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Soudez votre équipe autour d'un réseau social d'entreprise

Déployer un réseau collaboratif interne contribue à doper les performances de vos salariés. Mais encore faut-il mettre en place les méthodes de travail adaptées à cet outil.

         Par Anthony Foncier, directeur Europe Social Business chez Publicis Consultants

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Donnez à vos collaborateurs l'habitude de s'entraider, ils n'en seront que plus productifs. C'est en tout cas ce que prétend une étude du cabinet Gartner, selon laquelle 70 % des salariés se sentent si seuls dans l'exercice de leur travail qu'ils se contentent d'effectuer le strict minimum. Déployer un réseau social d'entreprise (RSE) peut se révéler un bon moyen de remotiver vos troupes. Cette sorte de Facebook “ corporate ” accélère le partage d'informations tout en le rendant plus convivial.
Google+ ainsi que les versions basiques de Chatter et de Yammer sont des RSE gratuits. Yammer a l'avantage d'être intégré dans Office 365, la suite bureautique de Microsoft qui s'utilise dans le cloud. Pour 3 euros par mois, les RSE Jamespot ou Talkspirit vous permettent, en plus, de personnaliser l'interface à l'image de votre entreprise, d'installer des applis (téléphonie Skype, modules de sondage…) et de bénéficier d'un support technique. Tous ces outils s'utilisent en ligne. Inscrivez-vous sur leur site Web puis entrez les adresses électroniques de vos collaborateurs pour les inviter à vous rejoindre. Attention à vous conformer à la politique de sécurité interne ; le service informatique demandera par exemple à valider l'entrée de quiconque au sein du RSE.

1. Ne parlez pas seulement du travail

Pour inciter vos troupes à adopter d'eux-mêmes le RSE, créez des communautés dépassant le strict cadre du travail. Par exemple, dans le cas où votre entreprise a été confrontée à un déménagement récent, formez une communauté consacrée aux transports. Les employés y échangeront des informations sur les itinéraires, les moyens utilisés… La pression est alors moindre car il n'y a pas d'enjeux professionnels directs. Les utilisateurs prennent donc de bonnes habitudes et s'initient à l'outil. Toutefois, référez-en à votre hiérarchie ou au comité directeur. La création de communautés à part, dédiées à des hobbies quelconques, peut jeter un certain discrédit. Tout dépend de la culture de l'entreprise.

2. Détaillez les profils pour susciter les collaborations

Le premier intérêt du RSE ? Permettre à vos salariés de trouver avec qui, dans l'entreprise, ils vont pouvoir collaborer pour mener un nouveau projet. Afin d'augmenter leurs chances de réussite lors d'un développement à l'international, ils dénicheront par exemple (grâce au moteur de recherche du RSE) un collaborateur qui a vécu dans le pays cible et qui sera en mesure de les aider grâce à sa pratique de la langue. Pour cela, incitez vos équipes à indiquer leur parcours professionnel, leur histoire, leur formation, et leur savoir-faire dans leur profil. En fournissant des détails qui dépassent leur fonction dans l'entreprise, ils vont sentir d'eux-mêmes qu'il existe des ressources inexploitées dans l'entreprise. Vous donnez ainsi envie aux gens de travailler ensemble et favorisez l'éclosion de nouvelles initiatives. L'évolution du nombre de projets lancés au sein de votre société est à ce titre une première mesure du retour sur investissement de votre RSE.
Attention, le middle management risque de souffrir de cette réorganisation du travail autour du RSE. Auparavant, le manager intermédiaire détenait l'information et distribuait les ordres de mission en conséquence. Désormais, l'information va pouvoir circuler sans lui. Rassurez-le en lui disant qu'il ne s'agit pas d'une remise en question personnelle, que la transparence d'un RSE favorise, au contraire, la confiance, car elle évite que quiconque s'approprie les idées des autres. Dans le cadre d'un RSE, le rôle du manager intermédiaire change : chargé d'orchestrer le travail en groupe, il prend la fonction d'animateur de communautés.

3. Gratifiez les bonnes idées pour les encourager

Le deuxième intérêt du RSE ? Servir d'outil de veille en recueillant les comptes rendus des expériences terrain de chacun. En pratique, le réseau social va surtout vous aider à rapprocher les équipes terrain de vos salariés sédentaires et ainsi mieux sensibiliser tout le monde aux contraintes de votre marché. Pour encourager vos collaborateurs à partager leurs expériences, montrez-leur combien vous appréciez leurs témoignages en usant sans compter du bouton “ +1 ” et en ajoutant systématiquement un commentaire gratifiant. Visible de tous, votre enthousiasme incitera les équipes sédentaires à poster en retour les idées que leur inspirent les témoignages terrain.
Encore mieux, ouvrez votre outil collaboratif à vos partenaires, distributeurs ou fournisseurs, afin qu'ils fassent état de leurs remarques et de leurs conseils. Pas question cependant de diluer, chez vos collaborateurs, le sentiment d'appartenance à un groupe : cantonnez vos partenaires à un sous-ensemble de votre RSE, en créant une communauté spécifique d'où ils n'accéderont pas aux messages que s'échangent vos salariés. Cette distinction hiérarchique contribuera à la cohésion et à l'imagination de vos troupes.
A l'inverse, ne fractionnez pas le cœur de votre réseau social interne en communautés privées, au prétexte qu'une business unit (BU) ou qu'une équipe aurait besoin d'un espace collaboratif propre. Vous feriez alors réapparaître les frontières qui minaient auparavant la productivité de vos employés.
Pour mesurer les bénéfices de votre réseau social d'entreprise sur le plan des ressources humaines, quantifiez l'évolution du niveau d'engagement de vos salariés : au fil du temps, regardez combien enrichissent une information, combien en apportent une nouvelle, combien ont lancé un projet.

4. Adaptez votre management

Prenez garde, un RSE a tendance à aplanir les rapports hiérarchiques. Le prix d'un personnel plus performant ? Accepter que l'on puisse vous critiquer en public, que vos équipes prennent plus souvent des risques et que vos collaborateurs aient le droit à l'erreur. Si vous répondez par des rappels à l'ordre à chaque fois que l'un de ces cas se présente, vos troupes considéreront le RSE comme un outil de surveillance supplémentaire et ne s'en serviront jamais par crainte de se faire taper sur les doigts.
Autre difficulté : vous devez convaincre votre hiérarchie de changer la manière dont elle évalue votre management. Si vous être le patron d'une business unit et que l'un de vos collaborateurs a octroyé 30 % de son temps à une autre BU, le bilan chiffré de votre entité est susceptible d'en souffrir. Ne vous mettez pas en danger, faites tout de suite passer le message en haut lieu. Assurez-vous que votre direction est consciente des effets transversaux du réseau social d'entreprise. Le cas échéant, rappelez-lui la fidélité accrue des nouvelles recrues et la meilleure mobilité interne pour occuper les postes à pourvoir.

Trois clés pour promouvoir un RSE

Communiquez sur la simplicité d'utilisation, à la portée de tous ceux qui connaissent Facebook.

Lorsque vous répondez à des courriels internes, insérez des liens vers votre profil enregistré sur l'intranet ou le RSE.

Si vous êtes responsable d'un projet, dirigez les données qui s'y rapportent vers l'espace collaboratif. Puis présentez ce dernier comme incontournable pour tout ce qui touche au projet en question.

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