de records management [gestion des documents d'archive – NDLR] deviennent primordiales. Et, les applications collaboratives, les réseaux sociaux d’entreprise, les solutions de gestion des connaissances et les outils de gestion de contenu vont converger (fusionner) autour de ces impératifs.
Les contenus utilisés dans ces différents espaces sont éligibles au programme de gouvernance de l’information mis en œuvre par et dans l’organisation. A ce titre, il convient de les intégrer dans des référentiels (au moins pour certains) afin de garantir leur mise à disposition, leur utilisation et, plus globalement, leur gestion conformément aux règles en vigueur. La convergence s’impose également du point de vue de la gouvernance, ce que les éditeurs ont déjà anticipé avec la certification DOD, Moreq et le standard d’interopérabilité CMIS.
Aucun doute, l’heure est à la convergence des fonctionnalités nécessaires au traitement et à la gestion de l’information dans une solution souple, centrale et standard pour une bonne gestion du patrimoine informationnel.

Claude Super

Consultant en valorisation et gouvernance de l'information, il intervient auprès d’entreprises et d’organisations en Suisse et en Europe dans le cadre de la mise en œuvre de politiques et de solutions de gestion des actifs informationnels : standards, chartes, référentiels documentaires, intranets et réseaux sociaux dʼentreprise. Il vient de lancer la plate-forme www.e-20.ch (Dessinons l'entreprise de demain), un réseau collaboratif gratuit destiné aux entreprises et aux professionnels qui souhaitent partager sur le thème de l'entreprise de demain. Pour le suivre sur Twitter : @claudesuper, et sur son blog : www.claudesuper.com

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