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Retour sur la matinée Entreprise Collaborative

Le collaboratif pour quels usages ? Téléphone fixe et mobile, messagerie électronique, messageries instantanée, messagerie unifiée, conférence web (audio et vidéo), wiki, blog, réseau social ... Depuis le début des années 2000, les outils numériques de communication et de collaboration se sont multipliés. Reste que face à la prolifération des outils collaboratifs, se pose désormais la question de l'usage de ces technologies...

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Le collaboratif au service du quotidien opérationnel
 Sur fond de web 2.0, les solutions de communication et de collaboration se sont multipliées. Face à cette prolifération, se pose désormais la question de leur usage aux bénéfices du travail opérationnel des collaborateurs. Une problématique dont s’est fait l’écho la Matinée 01 « Entreprise Collaborative ».
 Téléphonie sur IP, messagerie électronique, messagerie instantanée et unifiée, conférence web (audio et vidéo), wiki, blogs… Depuis le début des années 2000, les solutions de communication et de collaboration se multiplient. Si les grands comptes, comme les petites structures, semblent avoir saisi l’apport de ces nouvelles technologies, la culture collaborative, subtil dosage de technologie, d’organisation et de management, est lente à s’installer. Ainsi, devant cette prolifération d’outils collaboratifs se pose la question de leurs usages aux bénéfices des métiers de l’entreprise. Communautés de pratique, gestion de projet, innovation ouverte, gestion des talents, des connaissances… de l’usage opérationnel vont dépendre le choix et la pratique de l’outil. Tel est en substance le sujet dont s’est fait l’écho la Matinée 01 Entreprise Collaborative, organisée le 18 septembre dernier en partenariat avec Aastra France, Orange Business Services, Ricoh France, Jamespot, et en collaboration avec Collaboratif-info.
L’enjeu est de « faire du mur d’activités d’une entreprise un espace de travail interactif et productif », comme l’a indiqué Olivier Roberget, co-fondateur de Collaboratif-Info. La valeur des réseaux sociaux sera d’autant plus grande qu’on ancrera leur utilisation dans le travail quotidien des employés. Pour favoriser la diffusion de ces outils, Jean-Denis Garo, Directeur communication et marketing support chez Aastra France, spécialiste des communications unifiées, estime qu’« il faut avant tout régler le problème de l’accompagnement à l’usage des utilisateurs lors du déploiement et ensuite régulièrement ». Selon lui, il manque encore une phase d’éducation suffisamment longue pour stimuler l’adoption des technologies collaboratives. Pour Xavier Leleu, Directeur des opérations de GFI Informatique, il faut, dans le cadre de la mise en place d’un RSE, « fédérer les communautés et détecter les gens les plus matures dans l’usage de ce type de solution ». Lesquels deviendront les ambassadeurs chargés d’expliquer le fonctionnement des outils aux autres collaborateurs.
 Lever la barrière de la complexité
De son côté, Thomas Collins, Directeur Solutions et IT Services chez Ricoh France, constructeur de copieurs multifonctions, évalue l’adoption d’un outil collaboratif à sa facilité d’utilisation. Il faut avant tout lever la barrière de la complexité. Ainsi, avec le nouveau système de visio-conférence de Ricoh P3000, l’utilisateur doit seulement disposer sur son terminal d’une sortie vidéo et d’une connexion Internet. « Les collaborateurs ont besoin d’outils très simples qui ne nécessitent aucune connaissance en informatique », a-t-il dit. Là encore, les outils de communication prouvent leur efficacité comme en témoigne Emmanuel Lassalle, DSI de Kaefer Wanner, groupe allemand spécialisé dans l’isolation industrielle. Depuis 2009, un projet de communication unifiée a été déployé dans cette entreprise de taille intermédiaire, où les salariés sont répartis sur le territoire. « Nous étions arrivés aux limites de nos outils (téléphonie analogique, messagerie) et nous avons décidé de nous engager dans une rupture technologique, a expliqué Emmanuel Lassalle. La solution de communications unifiées mise en œuvre s’est traduite par des gains substantiels dans la fluidité de nos échanges collaboratifs internes et externes. » Question de bon sens, la perception des avantages des outils collaboratifs par les collaborateurs d’une entreprise sera d’autant plus soutenue qu’ils les rendront plus efficaces dans les tâches afférentes à leur métier. La brique collaborative tend d’ailleurs à s’intégrer aux applications métier.
Et si le RSE pouvait impulser une convergence des applications métier tout en simplifiant l’expérience collaborative ? Et, mieux, si le tout se traduisait par une productivité accrue ? C’est en tout cas la vision d’Alain Garnier, CEO de Jamespot, fournisseur français du RSE éponyme. Pour lui, les communications unifiées et les RSE sont pour l’heure encore trop silotés. Il faut désormais penser en termes de  « Digital Workplace », un espace numérique où tout pourrait converger.
Vers une convergence des RSE et des communications unifiées
Emerge alors la question de la place du poste de travail dans le SI social et collaboratif. « Aujourd’hui, les postes de travail sont adaptés en fonction du métier, et les communications internes et externes seront très différentes selon que l’on utilise entre la tablette, le smartphone et l’ordinateur portable », a affirmé Alain Garnier. Une convergence des données permettrait de passer d’un espace à l’autre, comme par exemple en glissant un contact issu de l’application CRM dans le RSE, et vice-versa. « En matière de convergence des données, on n’a rien inventé de mieux depuis le copier-coller ! » ironise-t-il.
Pour Cédric Parent, Directeur Marketing Communications Unifiées et Collaboration chez Orange Business Services,  « le mouvement de convergence des RSE et des communications unifiées constitue une vraie lame de fond. » En attestent les dernières manœuvres des acteurs du marché, qu’ils s’agissent des spécialistes de l’infrastructure (Cisco,...), des pure players (Jives, Yammer) ou des géants du poste de travail (IBM, Microsoft…). « La communication et la collaboration deviennent des fonctions contextualisées au sein d’une activité métier », a-t-il observé. Jusqu’ici, les moyens de communication s’inscrivaient dans une approche horizontale. Avec la collaboration sociale, tout se verticalise pour répondre au mieux aux besoins d’échange dans le cadre de processus métier.
Selon Jane McConnell, fondatrice du cabinet de conseil NetStrategy/JMC, la tendance pourrait à l’avenir s’orienter vers « une utilisation en self-service des fonctions collaboratives et sociales », qui seraient consommées à la demande en fonction des besoins. « Nous sommes envahis par les outils et au-delà par l’information qu’ils génèrent », a constaté pour sa part François Silva, Directeur de l’Institut des nouvelles pratiques managériales de l’ESCEM Tours/Poitiers. Selon lui, aujourd’hui, le véritable défi à relever pour les entreprises est de réussir à passer de l’usage d’outils aux pratiques sociales générant du relationnel et des interactions entre les personnes. Les outils peuvent y aider souvent, mais ils peuvent aussi en être un obstacle. Il faut développer dans le travail les dimensions relationnelles. C’est en parvenant à combiner le « travailler ensemble » au « vivre ensemble » que l’on crée les conditions d’un travail collaboratif efficace.
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