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Comment créer le buzz autour de vos événements

Une table ronde, un salon ou un séminaire, ça se prépare. Pour le promouvoir et faire le plein de participants, sachez tirer parti des blogs et des réseaux sociaux.

Par Hervé Kabla, directeur général de Be Angels et confondateur de Media Aces

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Rien de pire qu'une salle à moitié vide ou qu'une journée de présence sur un salon sans visiteurs. Vous aviez pourtant envoyé un mailing en bonne et due forme… Votre jeune stagiaire, lui, passe son temps sur Twitter et Facebook. Et c'est le seul dont l'atelier a fait salle comble. Pour qu'une telle situation ne se renouvelle pas la prochaine fois, intéressez-vous à lui…

1. Proposez un fil conducteur

Commencez par ouvrir un blog ou un site Web. C'est possible sans avoir besoin des compétences d'un informaticien. Wordpress (disponible gratuitement sur www.wordpress.com) est l'un des outils les plus simples à utiliser pour cela. Après avoir placé les éléments esthétiques, dont un bandeau photo avec le nom de l'événement, créez plusieurs billets indiquant les thématiques abordées, les moyens d'accès, les informations de contact, les horaires d'ouverture, le nom et la minibiographie de chaque intervenant, les horaires des ateliers et des conférences, le nom des partenaires… Tout doit être accessible depuis la page de garde, soit par des onglets, soit via un sommaire dans la marge.

2. Utilisez une billetterie électronique

Pour la gestion des inscriptions et des badges, ayez le réflexe billetterie électronique. Il existe sur Internet des kits clés en main : Evenium (www.evenium.net), Amiando (fr.amiando.com) ou Eventbrite (www.eventbrite.fr) gèrent la tarification – y compris les tarifs spéciaux. Ces outils acceptent les paiements en ligne par carte bancaire ou par Paypal, prennent en charge la facturation et éditent des e-billets affichables sur un smartphone. Ils proposent aussi un système de recommandation qui transforme les participants (avec leur accord) en acteurs de marketing viral, en annonçant leur venue à votre manifestation. Gratuits pour les événements non payants, ces prestataires prélèvent un montant d'environ un euro sur chaque billet, auquel se rajoutent de 2 à 3 % du prix de vente, ainsi qu'une commission de près de 3 % pour le traitement des paiements par cartes bancaires.
Chacun de ces sites a son petit plus : Eventbrite affiche votre événement sur sa page d'accueil ; Amiando met à votre disposition un kit similaire à Wordpress pour créer le site dédié ; et Evenium constitue, via l'option ConnexMe, un réseau social des participants, dont vous tirerez profit par la suite.

3. Donnez envie de participer

Il est temps de vous faire connaître au moyen d'une newsletter, mais aussi grâce aux médias sociaux. Ouvrez un compte Twitter ou réservez un hashtag (mot dièse) propre à votre manifestation, ainsi qu'un autre de secours au cas où le premier serait trop sollicité par le public en cours de manifestation. Choisissez-les plutôt courts. N'oubliez pas que les tweets sont limités à 140 caractères. Sur votre page Facebook ou Google+, actionnez le bouton Evénements, dans la barre verticale à gauche de votre page d'accueil. N'oubliez pas de préciser l'adresse de votre site (URL) et, éventuellement, le lien vers la billetterie électronique. Un événement majeur justifiera une page Facebook dédiée, qui nécessite plus de travail.
Faites-vous connaître également en vous inscrivant dans un annuaire spécialisé (tels Lanyrd.com ou Closevents.com). Les habitués de ces systèmes vous y trouveront, en mentionnant juste la ville ou la thématique de votre manifestation. Mieux encore, mettez en ligne des vidéos de vos intervenants et demandez-leur de présenter succinctement leur contribution. Publiez-les sur votre site et sur votre chaîne Youtube, puis tweetez-les ! Google donne des conseils sur la façon d'ouvrir et de personnaliser une telle chaîne à l'adresse http://ick.li/x28At2. Enfin, n'oubliez pas d'inviter quelques blogueurs et twittos influents, voire quelques journalistes, qui joueront le rôle d'amplificateurs. Pensez à vérifier que le lieu se prête bien à l'exercice, qu'il dispose d'une bonne couverture 3G et d'un réseau Wi-Fi suffisamment dimensionné.

4. Dynamisez les débats avec Twitter

Le jour J, pensez à exploiter l'option ConnexMe d'Evenium. Elle propose une appli gratuite pour smartphone, permettant aux personnes de l'assistance d'échanger entre eux et de publier des commentaires. Cette surcouche de Twitter est complétée de plusieurs fonctions, dont un système de vote, très utile pour dynamiser vos présentations, mais aussi pour mieux connaître l'assemblée.
Votre objectif est d'être médiatiser : cap, donc, sur le Live Tweet (LT). Affichez lisiblement le hash-tag de la manifestation et incitez les participants à réagir en l'utilisant ! Vous-même, commentez en direct, suscitez le débat et rebondissez sur les tweets postés en soufflant à vos intervenants les questions soulevées sur le fil Twitter. Plus le débat est animé, plus votre hashtag a des chances de monter en Trending Topic (TT), c'est-à-dire de devenir un sujet tendance. Attention ! Vous n'avez droit qu'à 150 tweets par heure et par compte. Il faut donc en user à bon escient et compter sur l'activité des auditeurs, donc sur la qualité du contenu. Enfin, soyez prêt à enclencher le hashtag de secours : lorsqu'un sujet attire beaucoup de monde, le risque existe qu'il soit pollué par des interventions parasites. Mais ne projetez pas sur grand écran les tweets liés à l'événement : cela pourrait perturber l'intervenant dans sa présentation.

5. Alimentez souvent votre site

Le Live Blog consiste à animer votre propre blog et vos pages Facebook et Google+, en postant un article après chaque conférence et chaque atelier majeur ou, en fin de journée, sous forme de résumé. Cela augmente la diffusion du contenu des conférences auprès des personnes qui n'ont pu y assister.
Avec un peu plus de moyens, vous pouvez envisager de diffuser des vidéos captées lors de l'événement. Prévoyez un budget d'environ 1 000 euros par jour pour une prestation de tournage d'entrée de gamme, et jusqu'à 5 000 euros pour une équipe plus consistante, dotée de plusieurs caméras. Si vous souhaitez une diffusion en direct, ajoutez un sérieux savoir-faire et une ligne Internet louée afin de ne pas perturber le réseau mis en place pour la manifestation. En contrepartie, la diffusion sur le Web d'une vidéo réalisée professionnellement (avec votre logo, les noms et titres des intervenants…) accroît la visibilité de l'événement.

6. Faites vivre votre événement dans le temps

Vous allez maintenant capitaliser sur les contenus créés pendant la manifestation afin de donner envie au public de s'inscrire à la prochaine édition. Articles, documents Powerpoint, vidéos… Sélectionnez les éléments à publier sur vos différents médias. Cela peut demander du temps. Notamment si vous souhaitez qu'apparaissent de manière synchronisée la vidéo de l'intervention, la présentation Powerpoint et, pourquoi pas (comme le permet ConnexMe), les tweets postés par les participants. Ne bâclez pas les phases d'édition et de montage, votre image en dépend. Et pour étendre la portée des contenus de type Powerpoint, postez-les sur les plates-formes gratuites de diffusion en ligne Slideshare et Scribd. Préparez-vous alors à battre des records d'affluence la prochaine fois !

Trois clés pour réussir sa manifestation

Un contenu de qualité, inédit ou fourmillant d'exemples, porté par des intervenants experts et reconnus.

Des participants actifs, susceptibles de commenter votre événement en direct.

Un site Web dédié à la manifestation pour prolonger son influence.

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